Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 3)

1. Які документи підтверджують право на соцвідпустку на дітей?
2. Чи достатньо заяви без надання інших підтвердних документів?
3. Чи достатньо форми ОК-5 та ОК-7, якщо один з батьків не працює?
4. Чи потрібна довідка з місця роботи, якщо батько дітей – військовослужбовець?
5. Яка тривалість соцвідпустки «на дітей», якщо у працівниці двоє власних дітей віком до 15 років та одна всиновлена (5 років)?

Які документи підтверджують право на соцвідпустку на дітей?

Стаття 19 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки) не містить переліку документів, які мають надати працівники, що мають дітей, для надання такої соцвідпустки. Але, безумовно, що вони мають надавати копію свідоцтва про народження дитини (дітей).

По-перше, це підтверджує наявність дітей, а отже, і підстави для надання такої соцвідпустки.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

По-друге, за допомогою свідоцтва можна проконтролювати граничний вік дітей, від якого також залежить право на соцвідпустку.

Свідоцтво про народження дитини (дітей) слід отримати від працівника незалежно від підстави для надання соцвідпустки на дітей.

Але, оскільки соцвідпустка може надаватись за різними підставами, то мають бути й інші додаткові підтвердні документи. Для кожної підстави може бути окремий перелік.

Наприклад, якщо соцвідпустка надається одному з батьків, то потрібно підтвердити, що інший з батьків такою відпусткою не користувався. Якщо соцвідпустка надається одинокій матері (батьку), то також має бути документ, який підтверджує такий статус. Якщо дитина з інвалідністю – має бути документ, який це підтверджує.

Детально про усі такі документи – у спеціальному довіднику

У наведеному запитанні працівниця має двох дітей віком до 15 років. Такою соцвідпусктою може користуватись один із батьків. Хто саме буде використовувати таку відпустку, батьки вирішують самостійно.

Мінекономіки у листі від 01.07.2021 р. № 4712-06/34401-07 роз’яснювало, що один з батьків має право на додаткову соціальну відпустку за умови, що інший з подружжя в поточному календарному році не скористався своїм правом на цю відпустку. Чинним законодавством не визначено конкретного переліку документів, які слід пред'явити одному з батьків для підтвердження того, що він не скористався правом на додаткову соціальну відпустку. Тому, на думку Мінекономіки, роботодавцю може бути надано будь-який належно оформлений та засвідчений в установленому порядку документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дитини не надавалася така соціальна відпустка.

Таким документом може бути довідка з місця роботи матері/батька, що вона/він такою відпусткою не користувалася, або інший документ, який це підтверджує. Якщо мати/батько не працює, то це може бути витяг з ПФУ про трудову діяльність.

Проте трудовим законодавством надання такого документа для надання соцвідпустки не передбачено. Разом із тим, якщо роботодавець вважає необхідним надання такого документа, то про це доцільно передбачити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, Положенні про відпустки або іншому локальному акті роботодавця. В такому разі вимога довідки чи іншого документу буде цілком законною.

Чи достатньо заяви без надання інших підтвердних документів?

Як зазначалось вище, ані Законом про відпустку, ані КЗпП не встановлено прямого обов’язку надавати документ, який підтверджує використання або невикористання соцвідпустки одним із батьків.

Тому, на нашу думку, такий факт можна зазначати й в заяві про надання соцвідпустки.

Проте, якщо вашим локальним документом встановлено обов’язок надавати документ про те, що інший з батьків такою соцвідпусткою не користувався, то вимога витребувати такий документ буде законною. Адже із такими правилами, встановленими саме на вашому підприємстві, працівник має бути ознайомлений.

Увага! Як правило, бюджетні установи йдуть обережним шляхом і вимагають довідку, «комерційні» роботодавці практикують надання відпустки «за заявою»

Чи достатньо форми ОК-5 та ОК-7, якщо один з батьків не працює?

Ні, не достатньо.

Якщо вашими локальними документами передбачено надання документа, що підтверджує невикористання іншим з батьків соцвідпустки, такий документ працівник має надати. Це може бути будь-який належно оформлений та засвідчений в установленому порядку документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дитини не надавалася така соціальна відпустка.

Якщо мати/батько не працює, то це може бути витяг з ПФУ про трудову діяльність.

Довідки ОК-7 та ОК-5 підтверджують страховий стаж особи. При чому страховий стаж може формуватися і без укладення трудового договору. Наприклад, якщо інший з батьків є фізичною особою підприємцем і сплачує єдиний соціальний внесок (ЄСВ), то такий період буде зараховуватись йому до страхового стажу, про що буде зазначено у відповідній довідці. І навпаки, якщо особа перебуває в трудових відносинах, але ЄСВ за нього не сплачується (наприклад оформлена відпустка без збереження зарплати, призупинення дії трудового договору тощо), такий період до страхового стажу не включається і в довідці ОК-5, ОК-7 за ці періоди будуть прочерки.

Тому, на нашу думку, такий документ не підтвердить невикористання іншим з батьків такої відпустки. Якщо один з батьків не працює, то краще надати саме витяг з ПФУ про трудову діяльність.

Чи потрібна довідка з місця роботи, якщо батько дітей – військовослужбовець?

Оскільки діючим законодавством не визначено конкретного переліку документів, які слід пред’явити одному з батьків для підтвердження того, що він не скористався правом на додаткову соціальну відпустку, роботодавцю може бути надано будь-який належно оформлений та засвідчений в установленому порядку документ, у якому підтверджується, що іншому з батьків дитини не надавалася така соціальна відпустка. Це підтверджує і Мінекономіки в листі від 10.08.2021 № 4712-06/40797-07. Аналогічної думки дотримується і Держпраці.

На сьогодні практика документального оформлення соцвідпустки сформувалася таким чином. Для надання соцвідпустки «на дітей» окрім свідоцтв про народження дітей потрібно:

1. або отримати довідку з місця роботи іншого з батьків дитини, в якій зазначено, що працівник таку відпустку не використав (або інший документ який це підтверджує, наприклад якщо батько не працює – відомості з ПФУ про трудову діяльність);
2. або зазначити в заяві, що другий з батьків такою відпусткою не користувався.

Головне, підтвердити той факт, що батько не користується (не користувався) правом на таку відпустку паралельно з матір’ю дітей. В більшості випадків для цього підійде і заява на соцвідпустку на дітей, де буде, зокрема, зі слів матері, зазначено, що батько правом на таку відпустку не користувався.

Якщо все ж таки потрібні ще докази, то, вважаємо, що достатнім документом може бути один з наступних:

1. довідка з місця роботи батька, що він не користувався такою відпусткою;
2. довідка з місця роботи батька, що він увільнений від роботи у зв’язку з мобілізацією;
3. довідка з ТЦК (або військової частини) про проходження військової служби батьком.

На нашу думку, будь-який документ з наведених вище, який зможе отримати мати і надати на своєму місці роботи, буде достатньо підтверджувати, що батько правом на таку відпустку не користувався.

Яка тривалість соцвідпустки «на дітей», якщо у працівниці двоє власних дітей віком до 15 років та одна всиновлена (5 років)?

Статтею 19 Закону про відпустки передбачено, зокрема, такі підстави для надання соцвідпустки як:

1. одному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років
2. або які усиновили дитину

Зверніть увагу – це все різні підстави для надання соцвідпустки. Якщо у працівника є тільки одна підстава, то тривалість соцвідпустки становить 10 календарних днів щороку, якщо дві та більше – 17 днів.

У працівниці є дві підстави для надання соцвідпустки, тому тривалість буде становити 17 днів. При чому для надання соцвідпустки як особі яка всиновила дитину, окрім свідоцтва про народження дитини потрібно надати і копію рішення про усиновлення дитини.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання додаткової відпустки на дітей

Заява про надання соціальної відпустки на дітей (батьку)

Заява про надання додаткової відпустки на дітей (2 дітей та як одинокій матері)

Заява про надання додаткової соціальної відпустки на дітей (за двома підставами)

Довідка про невикористання додаткової соціальної відпустки на дітей (матір'ю)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей батьку (друга підстава)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей (П-3)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей ((П-3) за двома підставами)

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей (за двома підставами)

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей

Наказ про звільнення з виплатою компенсації за додаткову соціальну відпустку на дітей

Статті на тему:

Соціальна відпустка на дітей: все що потрібно знати (частина 1)

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 2)

Соцвідпустка на дітей матері, якщо батько мобілізований

Соцвідпустка на дітей: ТОП-7 (не)типових кейсів

Заява та наказ на додаткову соціальну відпустку на дітей за двома підставами: зразки та шаблони