ПФУ наводить алгоритм дій для оцифрування трудової книжки, зокрема:
Крок 1. Перед поданням трудової книжки на оцифрування переконайтеся в правильності її заповнення і перевірте:
- на першій сторінці трудової книжки написання прізвища, ім’я та по батькові, дату народження та наявність підписів і печаток;
- всі записи в розділі «Відомості про роботу».
Якщо не виявили жодних недоліків при заповненні трудової книжки, відскануйте всі заповнені сторінки оригіналу трудової книжки.
Крок 2. Зайти в кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ та обрати в розділі «Комунікації з ПФУ» пункт меню «Відомості про трудові відносини робітника».
Крок 3. В екранній формі поля «ЄДРПОУ страхувальника» та «Назва страхувальника» заповнюються автоматично за даними страхувальника без права редагування. Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити».
Крок 4. У вікні «Відомості про трудову діяльність робітника» заповнити наступні поля:
- РНОКПП особи;
- Серія та номер паспорту;
- Прізвище, ім’я та по батькові;
Всі поля є обов’язковими до заповнення.
Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити». У табличній частині опції «Записи про трудову діяльність» натиснути кнопку «Додати запис».
Крок 5. У вікні «Запис про трудову діяльність» слід заповнити всі поля. Обов’язковими до заповнення є поля, відмічені червоною зірочкою (*). Записи формуються відповідно до записів у трудовій книжці.
Крок 6. У полі «Тип події» обираємо відповідний запис:
- період роботи за основним місцем роботи;
- період роботи за сумісництвом;
- строкова служба;
- період набуття освіти;
- догляд за дитиною до 3-х років;
- інше.
Крок 7. У полі «Атрибут події» обираємо відповідний запис: призначено, переведено, звільнено.
Заповнюємо поле «Дата події» відповідно до запису у графі 2 трудової книжки.
У полі «Текст запису» дублюємо відповідний запис із графи 3 трудової книжки, тобто відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причини, статті і пункту Закону).
Крок 8. У полі «Тип документу-підстави» обираємо відповідний тип документу (мовою оригіналу): наказ, розпорядження, трудовий договір, диплом, військовий квиток тощо.
Обраний тип документу дублюється у полі «Документ-підстава».
Поля «Номер документу підстави» і «Дата документу підстави» заповнюється за даними графи 4 трудової книжки.
Після заповнення всіх полів слід натиснути кнопку «Зберегти».
Для доповнення електронної трудової книжки новим записом слід повторити кроки 5-8.
Крок 9. Додати скановані файли за кнопкою «Скан-копії документів».
При завантаженні файлів слід обирати відповідний вид документу:
- трудова книжка або документи про стаж;
- військовий квиток;
- диплом(свідоцтво, атестат) про навчання;
- свідоцтво про народження дитини;
- інші документи.
Крок 10. Натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ», підписати і відправити звернення до Пенсійного фонду України після заповнення всіх необхідних даних.
Результат обробки звернення можна переглянути в розділі «Відомості про трудові відносини». Окрім того, можна подати заяву на отримання Витягу з реєстру про трудову діяльність особи: у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Запит на отримання електронних документів».
Джерело: ПФУ