Наказ ‒ це основний розпорядчий документ, який видається керівником підприємства для вирішення основних та оперативних завдань. У сфері охорони праці наказ є юридичним фундаментом, на якому будується вся система управління безпекою на робочому місці стосовно охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності.
Його створення вимагають деякі нормативні акти, наприклад:
- Положення про розробку інструкцій з охорони праці, затверджене наказом Мінпраці та соцполітики від 29.01.1998 №9;
- Порядок розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві, затверджений постановою КМУ від 17.04.2019 №337 та інші.
Доцільність створення наказу з охорони праці полягає в декількох причинах:
- Юридичний захист: у разі нещасного випадку перше, що перевіряє Держпраця – чи був призначений відповідальний за цю ділянку роботи. Якщо наказу немає, відповідальність автоматично лягає на директора.
- Дисципліна: наказ робить виконання правил охорони праці обов’язковим. Порушення наказу – це порушення трудової дисципліни, за що можна накласти стягнення.
- Фінансування: накази часто є підставою для виділення коштів, наприклад, на закупівлю засобів індивідуального захисту.
Отже, з правового погляду, наказ ‒ це засіб реалізації повноважень роботодавця
Оскільки згідно зі статтею 13 Закону України від 14.10.1992 №2694-XII «Про охорону праці», саме роботодавець несе безпосередню відповідальність за створення безпечних умов праці, наказ стає інструментом, що перетворює загальні норми закону в конкретні обов’язки для працівників підприємства.
За змістом і функціональним призначенням накази поділяються на такі групи:
- з основної діяльності;
- з кадрових питань (особового складу);
- з адміністративно-господарських питань.
В наказах з основної діяльності закріплено основні управлінські рішення щодо найважливіших питань діяльності підприємства чи організації, установи.
До них належать накази:
- про створення служби з охорони праці;
- про затвердження локальних нормативних актів, що діють в межах підприємства (положень, інструкцій, програм інструктажів тощо);
- про призначення відповідальних осіб (за електрогосподарство, за пожежну безпеку, за технічний стан обладнання (кранів, котлів тощо);
- про проведення атестації робочих місць та інше.
Обов’язково разом із такими наказами слід зберігати і додатки, що були затверджені ними. Це можуть бути інструкції або положення, списки чи плани тощо.
Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, для наказів з основної діяльності встановлено такі строки зберігання:
- постійного;
- до ліквідації.
До наказів з адміністративно-господарських питань відносяться накази, в яких прописують певні завдання, що обмежені в часі:
- про розробку інструкцій з охорони праці;
- про проведення медоглядів;
- про проведення перевірки знань з охорони праці;
- про проведення перевірки готовності підприємства до роботи в осінньо-зимовий сезон;
- про проведення позапланових інструктажів (наприклад, після нещасного випадку);
- про проходження стажування перед допуском до робіт із підвищеною небезпекою тощо.
Термін зберігання наказів з адміністративно-господарських питань становить мінімум 5 років
До наказів з кадрових питань належать накази, що забезпечують соціальний захист працівників та стосуються конкретних осіб, їх прав й обов’язків.
До них відносяться накази:
- про результати атестації робочих місць;
- про роботу у шкідливих і небезпечних умовах праці;
- про надання відпусток працівникам із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- про преміювання або стягнення (якщо вони пов’язані з охороною праці).
Термін зберігання наказів з кадрових питань становить 75 років
Кожна група наказів формуються у страву, в якій вони зберігаються відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 №1000/5.
Джерело: ПФУ
