
Трудова книжка
26.01.2026
Електронна трудова книжка не з’явиться сама: що зобов’язаний зробити роботодавець
Переведення трудових книжок в електронну форму – це не автоматичний процес і не формальність. Ключову роль у формуванні електронної трудової книжки відіграє страхувальник, адже саме від дій роботодавця залежить, чи потраплять дані про стаж працівника до реєстрів Пенсійного фонду

Як пояснили у Пенсійному фонді, страхувальник є первинним джерелом інформації про трудову діяльність працівника. Саме він володіє документами, які підтверджують прийняття на роботу, переведення, звільнення, зміну істотних умов праці. Пенсійний фонд не вигадує ці дані – він лише обробляє те, що подає страхувальник.
У процесі оцифрування трудових книжок на страхувальника покладено кілька чітких завдань:
По-перше, він має забезпечити сканування паперових трудових книжок або окремих документів, що підтверджують стаж.
По-друге, ці відомості потрібно завантажити через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України з дотриманням встановлених вимог до якості та повноти даних.
По-третє, страхувальник несе відповідальність за достовірність поданої інформації.
Важливо! Електронна трудова книжка формується не автоматично. Якщо страхувальник не подав відомості, у реєстрі їх просто не буде
Це означає, що в майбутньому працівник може зіткнутися з проблемами при призначенні пенсії або підтвердженні стажу. Формально винен буде роботодавець, а фактично постраждає працівник.
Окрема роль страхувальника – робота з помилками.
У паперових трудових книжках їх вистачає:
- не точні дати;
- відсутні накази;
- некоректно здійснено запис про зміну прізвища.
Під час оцифрування ці помилки не зникають самі по собі. Якщо страхувальник завантажує некоректні або неповні документи, система їх або не прийме, або зафіксує як проблемні. У результаті доведеться повертатися до архівів і все переробляти.
Також варто розуміти, що переведення трудових книжок в електронну форму – це не разова кампанія. Для діючих працівників страхувальник і надалі подає відомості про трудову діяльність у електронному вигляді. Паперова книжка поступово втрачає практичне значення, а електронні дані стають основними.
Джерело: ПФУ
Схожі публікації:
Чи подавати сканкопії документів, що підтверджують всі записи в трудовій книжці
Період навчання у стажі: як підтвердити, коли зараховується, які записи мають бути у ТК, сканування
Електронна трудова книжка: як оцифрувати записи до 2004 року
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Табель
13.09.2026
Табель не за формою П-5: чи можуть оштрафувати за застарілі бланк і коди
Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489 затверджено типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» та умовні позначення (коди) для відображення відсутності працівників, зокрема «В» – щорічна відпустка і т.д. Чи є обов’язковим використання саме цієї форми та кодів? На підприємстві застосовують застарілу форму табеля й позначення, що не відповідають наведеним у наказі. Чи є це порушенням і які можливі наслідки?

Військовий облік
12.09.2026
Працівник з ВОС 999097, потребує БЗВП і червоною стрічкою: чи повідомляти ТЦК та чим загрожує роботодавцю
Взяли на роботу чоловіка, у якого є ВОД, але там вказана військово-облікова спеціальність 999097 потребує проходження БЗВП, а крім того, має червону стрічку. Я так розумію, що це не порушення і могли приймати на роботу? Чи повідомляти ТЦК про порушення?

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Роботодавців хочуть штрафувати за порушення безпеки працівників: Уряд схвалив законопроєкт
10 вересня 2026 року Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме
Кадрові документи на підприємстві зберігають за певними правилами. Строки збереження документів встановлені законодавством. Але на практиці буває так, що кадрові документи знищені передчасно (через помилки в обчисленні строку зберігання, недбалість працівника тощо). У статті поговоримо, як за це можуть покарати винних осіб та які інші негативні наслідки можуть чекати на підприємство

Медперсонал
11.09.2026
З 11 вересня ПФУ надсилатиме повідомлення про порушення та вимоги про компенсацію лікарняних: новий Порядок
Постановою правління від 04.08.2026 №31-1 Пенсійний фонд затвердив новий порядок, який передбачає направлення вимог про компенсацію виплачених лікарняних, якщо листок непрацездатності був оформлений на підставі необґрунтованого медичного висновку. У разі несплати коштів або неоскарження вимоги ПФУ зможе передавати її до виконавчої служби для примусового стягнення, а на суму боргу нараховуватиметься пеня

Діловодство
11.09.2026
МОН затвердило 5 примірних договорів для коледжів і роботодавців: що змінилося
МОН затвердило п’ять примірних договорів про співпрацю у сфері професійної освіти. Документи стосуються дуального навчання, розроблення освітніх програм, стажування педагогів, використання обладнання роботодавців та практичної підготовки здобувачів освіти

Військовий облік
11.09.2026
Хто може отримати відстрочку через «Резерв+» у вересні: 11 підстав для онлайн-оформлення
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

Соціальне страхування / Пенсії
11.09.2026
Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Оплата праці
11.09.2026
Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Воєнний стан
11.09.2026
Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Сумісництво
11.09.2026
Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника












