Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, перспективи переходу з усних на письмові

У яких випадках письмова форма трудового договору обов’язкова

Перелік випадків, коли дотримання письмової форми трудового договору є обов'язковим, наведений у ч. 1 ст. 24 КЗпП, а саме:

1. при організованому наборі працівників;
2. при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3. при укладенні контракту;
4. у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5. при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП);
6. при укладенні трудового договору з фізичною особою (тобто, коли роботодавцем виступає фізична особа, зокрема і фізособа-підприємець;
7. при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу;
8. при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
9. в інших випадках, передбачених законодавством України.

Отже, у всіх цих випадках роботодавцю і працівнику необхідно укласти письмовий документ під назвою «Трудовий договір». Але це не виключає необхідності видання роботодавцем наказу про прийняття на роботу та подання повідомлення в орган ДПС відповідно до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 (ч. 4 ст. 24 КЗпП).

У ст. 24 КЗпП зазначено, що письмова форма трудового договору також обов’язкова в інших випадках, передбачених законодавством. Що це за випадки?

Мова йде про випадки, коли у законі чи іншому нормативно-правовому акті прямо зазначено, що трудовий договір укладається з працівником у письмовій формі в певній ситуації

Отже, трудовий договір має укладатись у письмовій формі:

1. з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею (п. 1 постанови КМУ від 16.11.1994 № 779);
2. з працівниками, що приймаються на роботу до релігійних організацій (ст. 25 Закону України від 23.04.1991 № 987-XII «Про свободу совісті та релігійні організації»);
3. з особами, які беруть участь у громадських та інших роботах тимчасового характеру (п. 5 постанови КМУ від 20.03.2013 № 175).

Особливості укладання письмових трудових договорів у воєнний час

Особливості трудових відносин у період дії воєнного стану визначені Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі - Закон № 2136). Зокрема, норми цього закону стосуються і форми трудового договору.

Отже, у ч. 1 ст. 2 Закону № 2136 передбачено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору, тобто під час воєнного стану дотримуватися письмової форми трудового договору не обов’язково, якщо роботодавець і працівник дійшли такої згоди. Тож для укладення трудового договору достатньо буде оформити заяву працівника, наказ про прийняття на роботу і повідомити орган ДПС про нового працівника.

Крім того, чим детальніше і конкретніше прописані умови трудових відносин, тим краще як для роботодавця, так і для працівника, адже це зменшує ризик суперечок між сторонами у майбутньому.

Про необов’язковість дотримання письмової форми трудового договору у період дії воєнного стану є також роз’яснення Держпраці:

1. відносно укладення письмового трудового договору з нефіксованим робочим часом Держпраці вказує, що під час воєнного стану письмова форма такого договору не є обов’язковою. Водночас при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом у змісті такого договору неодмінно мають бути присутні умови, які є обов’язковими відповідно до закону (ст. 21¹ КЗпП);
2. щодо укладання трудового договору фізособою-підприємцем Держпраці зазначає, що у мирний час такий договір неухильно укладається в письмовій формі. Але впродовж дії воєнного стану форма трудового договору визначається за згодою сторін, тобто може бути й усною.

Затверджені форми письмових трудових договорів

Законодавством затверджені такі типові та рекомендовані форми для письмових трудових договорів:

1. Типова форма трудового договору про надомну роботу, затверджена наказом № 913-21;
2. Типова форма трудового договору про дистанційну роботу, затверджена наказом № 913-21;
3. Орієнтовна форма трудового договору з нефіксованим робочим часом, затверджена наказом Мінекономіки від 26.10.2022 № 4179;
4. Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 № 260;
5. Типова форма контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, затверджена постановою КМУ від 02.08.1995 № 597;
6. Типова форма трудового договору з працівником, діяльність якого пов'язана з державною таємницею, затверджена наказом Державного комітету України з питань державних секретів від 08.12.1994 № 44.

Чи можна вносити зміни в типові форми трудових договорів

Використовуючи типову або орієнтовну форму трудового договору, роботодавці дуже часто замислюються, чи можна вносити в цю форму зміни та доповнення?

Ці зміни можливі, але слід враховувати, що всі необхідні умови мають бути присутні у такому трудовому договорі. Крім того, додані до трудового договору умови не мають погіршувати становище працівника порівняно із законодавством України про працю (ст. 9 КЗпП). 

У роз’ясненні Держпраці зазначає, що сторонам трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу не заборонено вносити додаткові зміни та доповнення, які не суперечать законодавству про працю.

Також у роз’ясненні вказано, що у трудовому договорі про дистанційну або надомну роботу у розділі «IV. Умови оплати праці» не обов’язково повністю дублювати положення колективного договору та/або нормативного акту роботодавця: за умови дотримання відповідно до законодавства процедури інформування працівника про його умови праці, у трудовому договорі може бути зазначене відповідне посилання на колективний договір або нормативний акт роботодавця без встановлення у ньому конкретних умов оплати праці.

Перспективи: аналізуємо проєкт Трудового кодексу

Найближчим часом планується реформа законодавства у сфері трудових відносин. На сайті Об’єднання профспілок оприлюднено проєкт Трудового кодексу (далі – ТК).

Цей проєкт містить чимало нововведень, і ці новації стосуються й форми трудового договору.

Тобто, згідно з положеннями проєкту ТК, сторонам необхідно буде підписати трудовий договір у двох примірниках (по одному примірнику для кожної зі сторін трудового договору). 

Крім того, проєкт ТК передбачає, що сторони трудових відносин, які виникли до дня набрання чинності цим кодексом і не оформлені трудовим договором у письмовій формі, зобов’язані будуть оформити їх протягом року (для підприємств, на яких працюють понад 1 000 працівників – протягом двох років) з дня набрання чинності ТК (п. 7 «Прикінцевих та перехідних положень» проєкту ТК).

Отже, передбачається, що трудові відносини оформлюватимуться тільки у письмовій (електронній) формі, а вже дійсні трудові відносини теж потрібно буде увідповіднити до норм ТК – переукласти трудовий договір у письмовій формі.

Висновки

1. Згідно з вимогами КЗпП, трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі, але зараз допускається укладання трудового договору у так званій усній формі, шляхом оформлення заяви працівника та наказу роботодавця.
2. Дотримання письмової форми є обов'язковим для випадків, зазначених у ст. 24 КЗпП, а також в окремих спеціальних нормативних актах.
3. Для певних видів письмових трудових договорів є затверджені законодавством типові та рекомендовані форми.
4. Проєкт ТК передбачає, що трудові відносини оформлюватимуться тільки шляхом укладення письмових або електронних трудових договорів, а укладені трудові договори в усній формі необхідно буде переоформити шляхом укладення письмового трудового договору.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Трудовий договір

Трудовий договір з головним бухгалтером

Трудовий договір (неповний робочий день)

Трудовий договір з працівником, якому встановлено роз’їзний характер робіт

Трудовий договір з неповнолітнім