Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Основа для оформлення кадрових документів – ДСТУ 4163:2020

Основні документи, правилами яких слід керуватися при оформленні наказів та заяв, це: 

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5. (далі – Правила № 1000/5).

ДСТУ 4163:2020 введено в дію з 01 вересня 2021 року, саме з цієї дати слід дотримуватись правил цього документу. 

Пункт 1.1 ДСТУ 4163:2020 передбачає, що він поширюється на такі документи:

1. організаційні (положення, статути, посадові інструкції і т. ін.); 
2. розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); 
3. інформаційно-аналітичні, створювані в результаті діяльності юросіб (акти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, службові листи і т. ін.). 

Отже, кадрові накази належать до розпорядчих документів, а заяви – до інформаційно-аналітичних документів, тому до них застосовуються правила, встановлені ДСТУ 4163:2020.

Чи обов’язково застосовувати правила ДСТУ 4163:2020 при оформленні наказів та заяв, або це тільки рекомендований документ? 

Так, обов’язково

ДСТУ 4163:2020 – це національний стандарт України. Відповідно до ч. 2 ст. 23 Закону України від 05.06.2014 № 1315-VII «Про стандартизацію» національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами. 

Обов’язковість застосування ДСТУ 4163:2020 встановлена п. 11 гл. 1 розд. II Правил № 1000/5, де вказано що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020. 

А от якихось штрафів за невиконання вимог ДСТУ 4163:2020 при оформленні кадрових документів немає. Органи Держпраці мають право застосовувати штрафи за порушення трудового законодавства. В нашому випадку вимоги до правил оформлення документів не належать до трудового законодавства – це вимоги законодавства про стандартизацію.  

Крім того, у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк винесених приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). 

Тому, максимум, що зараз можуть зробити органи Держпраці – це вказати в акті перевірки на факт недотримання при оформленні документів правил ДСТУ 4163:2020.  

Але, радимо все ж таки дотримуватись правил оформлення документів, передбачених Національним стандартом, незважаючи на відсутність відповідальності.  

Чи зобов’язані застосовувати правила ДСТУ 4163:2020 фізособи-підприємці? 

У п. 1.1 ДСТУ 4163:2020 вказано, що він поширюється на документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб

Тобто, мова про фізосіб-підприємців у цьому документі не йдеться. Так само і Правила № 1000/5, які передбачають обов’язковість застосування ДСТУ 4163:2020, застосовуються тільки відносно юридичних осіб (п. 1 розд. I Правил № 1000/5). Отже, підприємці застосовують ДСТУ 4163:2020 на добровільній основі.

Обов'язкові реквізити наказу та їх розташування

Перелік обов’язкових реквізитів для документів, зокрема для наказу, знаходимо у п. 4.4 ДСТУ 4163:2020.  

1. Найменування юрособи 

Найменування юридичної особи має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.  

Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них (п. 5.4 ДСТУ 4163:2020).

Цей реквізит слід вказувати великими літерами (п. 7.4 ДСТУ 4163:2020). 

Наприклад, цей реквізит може виглядати так: 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КВІТКА» 

ТОВ «КВІТКА» 

2. Код юрособи 

Код юрособи проставляють згідно з ЄДРПОУ відповідно до постанови КМУ від 22.01.1996 № 118 «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України» (п. 5.8 ДСТУ 4163:2020). Розташовують цей реквізит нижче назви юрособи. 

3. Назва виду документа  

У нашому випадку назва документа – Наказ. Розміщуємо цей реквізит посередині документа, вказуємо назву великими літерами: «Н А К А З» (п. 7.4 ДСТУ 4163:2020). 

4. Дата документа 

Вказуємо дату складання наказу. Правила оформлення цього реквізиту зазначені в п. 5.10 ДСТУ 4163:2020. 

Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять. Наприклад: 19.02.2024.  

5. Реєстраційний індекс документа 

В нашому випадку це номер наказу. Відповідно до п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.  

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Наприклад: № 37/к/тр. 

З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється підприємством (п. 5 гл. 3 розд. IIІ Правил № 1000/5). 

У наказі цей реквізит розташовують з правого боку.  

6. Місце складання 

Найменування місця складання наказу повинно відповідати Кодифікатору адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 26.11.2020 № 290. Наприклад: м. Полтава.  

У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують. 

Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа» (п. 5.13 ДСТУ 4163:2020). 

7. Заголовок до тексту документа 

Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа (п. 5.19 ДСТУ 4163:2020). Заголовок до тексту документа має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?». В нашому випадку відносно наказу застосовується питання «про що?». 

Наприклад:  

1. Наказ (про що?) про надання відпустки без збереження заробітної плати; 
2. про затвердження графіку відпусток на 2024 рік; 
3. про встановлення режиму неповного робочого часу. 

8. Текст документа 

Текст документа має містити інформацію, заради фіксування якої його було створено, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа (п. 5.20 ДСТУ 4163:2020). Інформацію в тексті документа потрібно подавати стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Текст документа не може містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного зв’язного тексту. 

При складанні тексту наказу також слід дотримуватись правил, встановлених п. 4 – 7 гл. 10 розд. IІ Правил № 1000/5, зокрема: 

1. структура тексту наказу, як правило, складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Але, констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад, у розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу); 
2. розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «директорам центральних державних архівів», «начальникам структурних підрозділів»; 
3. у наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його ім’я та по батькові; 
4. формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам КЗпП або іншим правовим актам; 
5. у разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат; 
6. у кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). 

8. Підпис  

Вимоги до оформлення цього реквізиту встановлено п. 5.22 ДСТУ 4163:2020. Підпис повинен містити: 

1. найменування посади особи, яка підписує документ; 
2. особистий підпис (крім електронних документів); 
3. власне ім’я та прізвище.  

Прізвище слід вказувати великими літерами. 

Наприклад: 

Директор                                   (особистий підпис)                        Тамара ОСКАРЧУК 

Зверніть увагу: Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа (наприклад, відповідного наказу). 

Крім вищезазначених обов’язкових реквізитів, залежно від конкретної ситуації та виду наказу, в нього також потрібно включити такі реквізити: 

1. візи (п. 5.24 ДСТУ 4163:2020). Приклад оформлення реквізиту віза: 

Інспектор з кадрів 

Гречко Антоніна ГРЕЧКО 

19.02.2024 

1. відмітка про наявність додатків (п. 5.21 ДСТУ 4163:2020). Приклад формування додатків: 

Додатки: 1.Копія паспорта на 4 арк. в 1 прим. 

2.Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера на 1 арк. в 1 прим.

3.Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб на 1 арк. в 1 прим. 

1. відмітка про ознайомлення з наказом (п. 5.28 ДСТУ 4163:2020). Наприклад, відмітка про ознайомлення з наказом виглядає так: 

З наказом ознайомлена: 

Бутко Марина БУТКО 

19.02.2024 

Реквізити заяви та її оформлення

У заяві, складеної відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5, повинні бути такі реквізити:

1. адресат заяви, тобто кому адресується заява. Як правило, заяви, що стосуються кадрових питань адресуються керівнику підприємства, заступнику керівника, або іншій уповноваженої особі. У цьому реквізиті слід вказати посаду особи, власне ім’я та прізвище, а також найменування юрособи. Зазначається у давальному відмінку (п. 5.15 ДСТУ 4163:2020);
2. відомості про заявника (посада, відділ, ім’я та прізвище) – зазначається без застосування прийменника «від», у родовому відмінку;
3. назва виду документа (в нашому випадку – заява);
4. текст заяви;
5. перелік додатків (за наявності);
6. підпис автора заяви. Оформлюється так само, як і підпис на наказі;
7. дата написання заяви. У внутрішніх службових документах (зокрема – заявах) дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа (п. 5.10 ДСТУ 4163:2020). 

Також доволі часто в заявах є такий реквізит як резолюція. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа (п. 5.17 ДСТУ 4163:2020).

Резолюція може складатися з таких елементів: прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Резолюцію проставляють рукописно, безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.  

Приклад формування резолюції: 

Карпенко Ірині 

Прошу підготувати проєкт 

наказу про щорічну основну відпустку 

Марії Хорольської до 29.02.2024 

Горпинич 

19.02.2024 

Чи потрібно обов’язково оформлювати заяви рукописним способом, чи можна заяву оформити за допомогою комп’ютера та роздрукувати? 

Так, можна

Відповідно п. 7.1 ДСТУ 4163:2020 організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом. Тобто ДСТУ 4163:2020 допускає оформлення заяв як рукописним, так і друкованим способом. Однак, на заяві обов’язково повинен міститися особистий підпис працівника. 

Роз’яснення Держпраці відносно цього питання можна знайти тут. 

Але з цього загального правила є виняток, який стосується держслужбовців. Він передбачений п. 4 розд. IV Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби 22.03.2016 № 64 (цей порядок передбачає вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних службовців). Згідно з вказаною нормою заяви держслужбовців про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноруч і підписуються із зазначенням дати. 

Висновки 

1. Кадрові накази та заяви слід оформлювати з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5. Але відповідальності за невиконання цього правила законодавством не передбачено. 
2. Фізособи-підприємці виконують вимоги ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5 у добровільному порядку. 

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland