Трудова книжка
27.05.2026
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
10.06.2026 – рубіжна дата, до якої маємо передати сканкопії паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду. А що буде після цієї дати? Як вести електронну трудову книжку? Сьогодні на мінікурсі обговоримо цей момент
- З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
- Як виглядає ЕТК
- Правила наповнення ЕТК
- Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
- Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
- Висновки
З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
Фактично з 10.06.2021 в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна.
Правила ведення паперових трудових книжок регламентовані Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58. А на що орієнтуватися при веденні електронної трудової книжки?
Зазначимо, що єдиної Інструкції немає. А тому зараз сформуємо загальні правила.
Як виглядає ЕТК
Зауважте, що електронна трудова книжка не є абсолютним аналогом паперової. Тобто на вебпорталі Пенсійного фонду немає такого окремого документа, який би візуально нагадував паперову трудову книжку. Є спеціальна однойменна вкладка, в якій зберігається вся інформація про трудову діяльність працівника, але на паперову трудову вона не схожа.

Умовно кажучи, електронна трудова книжка це персональна електронна облікова картка застрахованої особи. Тут зберігаються особисті дані про застраховану особу, відомості про страховий стаж, зарплату, розмір сплаченого ЄСВ та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат. Також тут відображаються особливості статусу особи. Як бачите, електронна трудова книжка значно ширша за паперову.
Правила наповнення ЕТК
Загалом інспектор з кадрів не формує і не заповнює електронну трудову книжку. Вона автоматично створюється.
Перший момент, де може знадобитися участь кадровика, це передача сканкопій паперової трудової книжки на вебпортал ПФУ. Це необхідно, щоб синхронізувати записи в паперовій та електронній трудовій книжці. Але нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.
Далі – в класичному випадку – вона наповнюється за допомогою повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку чи Об’єднаного зарплатного звіту) та оперативних відомостей.
Приклад
Якщо після 10.06.2021 року ми приймаємо на роботу працівника, для якого це перше місце роботи, ми не створюємо для нього електронну трудову книжку.
Якщо після зазначеної дати приймаємо працівника, який має паперову трудову книжку, то за його бажанням можемо внести записи до паперової трудової книжки, а от до електронної такий запис вручну не дублюємо.
Інформація про прийняття потрапить до електронної трудової книжки, щойно буде подано до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Крім того, джерелом наповнення електронної трудової книжки є зарплатна звітність (зокрема, додаток Д5 до Податкового розрахунку). Отже, після подання додатка Д5 інформація про прийняття до нового роботодавця з’явиться в Реєстрі застрахованих осіб і, зокрема, в електронній трудовій книжці.
Ба більше, загалом поки не буде подано повідомлення про прийняття або Податковий розрахунок новий роботодавець не має доступу до електронної трудової книжки працівника. Він з’явиться після подання повідомлення чи звітності або якщо працівник сам надасть новому роботодавцю доступ через спеціальний функціонал.
Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
Зауважте, що через додаток Д5 до електронної трудової книжки потрапляють далеко не всі дані. Зокрема, так передаються тільки відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.
Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1)
В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.
Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
Робота з xml-файлом потребує певних навичок. А тому, як правило, використовують функціонал «Додати запис». Тут все набагато простіше. Коли зв’язок «роботодавець-працівник» вже сформовано, роботодавець може оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.
Висновки
- Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна трудова книжка.
- Спеціально її вести не потрібно. Загалом вона наповнюється через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу, додаток Д5 до зарплатної звітності чи оперативні відомості.
- Певні відомості про трудову діяльність можна внести за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис».
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Статті та консультації на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Особливі працівники
07.08.2026
Нові правила виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю: кого пропонують не враховувати
Уряд планує скоригувати правила виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Проєкт змін передбачає, що для окремих категорій роботодавців порядок розрахунку нормативу буде переглянуто, аби врахувати специфіку їхньої діяльності та усунути практичні труднощі із виконанням законодавчих вимог

Військовий облік
07.08.2026
Дані чоловіків 18–60 років звірять з «Оберегом»: що передаватимуть ДПС і ДМС
Міноборони розширює автоматичне наповнення Реєстру «Оберіг» даними інших держорганів. ДПС має передати відомості про чоловіків 18–60 років, а ДМС – персональні та паспортні дані, зокрема відцифрований образ обличчя

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Дві пенсії краще, ніж одна: чому варто замислитися про додаткове пенсійне забезпечення вже сьогодні
Коли йдеться про фінанси, більшість погодиться з простою тезою: кілька джерел доходу завжди надійніші, ніж одне. Якщо людина має лише одну роботу, будь-які непередбачувані обставини – звільнення, закриття підприємства чи криза в окремій галузі – можуть миттєво позбавити її доходу. Саме тому диверсифікація давно вважається одним із головних принципів фінансової безпеки. Проте цей самий принцип чомусь рідко застосовують до пенсійного забезпечення

Бронювання
07.08.2026
Критичність підприємства: які документи подати до 10 серпня та що буде після 1 вересня
Для підприємств, які підтверджують статус важливих для національної економіки, наближається ключовий строк — 10 серпня. Укртрансбезпека нагадала, які документи потрібно подати, як розглядатимуть уже подані матеріали та що очікує на компанії, які не встигнуть підтвердити свій статус

Звільнення
07.08.2026
Помилкове звільнення працівника: як виправити ситуацію та уникнути судових витрат
Зазвичай поновлення на роботі незаконно звільненого працівника відбувається вже після рішення суду. Та, завжди є шанс встигнути ДО. Саме така цікава ситуація стала предметом судового спору, коли роботодавець з власної ініціативи скасував помилково виданий наказ про звільнення. Розберемо її докладно

Особливі працівники
07.08.2026
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: чи встигаємо подати до 10.08.2026
До 10 серпня роботодавці незабаром мають подати Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю ІІ квартал. ДПС доопрацювала проєкт форми звіту. Але чи потрібно звітувати до 10.08.2026? Про це – далі

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Чи виплачується допомога єЯсла, якщо вийти на роботу на декретне місце
Якщо дитині виповнився 1 рік, а мати вийшла на роботу на повний день, вона має право на державну допомогу «єЯсла» у розмірі 8000 грн. Пенсійний фонд роз'яснив, чи має право на таку допомогу мати, яка вийшла на роботу на декретне місце

Особливі працівники
07.08.2026
Невідповідність працівника за станом здоров'я: які документи потрібні роботодавцю
Звільнення працівника через невідповідність займаній посаді за станом здоров'я потребує не лише правових підстав, а й належних доказів. Які медичні документи роботодавець може використовувати для підтвердження такої обставини – розповідаємо далі

Діловодство
07.08.2026
Зміна назви структурного підрозділу: який наказ видати та чи попереджати працівників
До штатного розпису внесли зміни та перейменували структурний підрозділ. Посади, обов’язки й інші умови праці працівників підрозділу залишилися без змін. Який наказ потрібно видати, щоб працівники вважалися такими, що працюють у підрозділі з новою назвою: про переведення чи переміщення? Чи потрібно вносити записи до трудових книжок? Якщо назву структурного підрозділу зазначено в трудовій книжці, чи є її зміна зміною істотних умов праці? Наприклад, працівник був обліковцем тваринного комплексу, а після перейменування працює у свинофермі.

Прийняття
07.08.2026
Працевлаштування іноземців хочуть перевести у «Дію»: від дозволу до трудового договору
Працевлаштування іноземців та осіб без громадянства планують суттєво цифровізувати. Роботодавець зможе через «Дію» шукати кандидатів, оформлювати дозвіл на застосування праці, укладати трудовий договір та оформлювати прийняття на роботу

Військовий облік
07.08.2026
Нові правила для ТЦК під час мобілізації: відеофіксація, камери в авто та заборона приховувати обличчя
У Верховній Раді зареєстровано законопроект 15459, направлений на врегулювання роботи ТЦК та СП, щоб унеможливити (давайте будемо реалістами – мінімізувати) протиправні дії останніх в процесі мобілізації

Звільнення
07.08.2026
Звільнення за угодою сторін працівника з роботи за сумісництвом: заява + наказ
Звільнення працівника за сумісництвом за угодою сторін здійснюється на загальних підставах відповідно до п. 1 ст. 36 КЗпП України. Дізнайтеся, як правильно оформити звільнення сумісника, визначити дату припинення трудового договору та зафіксувати домовленість між працівником і роботодавцем.

Військовий облік
07.08.2026
Відстрочка через догляд за онкохворим родичем: які умови встановлює закон
Сам факт онкологічного захворювання родича не є окремою підставою для відстрочки від мобілізації. Право на неї залежить від ступеня споріднення, стану особи, яка потребує догляду, та документів, передбачених законодавством

Особливі працівники
07.08.2026
Е-посвідчення УБД в Дії: чи може приймати роботодавець
Учасники бойових дій можуть підтверджувати свій статус не лише паперовим посвідченням, а й електронним документом у застосунку «Дія». Після внесення відомостей до Єдиного державного реєстру ветеранів війни е-посвідчення дає змогу користуватися пільгами, зокрема й реалізовувати трудові гарантії, передбачені законодавством

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Чому не всі жінки зможуть вийти на пенсію у 60 років
Досягнення 60 років ще не гарантує призначення пенсії за віком. Однією з головних умов залишається наявність необхідного страхового стажу. Чому частина жінок може не набути права на пенсійні виплати та які варіанти передбачає законодавство – розглянуто в матеріалі

Ранковий кадровик
07.08.2026
Про переведення без звільнення. Відмову від ВЛК. Квитанцію 2 і критичність. Наслідки розбронювання. Штраф і повістку 🙋♀️ Ранковий кадровик від 07.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору






