Фото заяви на відпустку надіслане на вайбер: чи надсилати оригінал

Деякі працівники надсилають фото заяв на відпустки на вайбер або на електронну пошту. Ми їх роздруковуємо і зберігаємо. Чи потрібно, щоб згодом працівники надали (вислали) оригінали таких заяв чи переписали їх?

2

27


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, отримувати оригінал чи переписувати заяви не потрібно, якщо таке подання узгоджене сторонами.


Згідно ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»:

2. У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником

Обмін документами електронною поштою та месенджерами для деяких роботодавців єдиний можливий спосіб оформити кадрові документи. Тому переписувати заяви, надані в електронному вигляді (наприклад, через Viber), не потрібно, якщо у вас є наказ про організацію електронного документообігу або положення / наказ, яке дозволяє подачу заяв через месенджери.


Жодних претензій від Держпраці бути не повинно, якщо не буде порушено інших законодавчих норм.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку


Мінікурси на тему:


Які відпустки потрібно використати до кінця 2026 року, чи можна скоротити тривалість

Якщо відпустка йде за відпусткою: як не заплутатися в наказах і заявах

Відпустки за минулі роки – скільки максимально можна надати


Статті та консультації на тему:


Пункт Кадрової Незламності (ч. 1): як терміново подати заяву на відпустку у вихідний

Обмін заявами і наказами через месенджери

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Онлайн-ознайомлення з графіком відпусток: чи можна підписати ЕЦП

Чи можна облік щорічних відпусток працівників вести тільки в електронному журналі

Заява на відпустку подана у вихідний день: чи може прийняти роботодавець

За скільки днів писати заяву на відпустку та видавати наказ

Частини відпустки за різні роки: скільки заяв і наказів треба

Чи дозволено писати одну заяву на відпустку з кількома датами

Чи зазначати робочий рік в заяві на щорічну відпустку

2

27

3

23

79

3

49

1

66

2

982

2

100

1

85

3

302

15

1337

6

347

4

1396

6

3700

2

84

4

986

5

621

14

150030

3

282

3

2313

3

1512

3

2125