Професія «Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення ВО» всього 8299 грн.

Номенклатура справ обов’язкова для всіх: як скласти її без помилок малому підприємству

У компанії немає відділів, а працює лише 10 – 15 працівників? Це не звільняє юридичну особу від ведення діловодства за загальними правилами. Інспекція з питань праці пояснила, як малому підприємству скласти номенклатуру справ без структурних підрозділів, правильно заповнити її графи та визначити строки зберігання документів

2

48

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць – статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).


В інспекції з питань праці роз’яснили як зробити номенклатуру справ не просто папірцем для перевірки, а реальним помічником.


Номенклатура справ – це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з'являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.


Для чого це треба саме малому бізнесу, наприклад, де 15 співробітників, жодних відділів чи департаментів:


  1. У разі перевірки (держпраці, податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
  2. Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.


Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів:


  1. Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:
  2. Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
  3. Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
  4. Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
  5. Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
  6. Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв'язок).


Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)


Форма номенклатури затверджена законодавчо (Додаток 10 до Правил №1000/5).


Заповнюємо її так:


Графа 1 (Індекс справи): Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери:


  1. 01-01;
  2. 01-02;
  3. 01-03 тощо.


Графа 2 (Заголовок справи): Увага! Найчастіша помилка – писати просто «Листування» або «Договори». Заголовок має бути конкретним.

Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».


Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».


Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників».


Графа 3 (Кількість томів): Заповнюється... наприкінці року, коли справа вже сформована.


Графа 4 (Строк зберігання): Прописується на основі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (наприклад, накази з кадрових питань – 75 років, графіки відпусток – 1 рік).


Графа 5 (Примітки): Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».


Затверджуємо за новими правилами


Згідно з оновленими вимогами, зокрема наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи», оформлення цього документа має свої нюанси:


  1. Шапка документа: У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
  2. Гриф затвердження: У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
  3. Візування: Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
  4. Комісія (ЕК): Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове – протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).


Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Схожі публікації:


Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Номенклатура справ: як скласти, якщо на підприємстві лише 15 людей

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

48

9

1

81

2

15

8

20959

16

1611

2

1031

6

245

4

141

4

4542

3

229

4

288

5

448

3

304

4

114

4

176

4

105

6

78

3

792

4

894