
Діловодство
25.09.2026
Номенклатура справ обов’язкова для всіх: як скласти її без помилок малому підприємству
У компанії немає відділів, а працює лише 10 – 15 працівників? Це не звільняє юридичну особу від ведення діловодства за загальними правилами. Інспекція з питань праці пояснила, як малому підприємству скласти номенклатуру справ без структурних підрозділів, правильно заповнити її графи та визначити строки зберігання документів

Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць – статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).
В інспекції з питань праці роз’яснили як зробити номенклатуру справ не просто папірцем для перевірки, а реальним помічником.
Номенклатура справ – це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з'являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.
Для чого це треба саме малому бізнесу, наприклад, де 15 співробітників, жодних відділів чи департаментів:
- У разі перевірки (держпраці, податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
- Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.
Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів:
- Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:
- Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
- Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
- Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
- Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
- Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв'язок).
Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)
Форма номенклатури затверджена законодавчо (Додаток 10 до Правил №1000/5).
Заповнюємо її так:
Графа 1 (Індекс справи): Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери:
- 01-01;
- 01-02;
- 01-03 тощо.
Графа 2 (Заголовок справи): Увага! Найчастіша помилка – писати просто «Листування» або «Договори». Заголовок має бути конкретним.
Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».
Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».
Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників».
Графа 3 (Кількість томів): Заповнюється... наприкінці року, коли справа вже сформована.
Графа 4 (Строк зберігання): Прописується на основі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (наприклад, накази з кадрових питань – 75 років, графіки відпусток – 1 рік).
Графа 5 (Примітки): Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».
Затверджуємо за новими правилами
Згідно з оновленими вимогами, зокрема наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи», оформлення цього документа має свої нюанси:
- Шапка документа: У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
- Гриф затвердження: У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
- Візування: Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
- Комісія (ЕК): Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове – протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Схожі публікації:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Номенклатура справ: як скласти, якщо на підприємстві лише 15 людей
Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Особливі працівники
25.09.2026
Працівник здав кров під час обідньої перерви: як відобразити «донорський день» у табелі та наказі
Працівник здав кров під час обідньої перерви, але весь день був залучений до роботи. Чи потрібно в такому разі ставити в табелі «донорський день» та оформлювати звільнення від роботи? Держпраці роз’яснила, як обліковувати день донації та як оформити інший день відпочинку зі збереженням середнього заробітку

Звітність
25.09.2026
ДПС оприлюднила е-формати нового звіту про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: коли подавати за три квартали
24 вересня 2026 року ДПС внесла до Реєстру електронних форм звітних документів проєкти форматів нового Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю

Прийняття
25.09.2026
Виробнича практика учнів профосвіти у 2026 році: договір, наказ, обов’язки роботодавця та оплата
Як оформити виробничу практику учнів профосвіти на підприємстві або у ФОПа у 2026 році? Розглянемо, які документи підготувати, коли укладати студентський трудовий договір, як визначити робочий час і оплату практикантів та які обов’язки має роботодавець за Порядком №1071

Інше
24.09.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Медперсонал
24.09.2026
За роботу під час атак планують доплачувати: хто отримає виплати
У Києві планують запровадити додаткові виплати працівникам бригад екстреної медичної допомоги, які працюють під час повітряних тривог і виїжджають на місця ураження внаслідок ворожих атак. Проєкт змін до міської програми підтримала профільна комісія Київради. Від чого залежатиме розмір доплати та які ще зміни передбачили для медиків – розповідаємо

Охорона праці
24.09.2026
Забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими ЗІЗ
Забезпечення працівників підприємства засобами індивідуального захисту (далі – ЗІЗ) є одним із заходів для зменшення та усунення небезпек на робочому місці. ЗІЗ зменшують вплив на працівників небезпечних і шкідливих факторів, запобігають виникненню нещасних випадків та професійних захворювань на виробництві.

Лікарняні / Страховий стаж
24.09.2026
ПФУ готує єдиний порядок страхових виплат: що зміниться для застрахованих осіб
ПФУ пропонує уніфікувати правила призначення та виплати страхових виплат для окремих категорій застрахованих осіб. Проєкт нового Порядку зараз обговорюють до 25 вересня: він має замінити два чинні порядки Фонду соцстрахування та визначити єдиний механізм для виплат, зокрема у разі ліквідації роботодавця, відсутності його місцезнаходження, припинення діяльності ФОП, а також для добровільно застрахованих осіб

Військовий облік
24.09.2026
Автоматично взяли на військовий облік без ВЛК: чи є підстава для мобілізації
Сам факт автоматичного взяття на військовий облік не означає, що людину визнали придатною до військової служби. Чи може ТЦК одразу призвати такого військовозобов’язаного, якщо він не проходив ВЛК. Тут важливо розмежувати взяття на військовий облік і визначення придатності до служби

Трудова книжка
24.09.2026
Як продовжити нумерацію у трудовій книжці, якщо попередній роботодавець не зробив запису
Працівника прийняли на роботу, він надав трудову книжку. Запису про роботу на підприємстві, де він працював перед прийняттям до нашого товариства, немає. Працівник просить зробити запис про прийняття. Чи можемо ми внести його без попереднього запису іншої фірми та продовжити нумерацію у трудовій книжці?

Медогляди
24.09.2026
Чи подавати до Держпраці Список працівників разом із Переліком для медогляду до 01.12.2026
Чи потрібно разом із Переліком категорій працівників, які підлягають медогляду, подавати до Держпраці ще й поіменний Список? Держпраці роз’яснила послідовність дій роботодавця за новим Порядком медоглядів №1393

Робочий час
24.09.2026
Робочі дзвінки після роботи залишиться в минулому: в Україні пропонують право на «інформаційний спокій»
Працівників можуть законодавчо захистити від робочих дзвінків і повідомлень у вихідні та неробочий час. У проєкті нового Цивільного кодексу пропонують закріпити право на «інформаційний спокій» – можливість не отримувати робочу комунікацію, коли людина не виконує професійні обов’язки

Відпустки
24.09.2026
Чи включати до графіка відпусток працівницю, яка працює неповний час у відпустці для догляду
Працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років і працюватиме на умовах неповного робочого часу. Чи зараховується цей період до стажу для оплачуваної щорічної відпустки? Чи включати її до графіка відпусток на наступний рік?

Відпустки
24.09.2026
Чи можна перенести вже заплановану відпустку: 3 умови для роботодавця
Роботодавець не може просто перенести щорічну відпустку працівника на інший період через виробничу потребу. Частину відпустки можна перенести лише за дотримання визначених КЗпП умов. Держпраці нагадало, коли перенесення щорічної відпустки за ініціативою роботодавця є законним

Посадові інструкції
24.09.2026
Робоча інструкція кухаря
Робоча інструкція кухаря визначає трудові функції, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до професійного стандарту. Зразок робочої інструкції можна адаптувати з урахуванням специфіки виробництва, умов праці та технологічного процесу

Відповідальність / Перевірки
24.09.2026
У жовтні перевірять ще 13 підприємств: кого чекають позапланові перевірки військового обліку
Підприємствам варто перевірити, чи не потрапили вони до оновленого плану перевірок військового обліку. У Херсонській області до переліку додали ще 13 суб’єктів господарювання, для яких позапланові перевірки розпочнуться у жовтні 2026 року. Кого саме перевірятимуть та що роботодавцям варто підготувати – розповідаємо







