Відпустка при народженні дитини: надаємо правильно

1. Хто має право на відпустку при народженні дитини
2. Правила надання
3. Нюанси документального оформлення
4. Окремо про «3 місяці» та «104 дні»
5. Проєкт ТКУ та відпустка при народженні дитини
6. Висновки

Хто має право на відпустку при народженні дитини

Відпустка при народженні дитини може надаватися (ч. 1 ст. 77-3 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), ч. 1 ст. 19-1 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки)):

1. чоловіку, дружина якого народила дитину. Це класичний випадок, коли батьки перебувають у зареєстрованому шлюбі;
2. батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. В цьому випадку маємо справу з так званим «цивільним шлюбом». Але, як бачите, і таких батьків законодавство не позбавляє права на таку відпустку, хоча і встановлює певні вимоги для використання (щодо особливостей документального оформлення поговоримо окремо);
3. одній із таких осіб: бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком).

Тут слід зважати на «розшифровку» понять «одинока мати», «одинокий батько» та «інший повнолітній родич», запропоновану п. 2 Порядку надання відпустки при народженні дитини, затверджений Постановою КМУ від 07.07.2021 №693 (далі – Порядок № 693).

Наприклад, інший повнолітній родич дитини – це повнолітній рідний брат або сестра дитини, що народилася. Тому сестра одинокої матері (фактично – тітка дитини) скористатися такою відпусткою не може.

Щодо бабусь та дідусів не уточняється: з боку матері чи батька вони можуть бути.

Але! Відпустка при народженні дитини надається лише одній із зазначених осіб. Тож і баба, і дід скористатися такою відпусткою не можуть. Щоправда, проконтролювати це роботодавцям доволі складно: спеціального механізму не передбачено.

Наша порада: просити в заяві зазначити, що інші родичі дитини правом на таку відпустку не користуються.

Правила надання

Максимальна тривалість відпустки при народженні дитини – 14 к. дн. (п. 4 Порядку №693). У мирний час сюди не враховуємо святкові і неробочі дні.

Конкретна тривалість має бути визначена працівником у письмовій заяві (тобто може бути і менше). Зауважте, що у разі народження двох і більше дітей від однієї вагітності тривалість відпустки кратно не збільшується (п. 11 Порядку № 693)

Відпустка при народженні дитини – соціальний вид відпустки (п. 4 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). Це позначається на правилах надання такої відпустки.

Пам’ятайте, що така відпустка:

1. надається за заявою. Роботодавець не може відмовити у її наданні;
2. надається всіма роботодавцями, чиї працівники мають на неї право;
3. надається всім працівникам, з ким укладено трудовий договір (в т. ч. сумісникам, дистанційникам тощо);
4. надається одноразово;
5. надається не пізніше, ніж протягом трьох місяців з дня народження дитини. Ця відпустка повинна бути використана працівником не пізніше 104-го дня з дня народження дитини (п. 4 Порядку №693);

УВАГА! Якщо строк надання заяви та документів пропущено, відпустка згорає

1. оплачується роботодавцем;
2. НЕ підлягає грошовій компенсації, в т.ч. при звільненні;
3. НЕ поділяється на частини;
4. НЕ продовжується і не переноситься в разі хвороби працівника;
5. НЕ має спеціальної позначки в Табелі. Тож використовуйте позначку «ІН» (22) – інший невідпрацьований час або введіть своє позначення;
6. дані про відпустку при народженні дитини слід занести до розділу V Особової картки працівника типової форми № П-2 (або до альтернативного документу).
7. з неї НЕ можна відкликати працівника, оскільки така відпустка не є щорічною.

Нюанси документального оформлення

Порядком №693 визначений перелік документів, які має надати кожна з категорій претендентів на відпустку при народженні дитини.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

Так, чоловік, дружина якого народила, подає наступні документи (радимо зробити копії):

1. Письмову заяву.
2. Пред’являє документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини (фактично – це виписка з пологового), або свідоцтво про народження дитини.
3. Пред’являє свідоцтво про шлюб.

«Цивільний» чоловік подає наступні документи:

1. Письмову заяву.
2. Пред’являє свідоцтво про народження дитини, у якому зазначена відповідна інформація про батька дитини.
3. Письмову заяву матері дитини про те, що вони з батьком дитини спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.

Порада: слідкуйте, щоб у заяві було підтверджено категорію особи, яка бажає скористатися відпусткою. Наприклад, «Я, Федорчук Олена Іванівна [паспортні дані], підтверджую, що Сірко Олег Михайлович [паспортні дані], є батьком дитини [дані про дитину]. Підтверджую, що ми разом проживаємо за адресою […], пов’язані спільним побутом, маємо взаємні права та обов’язки»

Баба, дід або інший повнолітній родич дитини, батько якої є одиноким, подає:

1. Письмову заяву.
2. Письмову заяву одинокого батька, в якій засвідчується невикористання ним такої відпустки та зазначається особа, що фактично здійснюватиме догляд за дитиною.
3. Пред’являє документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини.
4. Пред’являє свідоцтво про смерть матері дитини або рішення суду про позбавлення її батьківських прав, визнання безвісно відсутньою чи оголошення померлою (для підтвердження статусу «одинокого батька»).

Баба, дід або інший повнолітній родич дитини, мати якої є одинокою, подає:

1. Письмову заяву.
2. Письмову заяву одинокої матері, в якій зазначається особа, що фактично здійснюватиме догляд за дитиною.
3. Пред’являє документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини.
4. Пред’являє копію витягу з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини чи довідки про народження із зазначенням відомостей про батька дитини відповідно до ст. 135 Сімейного кодексу України або свідоцтво про смерть батька дитини чи рішення суду про позбавлення його батьківських прав, визнання безвісно відсутнім чи оголошення померлим (для підтвердження статусу «одинока мати»).

Зверніть увагу: у ч. 5 ст. 19-1 Закону про відпустки та у пп. 6–9 Порядку №693 передбачені різні строки для подання документів, що підтверджують народження дитини. Так, у ч. 5 ст. 19-1 Закону про відпустки вказано про подання копії документа, необхідного для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтва про народження дитини протягом 30 к. дн. з дня виходу в таку відпустку. А у пп. 6–9 Порядку №693 такі документи та інші документи потрібно подати під час подання заяви про надання відпустки.

Окремо про «3 місяці» та «104 дні»

Надання відпустки прив’язане до дня народження дитини: надати відпустку «до» або наступного року неможливо. При цьому відпустка надається не пізніше ніж протягом 3 місяців з дня народження дитини і має бути використана працівником не пізніше 104-го дня з дня народження дитини. І тут важливо знати правила визначення строків, передбачені трудовим законодавством.

Так, строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця (ч. 3 ст. 241-1 КЗпП). Але коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день (ч. 3 ст. 241-1 КЗпП).

Як це працює, покажемо на прикладі.

Дитина народилася 01.05.2025. Відпустка при народженні дитини має бути надана не пізніше 01.08.2025 (перебіг строку закінчується у відповідне число останнього місяця строку - 01.05.2025 + 3 місяці). А використана така відпустка має бути не пізніше 13.08.2025 (перебіг строку починається з наступного дня, тобто з 02.05.2025 + 104 к.дн.). Якщо надати відпустку строком 14 к. дн. в останній день 3-місячного строку (01.08.2025), то відпустка закінчиться після 104-го дня (14.08.2025). Але роботодавець не може зменшувати тривалість відпустки.

Проєкт ТКУ та відпустка при народженні дитини

Надання одноразової оплачуваної відпустки при народженні дитини (дітей) буде врегульовано у ст. 148 ТКУ. Вона так само надаватиметься тривалістю до 14 днів, без урахування святкових днів. Та й інших розбіжностей у порівнянні із поточним станом речей ми не виявили.

Висновки

1. Відпустка при народженні дитини – це соціальна відпустка: на неї не поширюються правила для щорічних відпусток.
2. Максимальна тривалість відпустки – 14 к. дн.
3. Відпустка має бути надана не пізніше ніж протягом 3 місяців і використана не пізніше 104-го дня з дня народження дитини.
4. Претендент на відпустку, окрім заяви, має пред’явити додаткові документи.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява матері дитини, яка не перебуває в шлюбі, для відпустки при народженні дитини

Заява про надання відпустки чоловіку при народженні дитини (у ФОП)

Наказ про надання відпустки чоловіку при народженні дитини (у ФОП)

Наказ про надання відпустки директору при народженні дитини

Заява про надання відпустки чоловіку при народженні дитини

Наказ про надання відпустки чоловіку при народженні дитини

Довідник:

Документи для оформлення відпустки при народженні дитини

Статті та консультації на тему:

Відпустка по вагітності та пологах: як оформити

Новий декрет під час відпустки до 3 років: варіанти оформлення

Додаткова відпустка батьку при народженні дитини: як правильно табелювати

Чи переносити відпустку при народженні дитини у разі хвороби працівника