Аудит відпусток наприкінці року – про що слід подбати

Порядок аудиту

Під час аудиту кадровику варто перевірити:

1. норми колективного договору щодо тривалості щорічних відпусток (у разі укладення колдоговору на підприємстві);
2. положення про відпустки (за наявності);
3. виконання графіка  відпусток; журнали реєстрації відпусток;
4. накази про надання відпусток;
5. особові справи;
6. особові картки П-2.

Одна з основних цілей проведення аудиту – формування резерву відпусток. Бухгалтери  повинні створювати резерв для планування витрат на оплату відпускних, рівномірного їх розподілення, забезпечення своєчасної оплати щорічних відпусток працівників і проведення розрахунку при звільненні. Адже підприємство зобов’язане оплатити весь час відпочинку працівникам,  які бажають реалізувати своє право на відпустку (ч. 5 ст. 115 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП), а також своєчасно виплатити компенсацію за всі невикористані дні відпусток при звільненні (ч. 1 ст. 83 КЗпП). На допомогу бухгалтерам кадровики, своєю чергою, повинні підрахувати невикористані дні відпусток працівників підприємства. Обов’язок провести аудит за потреби можна закріпити наказом.

На відміну від графіка відпусток, до якого вносять всі види відпусток, на які має право працівник, для підрахунку невикористаних днів враховують лише відпустки, які компенсуються при звільненні, а саме:

1. щорічні (основна та додаткова);
2. соціальні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

До підрахунку беремо залишки відпусток всіх працівників: основних, сумісників (внутрішніх і зовнішніх), працівників, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до трьох (шести) років, мобілізованих, контрактників тощо.  Звісно, в цьому списку немає тих, хто працює за договорами цивільно-правового характеру, адже вони не перебувають в трудових відносинах з роботодавцем, відповідно й права на відпустки не мають.

Невикористані дні відпусток рахуємо станом на 31 грудня поточного року.

Під час підрахунку кількості невикористаних днів врахуйте такі нюанси:

1. Для резерву відпусток потрібно знайти невикористані дні відпусток за весь період роботи працівника.
2. Варто  визначати не просто загальну  кількість днів, а кількість днів відпусток кожного працівника, а далі й кількість днів невикористаних відпусток  за підрозділами  підприємства.
3. За працівниками,  які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, визначаємо кількість невикористаних днів відпустки за весь період роботи до дати початку відпустки по догляду.
4.  За мобілізованими працівниками, а також тими, хто служить в ЗСУ на контрактних умовах, залишки відпусток рахуємо на 18.07.2022.  Адже з 19.07.2022 чинні зміни, внесені до ст. 82 КЗпП Законом України від 01.07.2022 № 2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин». Зміни передбачають, що час, коли за працівниками, призваними на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом, зберігалися місце роботи й посада на підприємстві, на час призову не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.
5. Працівникам, які після 23.12.2023 брали відпустку без збереження зарплати, у стажі для щорічних відпусток не враховуємо кількість днів відпусток без збереження зарплати за сімейними обставинами, на період дії воєнного стану, а також 90 календарних днів працівникам, які виїхали за кордон (див. ч. 2 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» та ч. 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
6. Під час підрахунку врахуйте особливості надання щорічних додаткових відпусток. Якщо на підприємстві є шкідливі умови та за результатами атестації робочих місць працівники мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими умовами праці, то їх тривалість також залежить від кількості днів відпусток без збереження зарплати, можливих простоїв, періодів призупинення трудових відносин тощо. Адже в ці періоди працівник не перебував у шкідливих умовах.

Приклади розрахунку невикористаних днів відпусток

Приклад 1. Лікар-анестезіолог має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн. та на щорічну додаткову відпустку за роботу з підвищеним нервово-емоційним навантаженням – 11 к. дн. (разом 35 к. дн.).

Робочий період – з 19.09.2023 по 18.09.2024. За попередні роки щорічні відпустки використані повністю. За поточний робочий рік він перебував у щорічній основній відпустці 19 к. дн.

 У листопаді 2023 року лікар-анестезіолог перебував 5 к. дн. у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін.  Але  під час визначення стажу цей факт до уваги не беремо. Адже  в листопаді 2023 року такі відпустки зараховували до стажу для щорічних.

Упродовж 2024 року лікар перебував у відпустках без збереження зарплати за сімейними обставинами в січні, травні та серпні сумарно 15 к. дн. Ці дні відраховуємо  зі стажу для щорічної відпустки.

Розрахуємо кількість невикористаних відпусток за робочий рік 19.09.2023 – 18.09.2024:

1. за робочий рік лікар має право на 35 к. дн. відпустки : 366 х (366 - 15) = 34 к. дн.;
2. використано 19 к. дн.;
3. на 18.09.2024 невикористаних днів щорічних відпусток: 34 к. дн. - 19 к. дн. = 15 к. дн.

З 19.09.2024 розпочинається новий робочий рік. У жовтні 2024 року працівник на 2 к. дн. брав відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами.

З 19.09.2024 по 31.12.2024 – всього 104 дні стажу для щорічних відпусток.

Розрахуємо кількість невикористаних відпусток станом на 31.12.2024:

35 к. дн. : 365 к. дн. х (104 к. дн. – 2 к. дн.) = 10 к. дн.

Всього станом на 31.12.2024 лікар-анестезіолог має 15 к. дн. + 10 к. дн. = 25 к. дн. невикористаних щорічних відпусток.

Скористайтеся нашим «Калькулятором днів щорічних відпусток». За його допомогою  Ви швидко та легко обчислите кількість днів щорічних (основної та додаткової) відпусток, на яку має право працівник

Приклад 2. Технік-дозиметрист працює в умовах іонізуючого випромінювання та за результатами атестації робочих місць має щорічну додаткову відпустку 11 к. дн. Таким чином, він має право на 35 календарних днів щорічної відпустки.

Робочий період – з 01.08.2023 по 31.07.2024. За попередні роки щорічні відпустки використані повністю. За поточний робочий рік перебував у щорічній основній відпустці 24 к. дн.

З 01.09.2023 по 25.12.2023 весь відділ, в якому він працює, перебував  у простої не з вини працівників без обов’язку присутності на робочому місці.

 У період простою технік-дозиметрист не працював  у шкідливих умовах, проте за ним зберігали робоче місце та зарплату у розмірі не менше 2/3 (ч. 1 ст. 113 КЗпП). Отже, період простою зараховуємо до стажу для щорічної основної відпустки, а до стажу для щорічної додаткової відпустки не зараховуємо.

Розрахуємо кількість днів невикористаної щорічної додаткової відпустки за робочий рік 01.08.2023 – 31.07.2024:

11 к. дн. : 366 к. дн. х (366 к. дн. - 116 к. дн. простою) = 8 к. дн.

Отже,  внаслідок простою тривалість щорічної додаткової відпустки  скоротилася на 3 к. дн.

Розрахуємо кількість невикористаних відпусток станом на 31.12.2024:

35 к. дн. : 365 к. дн. х 153 к. дн. = 15 к. дн.

 Станом на 31.12.2024 технік-дозиметрист має право всього на 23 к. дн. (8 к. дн. + 15 к. дн.) невикористаних щорічних відпусток.

Приклад 3. Брат медичний працює з 01.11.2022. Має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн.  і щорічну додаткову відпустку за роботу з підвищеним нервово-емоційним навантаженням 7 к. дн. (разом 31 к. дн.).

За період з 01.11.2022 по 31.10.2023 перебував у щорічній основній відпустці тривалістю 14 календарних днів з 04.12.2023 по 17.12.2023.

З 02.05.2024 мобілізований до лав ЗСУ.

Розрахуємо кількість невикористаних днів щорічних відпусток з початку його роботи:

За період з 01.11.2022 по 31.10.2023: 31 к. дн. – 14 к. дн. = 17 к. дн.

За період з 01.11.2023 по 02.05.2024: 31 к. дн. : 366 к. дн. х 183 к. дн.  у періоді = 16 к. дн.

Грошову компенсацію за невикористані дні медбрат не встиг отримати, тому всі 33 к. дн. (17 к. дн. + 16 к. дн.) враховуємо до резерву відпусток.

Висновки

1. Обов’язково проводьте аудит відпусток наприкінці року.
2. Для створення резерву відпускних підраховуйте невикористані дні лише щорічних (основної й додаткової) та «дитячих» відпусток.
3. Для коректного розрахунку залишків відпусток уважно слідкуйте за періодами та відповідними змінами законодавства.

Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про проведення внутрішнього аудиту щорічних відпусток

Брошури та чеклісти:

Золота колекція кадровика «Поради та зразки для проведення аудиту відпусток-2023 + Складання графіка відпусток-2024»