Хто зобов’язаний складати графік відпусток?
Графік відпусток є обов’язковим документом для роботодавців. Його наявність передбачена ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП):
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.
Стаття 10 Закону про відпустки наводить правила надання щорічних відпусток. Тож у графіку обов’язково слід зазначати щорічні відпустки. Всі інші види відпусток (наприклад, соцвідпустка на дітей, «бойова» відпустка) плануються у графіку відпусток за бажанням роботодавця.
Водночас роботодавець має скласти графік відпусток незалежно від кількості найманих працівників, тобто норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана й у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три особи (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).
Мати графік відпусток потрібно і ФОПу з найманими працівниками.
В який строк слід скласти графік відпусток?
Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки. Як правило, його складають напередодні нового календарного року. Однак скласти графік відпусток на 2025 рік слід не пізніше 5 січня 2025 року. Це визначено в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213.
З огляду на те, що 5 січня 2025 – неділя, граничною датою для складання графіка відпусток є 3 січня 2025-го. Водночас, якщо щорічна відпустка буде надаватися з 1 січня 2025 року, то графік відпусток на 2025 рік слід затвердити до 17 грудня 2024 року, оскільки роботодавець повинен виконати свій обов’язок і попередити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні (ст. 10 Закону про відпустки).
Увага! Календар кадровика від kadroland нагадає про строки для складання графіка відпусток (у ньому ми згадали обидві наведені дати)
Хто складає графік відпусток?
Як правило, складання графіка відпусток належить до функціональних обов’язків працівників відділу кадрів. Але це може бути й інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення кадрової документації. За потреби допомагають у складанні загального графіка відпусток керівники структурних підрозділів, або особи яких такі керівники уповноважують на збирання і надання інформації працівнику відділу кадрів. Звісно ж зібрати потрібну інформацію можна й за допомогою електронних засобів комунікації, зокрема, Форм від Google тощо.
Яка відповідальність за відсутність графіка відпусток?
Відсутність графіка відпусток може бути розцінена як інші порушення трудового законодавства (лист Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 № 191/10/136-15). Тож роботодавцю може загрожувати фінансовий штраф в розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення (наразі це 8 000 грн).
Увага! Під час воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовують (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Тобто, під час дії воєнного стану саме фінансові санкції (ст. 265 КЗпП) за відсутність графіка відпусток не стягуватимуть, якщо підприємство виконає припис та усуне правопорушення
За якою формою складати графік відпусток?
Форма графіка відпусток не затверджена на нормативному рівні, його складають у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Складаючи графік, слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації. Водночас враховуйте таке.
Графік відпусток – це локальний нормативний акт підприємства, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме до цієї групи управлінських документів його віднесено згідно з класифікатором управлінської документації НК 010:2021
Як правило, у графіку відпусток зазначають:
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника.
- Найменування структурного підрозділу (відділу, служби).
- Посада.
- Вид відпустки. Зверніть увагу, в Законі про відпустки та у КЗпП мова йде про щорічні відпустки, тобто для щорічних відпусток графік треба складати обов’язково – це пряма норма ст. 10 Закону про відпустки. Проте, як уже відзначалося вище, роботодавець за бажанням можете додати до графіка всі види оплачуваних і обов’язкових відпусток, на які мають право працівники (наприклад, соцвідпустку на дітей). А ось відпустки, надання яких неможливо спланувати (наприклад, навчальні відпустки), до графіка не додають.
- Період, за який надається відпустка (вказати робочий (якщо йдеться про щорічні відпустки) або календарний (якщо йдеться про інші оплачувані відпустки) рік).
- Місяць початку відпустки (інколи — також місяць її закінчення або конкретну дату початку відпустки (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)) або конкретні дати початку і закінчення відпустки.
- Тривалість відпустки в календарних днях.
- Примітка (наприклад, на випадок перенесення).
Можна передбачити й інші графи, якщо у цьому буде потреба.
Після табличної частини графік відпусток підписує відповідальна особа, як правило, це начальник або працівник відділу кадрів.
Як складати та затверджувати графік відпусток?
Складання та затвердження графіку відпусток можна подати у вигляді п'яти кроків.
Крок 1. Видання наказу про підготовку складання графіка.
Перед тим, як розпочати роботу зі складання графіка, керівник підприємства видає наказ про початок розроблення графіків відпусток. В наказі зазначають:
- загальну інформацію про підготовку до складання графіка;
- надання відповідальною особою форму графіка та необхідну інформацію для планування відпусток працівникам;
- строки узгодження періодів надання щорічних відпусток;
- осіб, відповідальних за збирання і надання інформації;
- строки складання проєкту графіка відпусток, погодження з профспілкою та подання на затвердження керівнику підприємства.
Крок 2. Узгодження періодів надання відпусток.
При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку (ст. 10 Закону про відпустки). За допомогою графіка відпусток визначається черговість відпочинку працівників підприємства протягом року з урахуванням як їх особистих інтересів, так й інтересів виробництва.
Тобто надання відпустки має бути спланованим та узгодженим. Тож на цьому етапі працівники вибирають бажану дату відпустки у 2025 році та погоджують її із безпосереднім керівником або керівником структурного підрозділу.
Плануючи період надання відпусток, слід враховувати наступні моменти:
- Щорічні відпустки надаються всім працівникам, як тим, що працюють за основним місцем роботи, так і сумісникам, працівникам з якими укладено строковий або безстроковий трудовий договір. Причому внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати в графіку відпусток окремо за основним місцем роботи та окремо за сумісництвом. Не потрібно включати до графіка лише працівників, з якими укладено договір цивільноправового характеру, оскільки таким працівникам відпустки не надаються, бо вони не перебувають у трудових відносинах зі своїми роботодавцями.
- Певні категорії працівників мають право на використання щорічних відпусток у зручний для них час.
- Окремим працівникам щорічна відпустка повної тривалості може надаватись і до настання 6-місячного терміну роботи. Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки, щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року.
- У графіку відпусток можуть бути не тільки щорічні відпустки за поточний робочий рік, а й накопичені відпустки за минулі робочі роки.
- Спосіб збирання інформації, необхідної для складання графіка відпусток, на нормативному рівні не врегульовано. Це можна зробити в будь-якій зручній для роботодавця і працівників формі.
Крок 3. Складання графіка відпусток.
Після отримання інформації про періоди використання щорічних відпусток у 2025 році кадровик переходить до складання графіка відпусток на цей рік.
Крок 4. Погодження та затвердження графіка відпусток.
У ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки передбачений обов’язок погодження графіка відпусток із профспілкою та затвердження роботодавцем.
Тож проєкт графіка відпусток має бути погоджений з первинною профспілковою організацією (профспілковим представником). Якщо профспілки на підприємстві немає, графік відпусток слід погодити з особою, уповноваженою трудовим колективом захищати права працівників
Існують два варіанти затвердження графіка відпусток.
Варіант 1. Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання керівником грифа затвердження. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата і номер). Такий варіант вибирають, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок.
Варіант 2. Затвердження графіка відпусток наказом. Зазначений наказ має бути наказом з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіка відпусток вносять також наказами.
Крок 5. Ознайомлення працівників.
Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Це передбачено ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП. Але законодавство не визначає, яким чином це зробити (усно чи письмово). На нашу думку, найкраще ознайомити працівників із графіком письмово. Це також можна зробити різними способами (яким саме – краще передбачити вашими локальними документами).
Можна підготувати лист-ознайомлення з графіком відпусток на окремому аркуші, на якому працівники будуть проставляти свої підписи та дату ознайомлення. Інший спосіб – передбачити окрему графу в графіка відпусток, в якій працівники проставляють свої підписи.
Увага! Ознайомлення працівника з графіком відпусток під підпис не є повідомленням про дату початку відпустки. Тож роботодавець також повинен додатково повідомити письмово працівника про конкретну дату початку відпустки за 2 тижні
Висновки
- У роботодавця має бути розроблений графік відпусток на 2025 рік. Виняток становлять роботодавці у районах активних бойових дій.
- Форма графіку відпусток – довільна.
- Графік відпусток має бути затверджений директором або наказом.
- Графік відпусток погоджується з профспілкою.
- Працівників потрібно ознайомити із графіком відпусток під підпис.
Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про підготовку графіка відпусток
Наказ про затвердження графіка відпусток на 2024 рік
Графік відпусток затверджений директором
Графік відпусток затверджений наказом директора
Стаття на тему:
Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та як оформити
Відео на тему:
Усе про кадрові документи: реквізити за ДСТУ 4163:2020, від створення до архівації
Внутрішній аудит кадрових документів: типові помилки та їх швидке виправлення
Брошури та чеклісти:
Енциклопедія кадровика «Щорічна відпустка 2024/2025: графік відпусток, компенсація, стаж»
Помічник кадровика «Графік відпусток-2024: правила, кейси, рекомендації»