👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Ні, жодного роботодавця не оштрафують.
Нагадаємо, що у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.
Так, відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):
- працівником особисто;
- працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
- страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Як бачимо, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.
Зауважимо, що чинним законодавством не встановлено обов'язку для роботодавця при прийнятті працівника на роботу перевіряти, чи відсканована / оцифрована трудова книжка працівника попереднім роботодавцем. Також немає обов'язку сканувати чи оцифровувати трудову книжку новоприйнятого працівника.
Це також стосується роботодавців, в яких досі зберігаються трудові книжки працівників.
Крім того, нагадуємо, що ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України визначено перелік дій, які має виконати роботодавець при звільненні працівника. Причому такий перелік є вичерпним, і оцифрування чи сканування трудових книжок сюди не входить.
Отже, при звільненні працівника роботодавець також може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати трудову книжку працівника.
Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо
Також зауважимо, що чинним законодавством не передбачено відповідальності за не передачу сканкопій чи неоцифрування трудових книжок працівників.
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Мінікурси на тему:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті на тему:
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу