Звільнення працівника: що обовʼязково перевірити кадровику

1. Визначаємо підставу звільнення
2. Готуємо заяву та наказ
3. Визначаємо дату звільнення
4. Відображаємо звільнення в об'єднаній звітності
5. Готуємося до перевірки

Крок 1. Визначаємо підставу звільнення

Перш ніж готувати наказ на звільнення чи прораховувати компенсацію, потрібно визначити, відповідно до якої підстави звільняється працівник. Від обраної статті КЗпП залежить зміст наказу, дата звільнення, перелік документів, які потрібно видати, а також ваша захищеність у разі перевірки або судового спору.

Найпоширеніші підстави:

1. за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП);
2. за власним бажанням (ст. 38 КЗпП);
3. у зв’язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП);
4. переведення до іншого роботодавця (п. 5 ст. 36 КЗпП);
5. за ініціативою роботодавця – статті. 40, 41 КЗпП містять чимало різноманітних підстав;
6. інші обставини (наприклад, смерть працівника, неможливість виконання роботи через стан здоров'я, згідно з медичним висновком, рішення суду тощо)

Увага! У період дії воєнного стану діють особливі умови (Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Наприклад, працівника можна звільнити без згоди профспілки, але не за всіма підставами. Варто щоразу перевіряти актуальну редакцію норм

Крок 2. Готуємо заяву та наказ

Коли підстава визначена, настає час оформлювати документи на звільнення. Заява працівника – перший документ, який запускає процедуру звільнення за його ініціативою. Вона має бути власноруч написана, містити чіткі формулювання, дату та підпис.

Наприклад:

Прошу звільнити мене за власним бажанням з 28 серпня 2025 року.

У деяких випадках (наприклад, за угодою сторін) ініціатором може бути й роботодавець. Тоді сторони погоджують умови письмово або в окремому документі.

Після заяви готується наказ про звільнення. Його можна оформити за типовою формою № П-4 або у довільній формі, якщо така затверджена у вашій кадровій документації. Обов’язково зазначається:

1. ПІБ працівника;
2. посада;
3. підстава звільнення (із посиланням на норму КЗпП);
4. дата звільнення.

Працівника обов’язково ознайомлюють з наказом під підпис – у день звільнення або раніше.

Крок 3. Визначаємо дату звільнення

Дата звільнення – критичний момент. Вона фігурує в наказі, об’єднаній звітності, розрахункових документах, паперовій трудовій книжці. Вона може збігатися з останнім робочим днем, або ж із завершенням відпустки, лікарняного, періоду простою.

Ось кілька типових сценаріїв:

1. Якщо працівник відпрацьовує 2 тижні – дата звільнення = останній день роботи.
2. Якщо працівник йде у відпустку з подальшим звільненням – датою звільнення вважається останній день відпустки.
3. Якщо працівник захворів – звільнення переноситься до завершення періоду тимчасової непрацездатності.
4. Звільнення за ініціативою роботодавця: дата має відповідати моменту, коли завершено всі процедури, включно з отриманням пояснень (або актом про їх відмову).

Увага! Не плутайте дату наказу та дату звільнення – це можуть бути різні дати

Крок 4. Видаємо необхідні документи

У день звільнення працівник має отримати весь пакет документів, передбачений законодавством. Це пряма вимога КЗпП. Якщо документи не видано вчасно, роботодавець ризикує отримати не лише скаргу від працівника, а й штраф під час перевірки Держпраці. Саме в цей день працівник повинен отримати: розрахунок + всі документи, передбачені законодавством.

Ось перелік документів, які мають бути видані в день звільнення або належно оформлені кадровиком у цей період:

1. Заява на звільнення працівника – підписана і завізована, з фіксацією дати подання.
2. Наказ про звільнення – оформлений згідно з обраною підставою, з підписом керівника та ознайомленням працівника під підпис.
3. Копія наказу, завірена встановленим чином, видається працівнику в день звільнення.
4. Повідомлення про нараховані та виплачені суми – надається працівнику в той самий день, незалежно від того, звернувся він із запитом чи ні.
5. Запис у трудовій книжці (якщо книжка паперова та зберігається на підприємстві) та її видача працівнику під підпис у книзі обліку руху трудових книжок.
6. Особова картка працівника (форма № П-2), в яку кадровий фахівець вносить запис про звільнення, дату та підпис працівника про ознайомлення.
7. Повний розрахунок з працівником: у день звільнення працівнику виплачується заробітна плата за відпрацьований період і компенсація за невикористані дні відпусток, що підлягають відшкодуванню. Розрахунок компенсації проводиться відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.
8. Повідомлення до ПФУ про звільнення – обов’язкове для підприємств, які мають статус об’єктів критичної інфраструктури.
9. Повідомлення в ТЦК – подається у встановлений термін, якщо звільняється військовозобов’язаний працівник, керівник підприємства або особа відповідальна за ведення військового обліку

Увага! Відсутність будь-якого з цих документів або їх оформлення «заднім числом» – типовий привід для штрафу при перевірці

Крок 5. Відображаємо звільнення в об'єднаній звітності

Після оформлення наказу та проведення всіх розрахунків, важливо правильно відобразити факт звільнення у податковій звітності. Це дозволить уникнути штрафів та забезпечить правильний страховий стаж працівника.

Для цього використовується Податковий розрахунок, а саме його додатки:

1. Додаток Д5 – зазначаємо дату звільнення, номер наказу та підставу (статтю КЗпП). Інформацію про звільнення потрібно подати у складі Податкового розрахунку за той місяць, у якому відбулася подія.
2. Додаток Д1 – відображаємо всі суми зарплати та компенсацій, нарахованих у місяці звільнення. Важливо правильно вказати кількість календарних днів перебування у трудових відносинах.
3. Додаток 4ДФ – відображаємо остаточний дохід працівника, включаючи всі розрахункові суми та утримані податки (ПДФО та ВЗ).

Правильне заповнення цих додатків гарантує, що звільнення буде офіційно зафіксовано, а у компанії не виникне проблем під час перевірок.

Крок 6. Готуємося до перевірки

Працівники нерідко звертаються зі скаргами саме після завершення трудових відносин, тому важливо бути готовими, що інспектори Держпраці матимуть інтерес до цієї ділянки.

Ось типові порушення, які найчастіше привертають увагу інспекторів:

1. звільнення «заднім числом»;
2. відсутність компенсації за відпустку;
3. невидача довідки або наказу;
4. розбіжності між наказом і звітністю;
5. відсутність письмових підтверджень (підписів, копій).

Увага! Зберігайте всі документи у кадровій справі, бажано також у скан-копіях – це допоможе швидко підтвердити правомірність дій під час перевірки.

Крок 7. Оформлюємо звільнення легко – у SMARTFIN

У SMARTFIN ви можете оформити звільнення працівника без зайвих складнощів – чітко, швидко й у повній відповідності до вимог законодавства.

У день звільнення в системі SMARTFIN ви зможете:

1. сформувати наказ про звільнення;
2. провести остаточний розрахунок: зарплата, компенсація за відпустку тощо;
3. автоматично підготувати повідомлення про нараховані та виплачені суми (для видачі працівнику);
4. внести запис в особову картку працівника;
5. закрити період у табелі обліку робочого часу;
6. автоматично сформувати звітність.

Усі дії виконуються в одному інтерфейсі – без дублювання в Excel чи ручного підрахунку, автоматично та без помилок.

Спробуйте на практиці, як це працює – реєструйтеся сьогодні!

SMARTFIN – інструмент, що економить час і дає впевненість у правильності кожного кроку при роботі з найманими працівниками.

Джерело: SMARTFIN.UA