Як зазначає адвокатка Ганна Лисенко, ідеальний штатний розпис – це не просто перелік посад, окладів, а системний кадровий документ, що відповідає вимогам законодавства, потребам управління персоналом та передбачає майбутні ризики.
Тож, на думку Ганни Лисенко, мають бути такі складові штатного розпису:
1.Структура підприємства і структурні підрозділи
Штатний розпис має відображати фактичну організаційну структуру підприємства:
- перелік структурних підрозділів;
- посад;
- підпорядкованість між ними.
Посади групуються за структурними підрозділами (департаменти, відділи, управління, цехи тощо). Хоча трудове законодавство не містить визначення «структурний підрозділ», його використання передбачене правилами діловодства та національними стандартами (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, ДСТУ 4163:2020).
Структурні підрозділи можуть бути:
- за функціями: адміністративні / виробничі / сервісні / допоміжні;
- за рівнем: основні / внутрішні / відокремлені (філії, представництва).
2. Кількість і назви посад
У штатному розписі зазначаються всі наявні на підприємстві посади із вказівкою кількості штатних одиниць за кожною з них.
Включаються лише штатні одиниці (у тому числі за сумісництвом, неповний робочий час, дистанційна робота). Роботи за цивільно-правовими договорами не відображаються.
Назви посад мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010
Допускається деталізація назв посад за категоріями або похідними назвами (головний, старший, провідний). А за потреби із категоріями.
Наприклад,
якщо в лікарні є посади «Лікар-хірург вищої категорії» та «Лікар-хірург без категорії», їх слід прописати окремо, адже категорія це частина назви посади.
Прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються.
Посади поза штатом не передбачені трудовим законодавством. Такі «позаштатні посади» неможливі, бо суперечать базовим принципам оформлення трудових відносин.
3. Посадові оклади
Для кожної посади встановлюється місячний посадовий оклад за повну ставку, незалежно від фактичної зайнятості конкретного працівника.
При формуванні окладів слід враховувати, що:
- оклад за повну ставку не може бути нижчим за мінімальну заробітну плату;
- працівники на одній посаді (без урахування категорій) повинні мати однаковий оклад;
- зменшення окладу є зміною істотних умов праці та потребує дотримання процедури, передбаченої ст. 32 КЗпП.
4. Затвердження та внесення змін
Штатний розпис набуває чинності лише після затвердження керівником або іншою уповноваженою особою шляхом видання відповідного наказу або рішення засновника.
Повноваження щодо затвердження і внесення змін визначаються статутними документами підприємства. Зміни до штатного розпису оформлюються окремим наказом (або рішенням засновника).
Дата затвердження не тотожна даті введення в дію, яка має бути визначена заздалегідь з урахуванням:
- відсутності або наявності змін істотних умов праці;
- скорочення чисельності чи штату;
- виконання судових рішень про поновлення на роботі.
Штатний розпис належить до організаційно-розпорядчої документації. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, прямо відносять штатний розпис до організаційних документів, які підлягають обов'язковому створенню, затвердженню керівником та зберіганню
Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко
