
Інше
14.01.2026
Штатний розпис: 4 ключові елементи, які не можна пропустити
Від структури підрозділів до посадових окладів – штатний розпис має бути повним і законним. Адвокатка Ганна Лисенко роз’яснила, як скласти ідеальний документ, який відповідає трудовому законодавству

Як зазначає адвокатка Ганна Лисенко, ідеальний штатний розпис – це не просто перелік посад, окладів, а системний кадровий документ, що відповідає вимогам законодавства, потребам управління персоналом та передбачає майбутні ризики.
Тож, на думку Ганни Лисенко, мають бути такі складові штатного розпису:
1.Структура підприємства і структурні підрозділи
Штатний розпис має відображати фактичну організаційну структуру підприємства:
- перелік структурних підрозділів;
- посад;
- підпорядкованість між ними.
Посади групуються за структурними підрозділами (департаменти, відділи, управління, цехи тощо). Хоча трудове законодавство не містить визначення «структурний підрозділ», його використання передбачене правилами діловодства та національними стандартами (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, ДСТУ 4163:2020).
Структурні підрозділи можуть бути:
- за функціями: адміністративні / виробничі / сервісні / допоміжні;
- за рівнем: основні / внутрішні / відокремлені (філії, представництва).
2. Кількість і назви посад
У штатному розписі зазначаються всі наявні на підприємстві посади із вказівкою кількості штатних одиниць за кожною з них.
Включаються лише штатні одиниці (у тому числі за сумісництвом, неповний робочий час, дистанційна робота). Роботи за цивільно-правовими договорами не відображаються.
Назви посад мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010
Допускається деталізація назв посад за категоріями або похідними назвами (головний, старший, провідний). А за потреби із категоріями.
Наприклад,
якщо в лікарні є посади «Лікар-хірург вищої категорії» та «Лікар-хірург без категорії», їх слід прописати окремо, адже категорія це частина назви посади.
Прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються.
Посади поза штатом не передбачені трудовим законодавством. Такі «позаштатні посади» неможливі, бо суперечать базовим принципам оформлення трудових відносин.
3. Посадові оклади
Для кожної посади встановлюється місячний посадовий оклад за повну ставку, незалежно від фактичної зайнятості конкретного працівника.
При формуванні окладів слід враховувати, що:
- оклад за повну ставку не може бути нижчим за мінімальну заробітну плату;
- працівники на одній посаді (без урахування категорій) повинні мати однаковий оклад;
- зменшення окладу є зміною істотних умов праці та потребує дотримання процедури, передбаченої ст. 32 КЗпП.
4. Затвердження та внесення змін
Штатний розпис набуває чинності лише після затвердження керівником або іншою уповноваженою особою шляхом видання відповідного наказу або рішення засновника.
Повноваження щодо затвердження і внесення змін визначаються статутними документами підприємства. Зміни до штатного розпису оформлюються окремим наказом (або рішенням засновника).
Дата затвердження не тотожна даті введення в дію, яка має бути визначена заздалегідь з урахуванням:
- відсутності або наявності змін істотних умов праці;
- скорочення чисельності чи штату;
- виконання судових рішень про поновлення на роботі.
Штатний розпис належить до організаційно-розпорядчої документації. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, прямо відносять штатний розпис до організаційних документів, які підлягають обов'язковому створенню, затвердженню керівником та зберіганню
Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Військовий облік
20.10.2026
Штрафи та інша відповідальність у питаннях військового обліку
Ви знаєте, що за порушення у порядку ведення військового обліку передбачені великі штрафи. Ми знаємо, що ці штрафи вас дуже лякають і це можна зрозуміти. Натомість, лякає зазвичай невідоме. Тому пропонуємо розібрати усі важливі нюанси, щоб зменшити кількість невідомого

Соціальне страхування / Пенсії
20.10.2026
7000 грн на місяць під час вагітності та для догляду за дитиною: як оформити виплати в «Дії» з 20 жовтня
Оформити два види допомоги для родин із дітьми відтепер можна онлайн. Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами становить 7000 грн на місяць, а для догляду за дитиною до року – також 7000 грн, або 10 500 грн для родин із дитиною з інвалідністю

Охорона праці
20.10.2026
Після 4 грудня «жовта» тривога: чи може роботодавець змусити працівників працювати без укриття
До 4 грудня підприємства без укриттів ще можуть користуватися перехідним механізмом для продовження роботи за «жовтого» рівня за погодженням із трудовим колективом. Що зміниться після завершення цього строку та чи можна буде залишати працівників на робочих місцях без належного захисту

Бронювання
20.10.2026
Критично важливе підприємство можуть позбавити статусу: коли це станеться
Укртрансбезпека постійно моніторить дотримання підприємствами вимог для збереження статусу «важливих для національної економіки». У разі виявлення невідповідності критеріям, галузевим вимогам або зловживань Комісії можуть запропонувати скасувати статус

Військовий облік
20.10.2026
Відстрочка від мобілізації: пропонують змінити правила для батьків, доглядальників і студентів
В мережі з’явився текст законопроєкту, яким пропонують змінити одразу кілька підстав для відстрочки за ст. 23 Закону про мобілізацію – від виховання дітей і догляду за родичами до підстав для подружжя осіб з інвалідністю та здобувачів освіти. Водночас законопроєкт ще не зареєстрований у Верховній Раді

Лікарняні / Страховий стаж
20.10.2026
Донори крові зберігають право на 100% оплату лікарняних: роз’яснення Мінсоцполітики
Працівники, які набули право на 100% оплати лікарняних як донори до 25 січня 2026 року, можуть і надалі отримувати виплати за спеціальними правилами. Мінсоцполітики роз’яснило, як застосовувати перехідні положення Закону №931

Військовий облік
20.10.2026
Не лише бронювання: Уряд перевірить, скільки військовозобов’язаних залишаються поза військовим обліком
В Україні мають перевірити, скільки громадян не перебувають на військовому обліку та скільки військовослужбовців самовільно залишили частину. Відповідне доручення дав прем’єр-міністр Сергій Корецький

Охорона праці
20.10.2026
Наказ про проведення стажування працівника
Наказ про проведення стажування на робочому місці визначає строк стажування працівника, відповідальну особу та порядок його проведення. У документі також зазначають умови перевірки знань і допуску працівника до самостійної роботи після завершення стажування.

Військовий облік
20.10.2026
Продовження відстрочки до 28 січня 2027 року: відповіді адвоката на 8 важливих запитань
Чи продовжиться відстрочка автоматично, чи потрібно звертатися до ЦНАПу і що робити, якщо «Резерв+» не показує нового строку? Адвокат Дар’я Тарасенко роз’яснила, як перевірити відстрочку та які варіанти дій є у військовозобов’язаних

Оплата праці
20.10.2026
Робота в укритті під час повітряної тривоги: чи має роботодавець оплачувати цей час повністю
Працівники продовжують виконувати свої обов’язки в укритті під час повітряної тривоги, але роботодавець відмовляється повністю оплачувати цей час. У Держпраці пояснили, чи правомірно це та як оплачувати роботу в укритті

Охорона праці
20.10.2026
Закон про безпеку праці під загрозою вето: профспілки пояснили, що не так із новими правилами
ФПУ закликає Президента накласти вето на ухвалений Закон про безпеку та здоров’я працівників на роботі. Профспілки заявляють про звуження прав, пільг і гарантій працівників та вимагають доопрацювати документ за участю соціальних партнерів

Ранковий кадровик
20.10.2026
Про «Резерв+» для жінок, скасування броні, Закон для ВПО, запізнення через тривогу, відмову від перевірок, зберігання роздруківок 🙋♀️ Ранковий кадровик від 20.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору











