Підвищення кваліфікації з військового обліку: як захиститися за відсутності фінансування

1. Окреслюємо проблему
2. Розбираємося із законодавчими вимогами
3. Алгоритм захисту бюджетної установи від вимог ТЦК, коли фінансування не передбачається
4. Висновки

Окреслюємо проблему

Часто густо доводиться чути від фахівців з військового обліку бюджетних установах, що:

Наш Департамент ніяк не реагує на необхідність навчання фахівців з ВО

Моя бухгалтерія безпосередньо зв'язалась з ______________, погодила договір, але Казначейство цей договір не влаштовує і воно не погоджується його проплачувати

Ми – не один такий бюджетний заклад в районі, хто через наше Казначейство не може пройти підвищення кваліфікації

Бюджетна установа три роки підряд надає на адресу свого департаменту листи про необхідність проходження навчання; находила серед пропозицій найдешевші курси; закладала конкретну суму в кошторис (з наданням підтверджуючих документів); але в січні кожного наступного року дізнається, що департамент «викинув» це навчання з кошторису

І таких прикладів багато. До мене особисто неодноразово зверталися працівники установ з питанням:

Як захиститися і роботодавцю, і відповідальному за ведення військового обліку бюджетної установи в разі, коли орган вищого рівня не виділяє коштів на підвищення кваліфікації з військового обліку?

Також запитують про те, що робити коли у відповідальної за ВО особи вже є сертифікат. Подібне запитання було і в коментарі під час недавнього вебінару, який проводив Кадроленд на тему ведення військового обліку:

Маю трьох військовозобов'язаних. Одержали сертифікат про підвищення кваліфікації – не оплатить підприємство. Що написати в плані ВО на 2026 з цього приводу і в наказі до 1 жовтня 2026?

З'ясуймо все крок за кроком.

Розбираємося із законодавчими вимогами

Згідно з п. 12 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487):

1. Установи / організації / підприємства «щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації» працівників, відповідальних за ведення військового обліку.
2. «Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше одного разу на п’ять років».

Та перш ніж перейти до реалізації цих норм бюджетними установами маємо спочатку зробити невеличкий відступ.

Отже, ті установи які мають спецфонд, можуть виділити кошти на фінансування навчання.

У зв’язку з тим, що одні установи мають спеціальний фонд, а інші – ні, для установ без спецфонду настає «найцікавіше». Хоча організація навчання та його оплата лягають на плечі самої установи, в разі відмови органу вищого рівня виділити кошти на підвищення кваліфікації працівника, відповідального за ведення військового обліку, досить важко.

Залишається одне – документально захистити себе від вимог представників ТЦК та СП під час перевірки ведення військового обліку.

Пропонуємо зробити це у кілька кроків.

Алгоритм захисту бюджетної установи від вимог ТЦК, коли фінансування не передбачається

КРОК 1

Отже, згідно з вимогами п. 12 Порядку №1487 щороку, до 1 жовтня, потрібно видавати наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, відповідальних за ведення військового обліку.

1.1 Установа, яка має спеціальний фонд, видає наказ такого змісту.

1.2 Розпорядча частина наказу установи, в якої спеціального фонду немає, буде трішки іншого змісту:

1.3. Коли навчання вже відбулося, відповідальна особа отримала сертифікат і вже немає потреби в проходженні курсів, наказ все одно потрібно видати. В розпорядчій частині наказу зазначається, наприклад:

Коли ліцензований заклад освіти буде обрано, потрібно видати Наказ про направлення на підвищення кваліфікації працівника, відповідального за ведення військового обліку (зміст його буде однаковим для наказів і бюджетних установ, і – приватних фірм. Але це вже – зовсім інша історія).

КРОК 2

Потребу в підвищенні кваліфікації відповідальної особи можна зафіксувати ще й в Наказі про стан військового обліку у 2025 році та завдання на 2026 рік, який необхідно видавати щороку, до 1 лютого (в наведеному випадку «масло масляне» не завадить).

У пункті чи, наприклад, додатку до наказу щодо завдань на наступний рік можна зазначити, наприклад:

КРОК 3

Співпраця з органом вищого рівня щодо підвищення кваліфікації відповідальної особи.

3.1. Під час планування кошторису на наступний рік бухгалтер має закладати до нього витрати на навчання осіб, відповідальних за ведення військового обліку.

3.2. Установа, в разі необхідності навчання, до 1 жовтня кожного року направляє на адресу свого безпосереднього органу вищого рівня листа довільної форми з нагадуванням, що є працівники, які не пройшли підвищення кваліфікації.

Обов’язково потрібно надати органу вищого рівня свій екземпляр даного листа, щоб на ньому зробили відмітку про вхідну реєстрацію. Ця відмітка захистить від зайвих проблем, адже на практиці буває, що «чомусь» не лише зникають такі листи за місцем призначення, але вони навіть не доходять до реєстрації. Тільки такий лист підтвердить (в разі відсутності фінансування на підвищення кваліфікації), що ви самі ініціювали цей процес. І це слугуватиме вам захистом від штрафу за непідвищення кваліфікації відповідальної особи під час перевірок ТЦК та СП.

КРОК 4

Якщо орган вищого рівня не фінансує підвищення кваліфікації з військового обліку, установа має право:

1. Звернутися з офіційним клопотанням до головного розпорядника коштів або до органу місцевої влади (якщо це – комунальний заклад) з проханням виділити додаткове цільове фінансування, обґрунтувавши обов'язковість курсів (з посиланням на вимоги Порядку № 1487) та ризики штрафів від ТЦК та СП під час перевірки.

Утім на такий крок зазвичай йдуть одиниці серед роботодавців бюджетних установ.

2. Спробувати відшукати інше джерело фінансування згідно з нормами бюджетного законодавства України. Але це – серйозний клопіт для фінансової служби й зазвичай на нього йдуть неохоче.

Висновки

1. Слід щороку видавати Наказ про визначення потреби / відсутність потреби в підвищенні кваліфікації працівника, відповідального за ведення військового обліку (зробити це треба до 1 жовтня, а отже можете це зробити й у січні або лютому).
2. Потребу в підвищенні кваліфікації відповідальної особи потрібно зафіксувати в Наказі про стан військового обліку в ____ році та завдання на ___ рік» (складайте його щороку, до 1 лютого).
3. У разі потреби навчання обов’язково направляйте на адресу органу вищого рівня листа щодо необхідності в підвищенні кваліфікації працівника, відповідального за ведення військового обліку.
4. У разі відмови в наданні фінансування на проходження курсів підвищення кваліфікації можна звернутися з клопотанням щодо виділення додаткового цільового фінансування на адресу головного розпорядника коштів або місцевої влади (якщо це комунальний заклад).

Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи

Шаблони та зразки документів:

Наказ про підвищення кваліфікації з військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації директору, який є відповідальним за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (потреби не має)

Мінікурс на тему:

Обов’язковий наказ у ВО до 01.10: як визначити потребу у підвищенні кваліфікації з військового обліку

Статті та консультації на тему:

Особливості визначення потреби у підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ВО у бюджетній установі

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Підвищення кваліфікації з військового обліку: сертифікат і штрафи за відсутність

Заступник відповідального за військовий облік: чи треба підвищувати кваліфікацію

Навчання відповідального за військовий облік: чи виділяти час протягом робочого дня