Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи обов'язково на всіх копіях документів, які знаходяться в особовій справі працівника, ставити штамп «Копія»?

4

252


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, обов’язково.


У змінах до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, що були внесені наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5, визначено, що відмітка «Копія» проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Увага! Станом на 27.03.2026 зміни не набрали чинності

Види документів, з яких виготовлено копії, не уточняються, тому звичайно таку відмітку слід оформлювати на усіх копіях без винятку, зокрема тих, що:


  1. містяться в особових справах працівників;
  2. видаються працівникам на руки;
  3. надсилаються стороннім особам.


Більш детально про це Ви можете почитати в нашій публікації Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ.


Також радимо прослухати курс, в якому детально розглянуто питання ведення та виправлення помилок в особовій справі.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Універсальна енциклопедія «Нові списки військового обліку: поради щодо переходу та заповнення & Особова справа: правила формування і ведення»

Помічник кадровика «Особова картка П-2: правила ведення та зразок заповнення»


Статті та консультації на тему:


Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД

Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Хто підписує номенклатуру справ відділу кадрів, якщо ведеться військовий облік

Чи обов'язкова фотокартка у особовій картці П-2

Чи можна не візувати накази

4

252

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

8

8041

3

92

1

30

3

21116

1

5099

5

97

4

473

5

93

5

91

4

209

4

130

4

715

5

85

5

114

5

14282

5

853

4

42

7

351

4

674