Соцвідпустка на дітей: чи потрібна заява 

1. Хто має право на соціальну відпустку
2. Чому потрібна заява
3. Прив’язка до календарного року
4. Якщо відпустка (не)передбачена у графіку, головне заява
5. Порядок оформлення соціальної відпустки
6. Підтвердні документи до заяви
7. Компенсація при звільненні
8. Висновок

Хто має право на соціальну відпустку

Згідно зі ст. 19 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), один із батьків або особа, що їх замінює, має право на додаткову оплачувану відпустку тривалістю 10 календарних днів (без урахування святкових). Вона надається щороку незалежно від стажу роботи.

Підстави для її надання такі:

1. одному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років;
2. одному з батьків, які мають дитину з інвалідністю;
3. одному з батьків, які усиновили дитину;
4. матері (батьку) особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
5. одинокій матері, батьку дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, який виховує їх без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
6. особі, яка взяла під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
7. одному з прийомних батьків;
8. одному з батьків-вихователів.

Якщо є кілька підстав одночасно, відпустка може бути довшою – до 17 календарних днів.

Чому потрібна заява

Чітко встановленого порядку, коли і як працівник має скористатися соціальною відпусткою, законодавство не визначає. Саме тому заява працівника є тим документом, який підтверджує його волевиявлення скористатися правом на відпустку.

Якщо працівник набув право, але довго не користувався ним – це не позбавляє його можливості взяти соцвідпустку пізніше.

Соціальна відпустка на дітей не має строку давності.

Коли працівник подає заяву – навіть через кілька років – кадровик зобов’язаний задовольнити прохання.

Тому, незалежно від того, коли працівник звернувся, саме заява є першим і головним документом для оформлення відпустки.

Увага! При звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за усі невикористані дні соцвідпустки на дітей. У такому випадку заява працівника на виплату не потрібна

Прив’язка до календарного року

Соціальна відпустка має прив’язку не до трудового стажу, а до календарного року. Працівник має право на відпустку за кожен рік окремо – 2023, 2024, 2025, 2026 тощо. Кадровику потрібно чітко зазначати у наказі і в особовій картці (форма П-2), за який календарний рік надається відпустка.

Наприклад:

Соціальна відпустка на дітей за 2026 рік тривалістю 10 календарних днів з 20 квітня 2026 р. по 29 квітня 2026 р.

Якщо відпустка (не)передбачена у графіку, головне заява

Соцвідпустка на дітей не є щорічною відпусткою, тому зазначати її в графіку відпусток не обов’язково. Тобто, графік відпусток є обов’язковим щодо щорічних відпусток. Оскільки соцвідпустка на дітей не є щорічною відпусткою, тому зазначати її в графіку відпусток, як уже відзначалося, не обов’язково.

Проте Мінсоцполітики рекомендує включати таку відпустку до графіка (лист Мінекономіки від 06.02.2018 №204/0/101-18/284). На їх думку це дозволить уникнути накопичення соцвідпусток на дітей і сприятиме раціональному плануванню роботи підприємства.

Якщо включати соціальні відпустки у графік відпусток, то формально наказ може видаватися на підставі графіка без заяви. Але ми все ж таки не радимо ігнорувати заяву, безпечніше – оформлювати заяву навіть тоді, коли є графік.

Соцвідпустки на дітей можна планувати в графіку, але якщо працівник пізніше подасть заяву на інші дати, кадровик повинен діяти відповідно до заяви, а не графіка. І це важливий практичний момент.

Якщо працівник подав заяву на соцвідпустку на дітей – роботодавець повинен її задовольнити незалежно від графіка

Тому, планувати – можна, але вирішальним документом завжди є заява. Таким чином, планування може допомогти роботодавцю організувати роботу, але не замінює заяву як юридичну підставу.

Порядок оформлення соціальної відпустки

Спочатку отримати заяву від працівника. Заява подається у письмовій формі. У ній працівник зазначає:

1. свою посаду, ПІБ;
2. прохання надати соціальну відпустку згідно зі ст. 19 Закону України «Про відпустки»;
3. підставу (наприклад: двоє дітей до 15 років, дитина з інвалідністю, одинока мати тощо);
4. тривалість (10 к. дн. або 17 к. дн.). Нагадаємо: якщо у працівника є право на соцвідпусту на дітей за однією підставою, то її тривалість становить 10 к. дн., якщо за двома підставами – 17 к. дн.;
5. дату початку відпустки;
6. перелік документів, що підтверджують право.

Далі потрібно перевірити підтвердні документи. Після цього кадровик оформлює наказ, у якому обов’язково зазначається:

1. за який календарний рік надається соцвідпустка на дітей (а не робочий!);
2. період відпустки з точними датами початку та закінчення;
3. підстава – заява та підтвердні документи.

Обов’язково внесимо відпустку до особової картки П-2 (якщо вона ще ведеться на підприємстві) або в інший документ, де ведеться облік відпусток, із зазначенням виду відпустку, календарного року, періоду надання та реквізитів наказу.

У табелі обліку робочого часу проставити позначку «ДО» – додаткова відпустка на дітей.

Нагадаємо, у листі Мінекономіки від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначено, що наказ Держкомстату України від 25.12.2009 № 495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника»» не встановлює прямий обов'язок для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Тому на підприємстві може бути запроваджена інша форма, в якій потрібно вести облік наданих відпусток працівникам.

Підтвердні документи до заяви

Оскільки закон не встановлює чіткого переліку документів для підтвердження права на соцвідпустку на дітей, кадровику варто визначити їх у Положенні про відпустки або в правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Залежно від підстави працівник може надати:

1. свідоцтва про народження дітей;
2. рішення про опікунство, піклування, прийомну сім’ю;
3. довідку з місця роботи другого з батьків про те, що він не користувався соцвідпусткою на дітей;
4. при відсутності такої довідки – копію або витяг з електронної трудової книжки, довідку з центру зайнятості, довідку з порталу електронних послуг, довідку про підприємницьку діяльність;
5. для одиноких матерів – документи, що підтверджують самостійне виховання дитини: свідоцтво про смерть чоловіка, рішення суду, свідоцтво про розлучення та документи, що підтверджують факт виховання дитини самостійно, тощо.

Перелік документів для підтвердження права на соцвідпустку на дітей є у нашому довіднику

Компенсація при звільненні

Соцвідпустка на дітей у період роботи надається виключно днями відпочинку. Оскільки вона не відноситься до щорічних, то під час трудових відносин замінити її грошима не можна (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки).

Якщо працівник не скористався соцвідпусткою на дітей, роботодавець зобов’язаний при звільненні виплатити компенсацію за всі роки, починаючи з року виникнення права. Це ще раз підтверджує, що право працівника не втрачається і діє постійно.

Грошову компенсацію за невикористані дні соцвідпустки на дітей можна виплачувати виключно у разі звільнення. Ще раз відзначимо, що для виплати компенсації при звільненні окрему заяву на отримання такої компенсації писати не потрібно.

Висновок

1. Соцвідпустка на дітей оформлюється лише за письмовою заявою працівника, яка є офіційним підтвердженням його наміру скористатися правом, передбаченим законом.
2. Соцвідпустка на дітей надається за кожен календарний рік окремо, незалежно від тривалості стажу роботи.
3. Це право не має строку давності – працівник може отримати відпустку або компенсацію за невикористані дні при звільненні навіть через кілька років.
4. Соцвідпустка на дітей може включатися до графіку відпусток, але це не є обов’язковим.
5. Навіть коли соцвідпустку заплановано у графіку, остаточним документом є саме заява, що визначає реальні дати відпустки.
6. Для оформлення соцвідпустки на дітей кадровик повинен мати заяву, підтвердні документи та видати наказ про надання відпустки.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання додаткової відпустки на дітей

Заява про надання соціальної відпустки на дітей (батьку)

Заява про надання додаткової відпустки на дітей (2 дітей та як одинокій матері)

Заява про надання додаткової соціальної відпустки на дітей (за двома підставами)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей батьку (друга підстава)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей (П-3)

Наказ про надання додаткової відпустки на дітей ((П-3) за двома підставами)

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей (за двома підставами)

Наказ про надання додаткової соціальної відпустки на дітей

Наказ про звільнення з виплатою компенсації за додаткову соціальну відпустку на дітей

Статті та консультації на тему:

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 1)

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 2)

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 3)

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 4)

Соціальна відпустка на дітей: все, що потрібно знати (частина 5)

Право матері на соцвідпустку на дітей за період декрету – нове роз’яснення Мінекономіки

Соцвідпустка на дітей: коло претендентів та особливості надання