- Що таке протокол і для чого він використовується
- Коли на підприємстві оформлюємо протокол
- Що таке акт і яку функцію він виконує
- У яких випадках складаємо акт
- Чому потрібно правильно обрати форму документа
- Висновки
Що таке протокол і для чого він використовується
Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують перебіг обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, засіданнях, нарадах тощо
Основна його функція – зафіксувати процес, результати колективного обговорення та прийняте рішення.
Протокол складають під час:
- зборів трудового колективу;
- засідань комісій;
- нарад керівництва;
- засідань правління чи ради директорів;
- переговорів або офіційних зустрічей.
У протоколі обов’язково відображають:
- дату, місце проведення;
- склад присутніх;
- порядок денний;
- хід обговорення (коротко або детально);
- прийняті рішення.
Докладно про складання протоколів ми розповідали тут, тут та тут.
Коли на підприємстві оформлюємо протокол
Протокол застосовується тоді, коли потрібно підтвердити, що рішення було прийнято колегіально. Наприклад:
- під час затвердження внутрішніх положень;
- у разі прийняття кадрових рішень (якщо вони ухвалюються комісією);
- під час погодження фінансових або стратегічних питань;
- коли потрібно оформити результати роботи тендерного комітету.
Ключовою ознакою для оформлення саме протоколу є наявність обговорення і ухвалення рішення (зазвичай шляхом голосування).
Що таке акт і яку функцію він виконує
Акт – це документ, який фіксує факт, подію або стан, без необхідності відображення процесу обговорення
Його головне завдання – засвідчити, що щось відбулося або існує в певному вигляді.
Акт складається, як правило, комісією або уповноваженими особами.
В акті зазначають:
- дату і місце складання;
- підставу для складання;
- склад комісії;
- опис встановлених фактів;
- висновки (за потреби).
У яких випадках складаємо акт
Акти оформлюються, коли потрібно зафіксувати об’єктивний факт або результат перевірки. Наприклад:
- акт приймання-передачі майна;
- акт інвентаризації;
- акт списання;
- акт перевірки або ревізії;
- акт про порушення трудової дисципліни;
- акт виконаних робіт.
Ключовою ознакою для складання акту є факт, який потрібно зафіксувати, але немає процесу обговорення.
Докладно про те коли кадровики складають акти ми розповідали у нашій статті. Також рекомендуємо урок 9 «Акти та протоколи в кадровій роботі: як правильно розробити шаблони» нашого курсу «Професія «Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік»
У чому принципова різниця між протоколом і актом
Упевнені ви вже й самі зрозуміли, що основна різниця полягає в їх призначенні:
- протокол – фіксує процес обговорення і прийняття рішень;
- акт – фіксує факт або стан без обговорення.
Чому потрібно правильно обрати форму документа
Неправильне оформлення може мати наслідки:
- рішення можуть визнати недійсними;
- документ втратить доказову силу;
- виникнуть претензії під час перевірок;
- зростають ризики у судових спорах.
Наприклад, якщо рішення комісії оформити актом замість протоколу, буде відсутнє підтвердження самого процесу прийняття рішення.
Висновки
Щоб правильно обрати форму документа, задайте собі прості запитання:
Чи було обговорення і прийняття рішення?
Так → оформлюємо протокол.
Чи потрібно зафіксувати факт або результат?
Так → складіть акт.
Чітке розуміння різниці між протоколом та актом дозволяє правильно організувати документообіг і забезпечити юридичну захищеність підприємства.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Протокол загальних зборів трудового колективу про обрання уповноваженого
Протокол експертної комісії щодо затвердження номенклатури справ
Протокол засідання профспілкового комітету про погодження графіку відпусток
Протокол засідання тарифікаційної комісії
Протокол засідання атестаційної комісії (педагогічні працівники)
Акт про відсутність працівника на роботі
Акт про відмову від ознайомлення з посадовою інструкцією
Акт службового розслідування про порушення трудової дисципліни
Акт про відмову ознайомитися з Правилами військового обліку
Акт відмови від отримання повістки
Ще більше зразків актів та протоколів у нашому сервісі «Документ»
Статті та консультації на тему:
Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки
Протоколи, особові картки, описи, положення, посадові інструкції: що, де й ким підписується
Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні
Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020
Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану
Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати
Стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення
