Звіряння з ТЦК: коли і як виконати підприємству

Підприємства зобов’язані проводити звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які в них працюють (навчаються), з Територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки (далі – ТЦК). В консультації ми розглянемо, як відбувається таке звіряння, та як підприємству до нього підготуватися


Законодавчі вимоги щодо звірянь з ТЦК


Відповідно п. 34 Порядку № 1487, підприємства зобов’язані здійснювати взаємодію з відповідними районними (міськими) ТЦК щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку (далі – Списки).


А правила проведення звірянь даних Списків з ТЦК встановлені п. 46 Порядку № 1487.


Звіряння з ТЦК здійснюються згідно із графіком звірянь, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у м. Києві та м. Севастополі держадміністрації, міського голови.


Як зазначено в п. 34 Порядку № 1487 звіряння даних Списків з обліковими документами відповідних районних (міських) ТЦК проводиться не рідше одного разу на рік.


Порядок проведення звіряння з ТЦК буде залежати від місця розташування ТЦК, з яким здійснюється звіряння. Так, якщо у вас звіряння з ТЦК, який розташований на території адміністративно-територіальної одиниці, де знаходиться підприємство, то особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, у визначені графіком звіряння строки має прибути до відповідного ТЦК для звіряння цих списків персонального військового обліку (копій військово-облікових документів) з обліковими документами районних (міських) територіальних ТЦК (п. 46 Порядку № 1487).


При собі така особа повинна мати:


  1. підписані належним чином Списки;
  2. копії військово-облікових документів працівників, що підлягають військовому обліку.


А звіряння з ТЦК, розташованих на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у письмовій формі (тобто, без присутності у ТЦК особи, відповідальної за ведення військового обліку). Для здійснення такого звіряння підприємству необхідно надіслати до ТЦК:


  1. витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках;
  2. копії військово-облікових документів працівників.


Після здійснення звіряння один примірник витягу зі Списків повертається на підприємство з позначкою районного (міського) ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.


Результати звіряння підприємство вносить в Журнал обліку результатів перевірок. Зразок форми такого журналу можна знайти у додатку 9 до Порядку № 1487.


Отже, для проведення підприємством звіряння з ТЦК повинні виконуватися такі умови:


  1. підприємство повинно бути включено в графік звірянь з ТЦК, затвердженого розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови;
  2. підприємство повинно письмово повідомити про включення його у графік звірянь. Хоча, порядок такого повідомлення в Порядку № 1487 не прописаний.


Відповіді на практичні запитання


Розглянемо запитання, які найчастіше виникають у підприємств, та стосуються практичного виконання вимог законодавства щодо проведення звірянь з ТЦК.

1. Як підприємству підготуватися до звіряння з ТЦК, якщо дата такого звіряння вже відома відповідно затвердженого графіка звірянь на 2024 рік?

Як ми зазначили вище, в ході звіряння з ТЦК вам потрібні Списки та копії військово-облікових документів працівників, а також Журнал обліку результатів перевірок. Тому, для підготовки для звіряння вам необхідно звернути увагу, в першу чергу, на належне оформлення саме цих документів.


Нагадаємо, що правила складання та оформлення Списків наведені, зокрема, у п. 36 - 43 Порядку № 1487. Форма, за якою повинні складатися Списки, наведена у додатку 5 до Порядку № 1487. Списки повинні бути складені окремо за чотирма групами:


  1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
  2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
  3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів із числа жінок;
  4. четверта – список персонального військового обліку призовників.


Списки потрібно затверджувати щороку до 25 січня, станом на 1 січня (п. 40 Порядку № 1487). Списки повинні бути підписані керівником підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку.


Крім того, інформація про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів повинна вноситися до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, далі – Відомості. Ці Відомості оформлюються відповідно додатку 12 до Порядку № 1487 та повинні зберігатися разом зі Списками.


До списків кожної групи формується справа, де зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Крім того, в окремій справі необхідно зберігати копії військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку ТЦК, органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки (п. 38 Порядку № 1487).


Копії військово-облікових документів повинні бути завірені відповідно вимог, встановлених Правилами № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020.


Так, напис про засвідчення копії документа складається з таких реквізитів (п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5, п. 5.26 ДСТУ 4163:2020):


  1. слів «Згідно з оригіналом»;
  2. найменування посади особи, яка засвідчує копію;
  3. особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
  4. її власного імені та прізвища;
  5. дати засвідчення копії.


Проставляється відмітка про засвідчення копії нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.


Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Підпис

Вікторія СТЕПАНЧУК

07.02.2024


Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).


Також зазначимо, що проведенню звірянь з ТЦК має передувати внутрішнє звіряння Списків, яке повинно щорічно проводитися на підприємстві відповідно п. 45 Порядку № 1487. Таке звіряння здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівником підприємства.

2. Як необхідно оформити лист, який підприємство відправляє для проведення звіряння з ТЦК, що знаходиться в іншому населеному пункті?

Спеціальних вимог для оформлення такого листа в Порядку № 1487 не передбачено. Але, в такому випадку слід дотримуватися загальних вимог діловодства, передбачених Правилами № 1000/5.


Так, згідно з п. 10 гл. 1 розд. II Правил № 1000/5 документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, надсилаються із супровідним листом.


Отже, підприємству необхідно скласти супровідний лист у довільній формі на адресу ТЦК, з яким проводиться звіряння. А до цього листа додати:


  1.  витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках;
  2. копії військово-облікових документів працівників.
Зверніть увагу: підприємству необхідно надати до ТЦК не всі Списки, а тільки їх витяг. У такий витяг підприємству необхідно включити відомості тільки про тих працівників, які знаходяться на військовому обліку у ТЦК, з яким підприємство здійснює звіряння.
3. Чи зобов’язане підприємство самостійно ініціювати проведення звіряння з ТЦК, оскільки Порядком № 1487 передбачене звіряння не рідше одного разу на рік?

Ні, такого обов’язку підприємства законодавством не передбачено. Головна умова проведення звіряння з ТЦК – це включення підприємства в графік звірянь. Тому, якщо протягом року на підприємство не поступало вимог від ТЦК про проведення звірянь, підприємство не зобов’язане ініціювати їх проведення.

4. Що загрожує підприємству, яке не надало до ТЦК Списки для проведення звіряння відповідно затвердженого графіка?

Здійснення підприємством звіряння даних Списків з ТЦК – один з обов’язків, передбачений Порядком № 1487. Тому, невиконання цього обов’язку може бути розцінене як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію.


За це порушення ст. 2101 КУпАП передбачений адміністративний штраф, який накладається на посадових осіб підприємства (керівника підприємства та особу, відповідальну за ведення військового обліку на підприємстві).


За порушення, допущені в особливий період (а воєнний стан належить до особливого періоду), застосовується штраф в розмірі від 300 до 500 НМДГ (від 5 100 до 8 500 грн). Застосовувати цей адміністративний штраф уповноважені ТЦК (ст. 235 КУпАП).


Висновки


  1. Звіряння підприємства з ТЦК здійснюється відповідно графіку звірянь, затвердженого розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови.
  2. Порядок проведення звіряння залежить від міста розташування ТЦК, з яким здійснюється звіряння. Якщо ТЦК і підприємство розташовані в різних адміністративно-територіальних одиницях, звіряння буде проводитися дистанційно, шляхом направлення до ТЦК витягу зі списків та копій військово-облікових документів.
  3. Для підготовки до звіряння з ТЦК підприємству необхідно провести внутрішнє звіряння даних Списків та військово-облікових документів працівників.


Нормативно-правове забезпечення


Порядок № 1487 Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Правила № 1000/5 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

ДСТУ 4163:2020 – ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144.


Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland


Статті по темі:


Документи з військового обліку-2024: які (не) подавати до ТЦК

Списки військового обліку-2024: лайфхаки та поради

Списки персонального військового обліку-2024: особливості складання та реєстрації

Військовий облік: обов’язкові документи на підприємстві для уникнення штрафів у 2024 році