Звіряння з ТЦК: коли і як виконати підприємству

1. Законодавчі вимоги щодо звірянь з ТЦК
2. Як підготуватися до звіряння з ТЦК в 2025 році?
3. Чи потрібно завіряти копії та роздруків ВОД при надсиланні їх для звіряння з ТЦК?
4. Відповідальність за непроведення звіряння
5. Висновки

Законодавчі вимоги щодо звірянь з ТЦК

Відповідно до п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), підприємства зобов’язані здійснювати взаємодію з відповідними районними (міськими) ТЦК щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку (далі – Списки).

Правила проведення звірянь даних Списків з ТЦК встановлені в п. 46 Порядку №1487. Зокрема порядок проведення звіряння з ТЦК буде залежати від місця розташування ТЦК, з яким здійснюється звіряння.

Так, якщо звіряємося з ТЦК, який розташований на території адміністративно-територіальної одиниці, де знаходиться підприємство, то особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, у визначені графіком звіряння строки має прибути до відповідного ТЦК для звіряння цих списків персонального військового обліку (копій військово-облікових документів) з обліковими документами районних (міських) територіальних ТЦК (п. 46 Порядку №1487). В даному випадку говоримо, що відбувається звіряння зі «своїм» ТЦК.

При собі така особа повинна мати:

1. підписані належним чином Списки;
2. копії (або роздруківки) військово-облікових документів працівників, що підлягають військовому обліку.

Водночас звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у письмовій формі (тобто, без присутності у ТЦК особи, відповідальної за ведення військового обліку). В такому випадку говоримо, що відбувається звіряння з ТЦК працівника. Для здійснення такого звіряння необхідно надіслати до ТЦК:

1. витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках. Зауважте: надсилаємо не весь Список чи Списки, а витяг щодо конкретного працівника чи працівників, які перебувають на військовому обліку в даному ТЦК;
2. копії або роздруківки військово-облікових документів працівників.

Зауважте, що звіряння зі «своїм» ТЦК здійснюються згідно із графіком звірянь, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у м. Києві та м. Севастополі держадміністрації, міського голови. Перевірити, чи є ваше підприємство в графіку звірянь, можна тут.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Водночас звіряння з ТЦК працівника слід ініціювати самостійно (графіка тут не буде). Слід самостійно надіслати до відповідного ТЦК та СП лист із проханням провести звіряння та додати до нього витяг зі списків персонального військового обліку у двох примірниках. Подробиці – за посиланням.

Як зазначено в п. 34 Порядку №1487, звіряння даних Списків з обліковими документами відповідних районних (міських) ТЦК проводиться не рідше одного разу на рік.

Після здійснення звіряння один примірник витягу зі Списків повертається на підприємство з позначкою районного (міського) ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою. Що робити, якщо ТЦК не повертає екземпляр витягу, писали тут.

Результати звіряння підприємство вносить до Журналу обліку результатів перевірок. Наявність такого журналу прямо передбачена Порядком №1487. Форма журналу затверджена у Додатку 9 до Порядку №1487, і додатково затверджувати його наказом по підприємству не потрібно (деталі – тут).

Розглянемо запитання, які найчастіше виникають у підприємств, та стосуються практичного виконання вимог законодавства щодо проведення звірянь з ТЦК.

Як підготуватися до звіряння з ТЦК в 2025 році?

Як ми зазначили вище, для звіряння з ТЦК та фіксації результатів вам потрібні:

1. Списки (або витяги зі Списків);
2. копії (роздруківки) військово-облікових документів працівників,
3. Журнал обліку результатів перевірок (додаток 9).

Тому для підготовки для звіряння вам необхідно звернути увагу, в першу чергу, на належне оформлення саме цих документів.

Щоб впевнитися, що Списки в порядку, рекомендуємо запланувати та провести так зване «внутрішнє» звіряння. Таке звіряння повинно щорічно проводитися на підприємстві відповідно п. 45 Порядку №1487. Воно здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівником підприємства. Подробиці про це – тут.

Чи потрібно завіряти копії та роздруків ВОД при надсиланні їх для звіряння з ТЦК?

Коли йдеться про електронний ВОД і його роздруківку, то засвідчувати таку роздруківку не потрібно. Подробиці – тут.

Коли йдеться про паперовий ВОД старого зразка, то обов’язку його засвідчувати Порядок №1487 не передбачає. Водночас копії паперових ВОД повинні бути завірені відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Так, напис про засвідчення копії документа складається з таких реквізитів (п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5, п. 5.26 ДСТУ 4163:2020):

1. слів «Згідно з оригіналом»;
2. найменування посади особи, яка засвідчує копію;
3. особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
4. її власного імені та прізвища;
5. дати засвідчення копії.

Проставляється відмітка про засвідчення копії нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Підпис

Вікторія СТЕПАНЧУК

02.07.2025

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).

Як оформити лист, який підприємство відправляє для проведення звіряння з ТЦК працівника?

Спеціальних вимог для оформлення такого листа в Порядку №1487 не передбачено. Але, в такому випадку слід дотримуватися загальних вимог діловодства, передбачених Правилами №1000/5.

Так, згідно з п. 10 гл. 1 розд. II Правил №1000/5 документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, надсилаються із супровідним листом.

Отже, підприємству необхідно скласти супровідний лист у довільній формі на адресу ТЦК, з яким проводиться звіряння. А до цього листа додати:

1. витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках;
2. копії військово-облікових документів працівників.

Відповідальність за непроведення звіряння

Здійснення підприємством звіряння даних Списків з ТЦК – один з обов’язків, передбачений Порядком №1487. Тому невиконання цього обов’язку може бути розцінене як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію.

За це порушення ст. 210¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) передбачений адміністративний штраф, який накладається на посадових осіб підприємства (керівника підприємства та особу, відповідальну за ведення військового обліку на підприємстві).

Так, за порушення, допущені в особливий період (а воєнний стан належить до особливого періоду), застосовується штраф в розмірі від 2000 до 3 500 НМДГ (від 34 000 до 59 500 грн). Застосовувати цей адміністративний штраф уповноважені ТЦК (ст. 235 КУпАП).

Висновки

1. Звіряння підприємства зі «своїм» ТЦК здійснюється відповідно графіку звірянь, затвердженого розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови. Звіряння з ТЦК працівника слід ініціювати самостійно.
2. Порядок проведення звіряння залежить від розташування ТЦК, з яким здійснюється звіряння. Якщо ТЦК і підприємство розташовані в різних адміністративно-територіальних одиницях, звіряння буде проводитися дистанційно, шляхом направлення до ТЦК витягу зі списків та копій військово-облікових документів.
3. Для підготовки до звіряння з ТЦК підприємству необхідно провести внутрішнє звіряння даних Списків та військово-облікових документів працівників.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Яна ЯРОШЕНКО, редактор kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку

Відеокурс на тему:

Професія. Сертифікований спеціаліст з військового обліку на підприємстві 3.0

Статті на тему:

Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без

Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому

Чи потрібно підприємству самостійно ініціювати звіряння з ТЦК

Звіряння з ТЦК: чи потрібно ініціювати, якщо підприємства немає в графіку

Журнал обліку результатів перевірок (звірок) ТЦК: порядок ведення та затвердження

Що робити, якщо ТЦК не повертає витяг зі Списків після звіряння

Як заповнювати Журнал обліку (додаток 9) після звіряння з ТЦК працівника