
Охорона праці
06.08.2026
Втрата документів з охорони праці: покроковий алгоритм дій для роботодавця
Втрата документів з охорони праці — не привід відкладати їх відновлення. Щоб уникнути проблем під час перевірок і підтвердити виконання вимог законодавства, роботодавцю важливо діяти за чітким алгоритмом: зафіксувати факт втрати, відновити ключові документи та подбати про їх надійне зберігання в майбутньому

Втрата кадрових чи технічних паперів з охорони праці – це не просто бюрократичний клопіт, а реальний ризик під час перевірок та потенційна загроза безпеці працівників. Адже наявність документів – це головний доказ того, що ви дійсно дбаєте про захист команди, а не лише «для галочки».
Щоб мінімізувати ризики та повернути процес у законне річище, дійте за чітким алгоритмом:
- Оцініть масштаби втрати. З’ясуйте, які саме документи відсутні: журнали реєстрації інструктажів, акти видачі ЗІЗ, протоколи перевірки знань чи накази.
- Офіційно зафіксуйте факт втрати. Повідомте керівництво та службу охорони праці. Складіть відповідний акт про втрату/пошкодження документів, щоб уникнути звинувачень у приховуванні інформації.
- Відновіть критично важливі документи. Не зволікайте з поновленням:
- проведіть позапланові (або повторні) інструктажі та зафіксуйте їх у нових журналах;
- складіть нові акти та протоколи перевірки знань;
- відновіть облікові карти та журнали видачі засобів індивідуального захисту.
- Забезпечте підтвердження фактичних дій. Зберіть підписи працівників та, за потреби, зробіть фото/відеофіксацію наявних засобів захисту чи проведеного навчання, щоб мати беззаперечні докази виконання вимог законодавства.
- Впровадьте систему цифрового дублювання. Переведіть документацію в електронний формат. Використовуйте хмарні сервіси чи захищені внутрішні бази даних для створення резервних копій.
Корисні поради від фахівців:
- Переходьте на цифру: електронні журнали та документообіг мінімізують ризик фізичного знищення чи втрати паперів.
- Проводьте регулярні аудити: це допоможе вчасно виявити прогалини в обліку та виправити їх до приходу інспекції.
- Закріпіть відповідальність: визначте посадових осіб, відповідальних за збереження документів, відповідним наказом по підприємству.
Джерело: Держпраці
Схожі публікації:
Електронна охорона праці: які зміни пропонує Уряд
Обов'язкові знаки безпеки з охорони праці: що перевірити роботодавцю за для уникнення порушень
Чи потрібне Положення про службу охорони праці, якщо функції виконує сумісник
Чи відповідає бухгалтер за охорону праці на підприємстві
Чек-лист: документи з охорони праці, які повинні бути на підприємстві
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Бронювання
07.11.2026
Строк критичності спливає в листопаді – підприємствам можуть автоматично продовжити статус
7 листопада має відбутися перше засідання Координаційного центру з організації бронювання. За інформацією народного депутата Ярослава Железняка, для більшості галузей критерії критичності можуть залишитися без змін, а підприємствам, у яких строк дії статусу спливає в листопаді, його можуть продовжити автоматично.

Трудова книжка
06.11.2026
Працювали роками, але стаж можуть не зарахувати: як виправити помилку в електронній трудовій книжці
Помилка в електронній трудовій книжці може коштувати частини страхового стажу та вплинути на розмір майбутньої пенсії. Тому важливо вчасно перевірити записи про роботу та сплату внесків. Як знайти неточність і виправити її, пояснили у ПФУ

Соціальне страхування / Пенсії
06.11.2026
Доплата за понаднормовий стаж до пенсії у 2026 році: скільки платять за кожен додатковий рік
Пенсіонери можуть отримувати доплату за кожен повний рік страхового стажу понад установлену норму. У 2026 році максимальна доплата за один рік становить 25,95 грн. Хто має право на таку надбавку, скільки років стажу потрібно чоловікам і жінкам та як змінюється розрахунок після звільнення з роботи – у роз’ясненні ПФУ

Інше
06.11.2026
Які документи подавати до ТЦК для постановки або зняття транспортного засобу з військового обліку
Для реєстрації, перереєстрації або зняття з обліку транспортного засобу підприємству потрібно отримати в ТЦК та СП довідку з відповідною відміткою. Для цього представник підприємства подає заяву та пакет документів. Водночас єдиного нормативно визначеного переліку документів для отримання такої довідки немає, тому вимоги ТЦК можуть відрізнятися

Відпустки
06.11.2026
Працівника призвали на військову службу: що робити з невикористаною відпусткою
Працівника призвали на військову службу, а невикористані дні відпустки залишилися. Він може отримати грошову компенсацію без звільнення, якщо належить до визначених законом категорій і вчасно подасть заяву. Далі про все докладно

Воєнний стан
06.11.2026
Зупинили представники ТЦК: 5 кроків, які потрібно зробити та що перевірити
Що робити, якщо на вулиці зупинили представники ТЦК та СП? Як перевірити їхні повноваження, що підготувати з документів і на що звернути увагу під час вручення повістки? П’ять основних кроків – у пам’ятці

Відпустки
06.11.2026
Графік відпусток на 2027 рік: навіть для трьох працівників складати обов’язково
Навіть якщо на підприємстві працюють лише троє людей, графік відпусток на 2027 рік складати обов’язково. Коли його потрібно затвердити, хто має право самостійно обирати час відпочинку та чи може роботодавець змінити вже погоджені дати? Правила для роботодавців і кадровиків – у роз’ясненні Мін’юсту

Бронювання
06.11.2026
Статус критичності спливає, а Координаційний центр не працює: критичність і бронювання можуть продовжити до 01.02.2027
Координаційний центр з організації бронювання досі фактично не розпочав роботу, хоча нова процедура визначення критично важливих підприємств уже діє. Через це підприємства ризикують втратити статус критичних і бронювання працівників не через невідповідність критеріям, а через затримку державної процедури. Українська Рада Бізнесу звернулася до Уряду з вимогою автоматично продовжити статуси критичності та відстрочки працівників до 1 лютого 2027 року

Бронювання
06.11.2026
Як зняти бронь, якщо виповнилося 60 років: автоматично чи через «Дію»
За загальним правилом, якщо військовозобов'язаному виповнюється 60 років, він автоматично виключається з військового обліку. А що робити з бронюванням: анулювати самостійно чи воно анулюється автоматично? Про технічну реалізацію цього моменту ми запитали у «Дії»

Прийняття
06.11.2026
Прийняття на роботу з випробувальним строком: заява + наказ
Випробування під час прийняття на роботу встановлюється за взаємною згодою працівника та роботодавця відповідно до ст. 26 КЗпП України. Розглянемо, як правильно зазначити умову про випробування в заяві про прийняття на роботу та наказі про прийняття.

Відповідальність / Перевірки
06.11.2026
Рік без перевірок і 6 послаблень для бізнесу: що пропонує законопроєкт №16213
Для бізнесу, який зазнав збитків через російські удари, пропонують запровадити сім заходів підтримки. Серед них – мораторій на планові перевірки, повернення ПДВ та акцизу за знищений товар і звільнення від відновлення згорілих документів












