Професії від Kadroland.Academy

Чи можна прикріпити заяву до наказу і зберігати їх разом

Чи можна заяву підкладати під наказ і так зберігати? Наприклад, заяву на прийняття долучати до наказу і зберігати разом або заяву на відпустку доєднати до відповідного наказу. Якщо так, то чи потрібно їх підколювати?

5

58

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, зберігати кадрові накази разом із заявами працівників не можна.


Накази з кадрових питань групують за видами та строками зберігання, не змішуючи тривалий і тимчасовий строки, і формують у відповідні справи, окремо від інших документів, що лише є підставами для їх видання, що випливає з вимог до формування справ у діловодстві за Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


Заяви, подання, доповідні, пояснювальні, довідки тощо, які є підставами для видання наказів, рекомендується зберігати в окремій справі типу «Документи … до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ», зі строком зберігання 3 рокист. 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.


Водночас в особових справах працівників зберігають, зокрема, заяви про прийняття, переведення, зміну біографічних даних, звільнення, разом з іншими персональними документами, у хронологічному порядку – п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.


Заяви про надання відпусток та інші подібні заяви до особових справ не включають, їх доцільно формувати в окремі справи (наприклад, «Документи про надання та використання відпусток»), що узгоджується з підходом до формування справ за видами документів і строками зберігання, закріпленим у Правилах № 1000/5.


Отже, зберігати кадрові накази разом із заявами працівників не можна: накази формують в окремі справи, а заяви — в інші справи або включаються до особової справи, залежно від їх виду.


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Зведена номенклатура справ

Номенклатура справ


Мінікурси на тему:


Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації

Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020


Статті та консультації на тему:


Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Заява і наказ про відпустку без оплати: де і як довго зберігати

Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення

Чи обов’язково візувати заяву на відпустку у безпосереднього керівника

Скільки зберігати заяви працівників за примірною формою

Чи обов’язково писати «До наказу» на заявах

Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді

Скільки зберігати електронні заяви та накази

Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища

✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
5

58

2

40

1

14

1

60

4

66

3

351

5

107

3

80

3

89

3

44

16

1573

7

179

3

3011

5

14551

2

237

3

312

6

347

5

434

4

384

4

377