Графік відпусток – 2025: затверджуємо до 17.12

Складання та затвердження графіка відпусток регламентує ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), однак деталізованих вимог до процедури або форми документа у законодавстві немає. Пропонуємо огляд основних аспектів складання графіка відпусток, особливостей його впровадження, а також практичних порад для роботодавців.

Що таке графік відпусток і чому він обов’язковий?

Графік відпусток визначає черговість надання щорічних відпусток працівникам протягом календарного року. Його затверджує роботодавець після погодження з профспілкою (або іншим представницьким органом трудового колективу) і доводить до відома кожного працівника.

Цей документ є обов’язковим для всіх роботодавців, незалежно від форми власності чи кількості працівників, включаючи фізичних осіб-підприємців (ФОП). Виняток становлять підприємства, розташовані в зонах активних бойових дій. Для таких підприємств допускається спрощення документації відповідно до ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Строки складання графіка відпусток

Чітко встановленого терміну для складання графіка відпусток законодавство не передбачає. Проте на практиці рекомендується затверджувати графік до середини грудня попереднього року. Наприклад, для графіка на 2025 рік оптимально провести всі процедури до 17 грудня 2024 року, щоб вчасно попередити працівників про початок їхніх відпусток, раптом вони підуть у них з 1 січня.

Цей підхід базується на вимозі повідомляти працівників про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні.

Що включати до графіка?

У графіку відпусток обов’язково зазначаються щорічні основні та додаткові відпустки. За бажанням можете додати до графіка всі види оплачуваних і обов’язкових відпусток, на які мають право працівники (наприклад, соцвідпустку на дітей, для учасників бойових дій чи осіб, постраждалих від аварії на ЧАЕС).

Форма графіка законодавчо не затверджена, тому роботодавець може розробити її самостійно. Складаючи графік, слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації.

Як правило, у графіку відпусток зазначають:

1. прізвище, ім’я, по батькові працівника;
2. найменування структурного підрозділу (відділу, служби);
3. посаду;
4. вид відпустки;
5. період, за який надається відпустка (вказати робочий (якщо йдеться про щорічні відпустки) або календарний (якщо йдеться про інші оплачувані відпустки) рік);
6. місяць початку відпустки (інколи — також місяць її закінчення) або конкретні дати початку і закінчення відпустки;
7. тривалість відпустки в календарних днях;
8. примітки (наприклад, на випадок перенесення).

Варто також додати підпис працівника про ознайомлення.

Процедура складання та затвердження

1. Опитування працівників. Роботодавець має врахувати виробничі потреби, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку. Особлива увага приділяється тим, хто має право на відпустку у зручний для них час (наприклад, батькам-одинакам або ветеранам війни).
2. Узгодження з профспілкою. Якщо на підприємстві діє профспілка, проєкт графіка має бути погоджений з нею. За її відсутності це робить уповноважений орган трудового колективу.
3. Затвердження керівником. Графік відпусток затверджується наказом роботодавця або шляхом накладання керівником грифа затвердження.
4. Доведення до відома працівників. Працівники мають ознайомитися з графіком під підпис.

Особливості для різних категорій працівників

1. Новачки. Працівники, які пропрацювали менш як шість місяців, включаються до графіка з можливістю пропорційного використання відпустки.
2. Сумісники. Внутрішніх і зовнішніх сумісників слід враховувати окремо. Для внутрішніх сумісників відпустка узгоджується з основною посадою.
3. Мобілізовані працівники. Їх не рекомендується включати до графіка через відсутність гарантій щодо їхньої доступності. Відпустки їм надаються поза графіком після повернення до роботи.

Практичні поради

1. Використовуйте гнучкий підхід. Для невеликих підприємств складання графіка можна доручити кадровому відділу. У великих організаціях доцільно залучати керівників підрозділів.
2. Додаткові графи. Передбачте місце для приміток, щоб фіксувати зміни або нестандартні ситуації.
3. Оновлюйте графік. У разі звільнення чи прийняття на роботу нових працівників графік може бути доповнений чи скоригований.

Графік відпусток у воєнний час

Попри дію воєнного стану, роботодавці зобов’язані складати графіки відпусток. Це сприяє збереженню порядку в трудових відносинах навіть в умовах непередбачуваності.

Підприємства в зонах активних бойових дій мають право не складати графіки, але для решти роботодавців це залишається обов’язковим.

Висновки

1. Складання графіка відпусток – не просто формальність, а важливий елемент планування роботи та забезпечення прав працівників.
2. Вчасно затверджений і узгоджений графік сприяє підтримці трудової дисципліни, комфорту працівників і дотриманню законодавства.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про підготовку графіка відпусток

Наказ про затвердження графіка відпусток на 2024 рік 

Графік відпусток затверджений директором

Графік відпусток затверджений наказом директора

Графік відпусток (у ФОП) 

Стаття на тему:

Графік відпусток-2025: складаємо та затверджуємо

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та як оформити