Які зміни варто внести до ПВТР на 2025 рік

Насамперед згадаємо, що таке правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР), що в них повинно міститися та як їх затверджують. Адже все це впливає на внесення змін до цих правил.

Статтею 142 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) передбачено, що трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях (далі – підприємства) визначається ПВТР. Це локальний документ, який визначає взаємні права й обов’язки роботодавця та працівників.

Прямого визначення ПВТР в КЗпП немає, проте про обов’язковість наявності цього документа свідчать багато статей Кодексу. З цього можна зробити висновок, що такий документ повинен бути на всіх підприємствах незалежно від форми власності, в тому числі й у приватних підприємців, в яких є наймані працівники (див. листи Мінсоцполітики від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13, від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133, роз’яснення Федерації профспілок України).

Що зазначають в ПВТР

Згідно з Типовими правилами для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими постановою державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213 ПВТР складаються з таких розділів:

1. Загальні положення.
2. Порядок оформлення трудового договору та порядок звільнення.
3. Режим роботи, зокрема, час роботи та час відпочинку.
4. Основні обов’язки працівників.
5. Основні обов’язки роботодавця.
6. Преміювання та системи заохочень.
7. Відповідальність працівників і правила накладення стягнень.

Положення ПВТР повинні відповідати нормам трудового та іншого законодавства. Адже відповідно до ст. 9, 16 КЗпП умови трудового договору, колективного договору, що погіршують порівняно з чинним законодавством і угодами становище працівників, є недійсними

Тож, коли відбуваються зміни у законодавстві, варто актуалізувати й положення ПВТР.

Зазвичай це робиться наприкінці року, коли враховують зміни трудового законодавства, які відбулися протягом поточного року, та / або якщо плануються зміни в організації процесу праці з нового року.

Що змінилося протягом 2024 року та які зміни слід внести до ПВТР, розглянемо далі.

Зміни в ПВТР…

… у розділі прийняття на роботу та звільнення

Зміна 1. Стаття 24 КЗпП при оформленні трудового договору зобов’язує працівника подавати певні документи. А саме, при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. у випадках, передбачених законодавством, – документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Водночас військовозобов’язані, зокрема жінки, повинні надати військово-обліковий документ (далі – ВОД). Далі розповімо про зміни щодо форми та оформлення  цього документа, які відбулися протягом 2024 року.

По-перше, з 18.05.2024 постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – постанова КМУ № 559) затверджено нову єдину форму військово-облікового документа, а звичний перелік ВОД, наведений у п. 20 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (посвідчення про приписку, військовий квиток, тимчасове посвідчення), скасували. Проте ВОД, оформлені до набрання чинності цією постановою, й надалі вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка. Тобто, працівники, щодо яких ведеться військовий облік, при працевлаштуванні можуть надавати  ВОД або старого, або нового зразка.

По-друге, новий ВОД може оформлятися (створюватися) та видаватися (замінюватися) в:

1. електронній формі – засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та / або Державного веб-порталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та / або порталу «Дія», зокрема, з використанням мобільного додатка порталу «Дія»;
2. паперовій формі – на бланку, форма якого затверджена постановою № 559.

Можливість надання працівником таких документів повинна бути відображена в ПВТР. Зокрема, текст змін може бути таким:

Зміна 2. Законом України від 25.04.2024 №3677-IX «Про внесення зміни до Кодексу законів про працю України щодо трудових відносин при передачі суб’єкта господарювання» КЗпП було доповнено новою статтею 36¹. Нею врегульовано трудові відносини при передачі суб’єкта господарювання. Зокрема, визначено, що правонаступництвом у трудових відносинах вважають продовження трудових відносин з працівниками у разі зміни власника підприємства, установи, організації, реорганізації підприємства, установи, організації (злиття, приєднання, поділу, перетворення, виділу).

Тому розділ, що стосується оформлення трудових відносин та порядку звільнення працівників, можна доповнити новими пунктами. Наприклад, зазначати:

Зміна 3. Оновлено правила пересилання трудових книжок.

Нагадаємо, що одним із обов’язків роботодавця при звільненні працівника є видача трудової книжки, яка зберігається у роботодавця. Ця вимога стосується працівників, які були прийняті на роботу до 10.06.2021. При цьому, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то в цей день необхідно надіслати йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Раніше пересилання трудової книжки допускалося лише в межах країни. Адже була пряма заборона на пересилання цього документа в міжнародних поштових відправленнях. Проте 12 вересня набула чинності постанова КМУ від 10.09.2024 № 1045, яка внесла зміни до постанов КМУ від 05.03.2009 № 270 та від 08.09.2023 № 958. Тож починаючи з 12.09.2024 за письмовою згодою працівника трудову книжку можна переслати навіть за кордон.

Якщо у ПВТР Вашого підприємства прописана заборона на пересилання трудових книжок за кордон, то станом натепер необхідно внести зміни. Можна або виключити відповідну норму, або ж зазначити у ПВТР:

Зміна 4. Нові підстави розірвання трудового договору.

Законом України від 04.06.2024 № 3768-IX «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо встановлення додаткових підстав розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та деяких інших питань» було доповнено ст. 40 КЗпП додатковими підставами для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, а саме, якщо:

1. законної сили набрав вирок суду, яким працівника засуджено (крім звільнення від відбування покарання з випробуванням) за вчинення злочину проти основ національної безпеки України;
2. працівник не виконує правил поведінки на підприємстві, в установі, організації.

Зверніть увагу, що звільнення у таких випадках потребуватиме попередньої згоди первинної профспілки, членом якої є працівник (відповідно до ст. 43 КЗпП).

Отже, нові підстави для звільнення за ініціативою роботодавця варто також згадати в ПВТР.

… у розділах «Основні права та обов’язки Працівників» і «Трудова дисципліна та відповідальність за порушення трудової дисципліни»

Зміна 5. Закон № 3768 також визначає можливість розширення правил поведінки працівників та їх відповідальність. Так, ст. 142 КЗпП доповнили нормою про те, що складовою правил внутрішнього трудового розпорядку можуть бути правила поведінки на підприємстві, які містять положення, зокрема, про зобов’язання працівників про нерозголошення інформації з обмеженим доступом, зокрема інформації, що становить державну чи комерційну таємницю, а також про умови роботи з конфіденційною інформацією. А встановити правила поведінки на підприємствах, що мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави, та / або об’єктах чи операторах критичної інфраструктури просто обов’язково.

Окремо зазначимо, що за недотримання такого нового пункту ПВТР працівника можуть звільнити за ініціативою роботодавця – п. 14 ст. 40 КЗпП.

Як бачите, один лише Закон № 3768 змушує внести зміни до ПВТР у кількох розділах.

…у розділі «Режим роботи, зокрема час роботи та час відпочинку»

Зміна 6. Одним із видів відпочинку працівників є відпустки. При наданні деяких відпусток працівники повинні надати відповідні підтвердні документи. І в 2024 році тут відбулися певні зміни. Так, постановою КМУ від 29.03.2024 № 356 «Про внесення змін до Порядку надання відпустки при народженні дитини» було уточнено та розширено перелік документів, що підтверджують право на відпустку при народженні дитини. Тому в ПВТР варто прописати, які документи повинні надавати працівники при оформленні відпустки при народженні дитини.

Так, у Порядку надання відпустки при народженні дитини, затвердженому постановою КМУ від 07.07.2021 № 693, зазначено, що, окрім письмової заяви на відпустку, потрібно подати такі документи:

1. Чоловік, дружина якого народила, подає:

1. документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини (виписка з пологового), або свідоцтво про народження дитини;
2. свідоцтво про шлюб.

2. Батько дитини, який НЕ перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови, що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки (тобто, перебувають у «цивільному» шлюбі), подає:

1. свідоцтво про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини;
2. письмову заяву матері дитини про те, що вони з батьком дитини спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.

3. Баба, дід або інший повнолітній родич дитини, батько якої є одиноким, подає:

1. письмову заяву одинокого батька, в якій засвідчується невикористання ним такої відпустки та зазначається особа, яка фактично здійснюватиме догляд за дитиною;
2. документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;
3. свідоцтво про смерть матері дитини або рішення суду про позбавлення її батьківських прав, визнання безвісно відсутньою чи оголошення померлою (для підтвердження статусу «одинокого батька»).

4. Баба, дід або інший повнолітній родич дитини, мати якої є одинокою, подає:

1. письмову заяву;
2. письмову заяву одинокої матері, в якій зазначається особа, яка фактично здійснюватиме догляд за дитиною;
3. документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;
4. копію витягу з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини чи довідки про народження із зазначенням відомостей про батька дитини відповідно до ст. 135 Сімейного кодексу України, або свідоцтво про смерть батька дитини чи рішення суду про позбавлення його батьківських прав, визнання безвісно відсутнім чи оголошення померлим (для підтвердження статусу «одинока мати»).

Таким чином, якщо в ПВТР передбачено надання конкретних видів документів, що підтверджують право на відпустки, варто внести зміни та уточнити, які саме документи повинен надавати працівник для оформлення відпустки при народженні дитини.

Бажаєте дізнатися більше про відпустки на межі 2024/2025 років, графік відпусток, штатний розпис, ПВТР і списки військового обліку? Пройдіть спеціально створений для Вас курс від kadroland

Як внести зміни до ПВТР

Зміни до ПВТР вносять за тим самим алгоритмом, що й при їх затвердженні. Так, згідно зі ст. 142 КЗпП ПВТР повинен затверджувати трудовий колектив підприємства на підставі подання власника підприємства або уповноваженого ним органу та виборного органу первинної профспілкової організації. Тож покроковий алгоритм внесення змін буде таким:

1. Прийняти рішення про внесення змін та підготувати проект ПВТР в новій редакції.
2. Погодити зміни з профспілкою чи представником трудового колективу.
3. Узгодити зміни з іншими підрозділами підприємства (наприклад, зі службою охорони праці, юридичною службою).
4. Провести загальні збори трудового колективу та затвердити ПВТР, що зафіксувати протоколом загальних зборів трудового колективу.
5. Ввести в дію зміни до ПВТР (або нову редакцію ПВТР), для чого роботодавець видає наказ, в якому слід зробити посилання на номер та дату відповідного протоколу.
6. Ознайомити всіх працівників із прийнятими змінами (або з новою редакцією ПВТР) під підпис. Для цього можна оформити лист ознайомлення.

Увага! Законодавство не встановлює строки та не обмежує частоту внесення змін до ПВТР. Вносити зміни можна за потребою.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2024 рік

Правила внутрішнього трудового розпорядку (у ФОП)

Статті на тему:

Плануємо роботу у 2025 році: корисні «планери» для кадровиків і не лише

Колективний договір на підприємстві: на що звернути увагу кадровику

Правила внутрішнього трудового розпорядку-2024: алгоритм затвердження та необхідність оновлення