
Діловодство
04.08.2025
Чи потрібна відмітка «Копія» у правому куті копії кадрового документа
Щоб засвідчити копію кадрового документу чи потрібно зверху в правому куті поставити відмітку «копія»?

Засвідчення копії документа, зокрема й кадрового, здійснюється шляхом проставлення на цій копії реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа», встановленого ДСТУ 4163:2020.
Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо
Ця відмітка складається з таких елементів:
1. Словосполуки «Згідно з оригіналом» (без лапок).
2. Назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища.
3. Дати засвідчення копії, яка проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».
Наприклад:
Згідно з оригіналом Менеджер із персоналу Прокопенко Тетяна ПРОКОПЕНКО 19 липня 2025 р. Відбиток печатки |
Якщо копія кадрового документа створюються для направлення її за межі юридичної особи, то відмітка про засвідчення копії скріплюється основною круглою печаткою юридичної особи (із зазначення найменування та коду юрособи за ЄДРПОУ). Якщо для підкладення в особову справу або інших службових потреб у межах юрособи, то простою печаткою служби кадрів або печаткою «Для копій».
Законодавством не передбачено проставлення штампа «Копія» на копіях службових документів, що створюються у поточному загальному або кадровому діловодстві
Тим часом у п. 5 гл. 4 р. ХІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 визначена норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.
Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).
Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.
Отже, для засвідчення копії кадрового документа достатньо наявності на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії».
Водночас лише для центральних і місцевих органів виконавчої влади обов'язковою є Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 №55. У її п. 70 сказано:
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.
У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Отже, саме в органах держвлади проставляння відмітки «Копія» обов'язкове.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з діловодства в електронній формі
Мінікурс на тему:
Заламіноване свідоцтво про народження: можуть не випустити за кордон
Стаття на тему:
Лікарняні / Страховий стаж
05.08.2026
Кому скасовано оплату лікарняного у 100% розмірі
Не всі працівники отримують лікарняні залежно від страхового стажу. В окремих випадках допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі 100% середньої зарплати незалежно від кількості відпрацьованих років. Зауважте, що деякі працівники втратили право на 100% оплати лікарняного у 2026 році. Деталі – у роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Роздруківка з «Резерв+»: кому обов’язково оновлювати кожні 3 місяці
Зараз у багатьох військовозобов’язаних термін дії відстрочки «до завершення мобілізації», але по факту вони оновлюються кожні 3 місяці (орієнтовно). Чи потрібно в такому випадку роботодавцю оновлювати та просити у працівників оновлені витяги кожні 3 місяці? Чи в такому випадку, витяг дійсний 1 рік?

Охорона праці
05.08.2026
Електронна охорона праці: які зміни пропонує Уряд
Кабінет Міністрів пропонує перевести ключові процедури у сфері охорони праці в електронний формат. Проєкт постанови передбачає цифровізацію атестації робочих місць, навчання та інструктажів, медичних оглядів, розслідування нещасних випадків і низки інших процесів

Відповідальність / Перевірки
05.08.2026
Як оскаржити незаконну постанову ТЦК про накладення штрафу: практичні поради
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (ТЦК) мають право накладати штрафи як на військовозобов'язаних, які порушують правила військового обліку, так і на посадових осіб, винних у порушеннях законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. Часто йдеться про неналежне ведення військового обліку на підприємствах. Сьогодні пропонуємо вам розглянути практичну ситуацію, пов’язану з таким штрафом, та дієвий алгоритм його оскарження

Відпустки
05.08.2026
Компенсація за невикористану відпустку: розбір типових помилок
Компенсація невикористаної відпустки – завжди «болюча» тема. Які відпустки не можна замінити грошима? Чи можна не виплачувати компенсацію під час воєнного стану? Чи можна зменшити розмір компенсації? Сьогодні пропонуємо розібрати типові помилки

Трудова книжка
05.08.2026
Як подавати сканкопії трудової книжки в серпні 2026: працюючі пенсіонери, штраф за подання після 10.06.2026
Дедлайн подання сканкопій трудових книжок на портал ПФУ давно минув. Водночас ПФУ продовжує приймати сканкопії і зараз. Коли можна подати звернення повторно, чи передбачено штраф за прострочку подання сканів? Актуальна інформація – в роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Актуальні контакти та адреси ТЦК та СП: перевірте, куди звертатися
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки – ключові установи, які відповідають за мобілізацію, військовий облік і соціальну підтримку військовослужбовців. Останнім часом бачимо що ви постійно запитуєте та шукаєте адреси різних ТЦК, що й не дивно, адже потрібно провести звіряння. Підказуємо де ви можете перевірити актуальні адреси та контакти ТЦК

Військовий облік
05.08.2026
Багатодітні батьки можуть втратити право на відстрочку: суть змін
Право на відстрочку від мобілізації для батьків трьох і більше дітей може зазнати змін. Ініціатори пропозиції вважають, що чинний механізм потребує перегляду, адже в окремих випадках не враховує фактичну участь батька в утриманні та вихованні дітей

Військовий облік
05.08.2026
Відстрочка зберігається під час її переоформлення: нові правила
Військовозобов'язаним більше не доведеться хвилюватися, що під час переоформлення відстрочки вони втратять право на неї. Уряд змінив порядок, гарантувавши збереження чинної відстрочки до ухвалення рішення за новою підставою

Звільнення
05.08.2026
Як порахувати середньоденну зарплату працівниці з погодинною оплатою праці
Працівниця працює з 04.06.2026, звільняється 30.06.2026. Працює з погодинною оплатою праці 59 грн/год. В червні відпрацьовано 19 годин. Чи вірно розрахована середньоденна: 59 грн/год *19(год за місяць)*12 місяців : 365 днів = 36,85 грн

Ранковий кадровик
05.08.2026
Про нові дані в «Оберіг». Критичність до 10.08. Шрифт в Списках ВО. Скани роздруківок е-ВОД. Відпустку по вихідних 🙋♀️ Ранковий кадровик від 05.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Військовий облік
04.08.2026
ДПС передасть до Реєстру «Оберіг» дані про чоловіків віком від 18 до 60 років
Кабінет Міністрів України постановою від 29.07.2026 № 981 затвердив новий Порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов'язаних та резервістів. Однією з найбільш помітних новел постанови є обов'язок Державної податкової служби провести масштабну актуалізацію даних Реєстру.










