Чи потрібна відмітка «Копія» у правому куті копії кадрового документа

Засвідчення копії документа, зокрема й кадрового, здійснюється шляхом проставлення на цій копії реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа», встановленого ДСТУ 4163:2020.

Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо

Ця відмітка складається з таких елементів:

1. Словосполуки «Згідно з оригіналом» (без лапок).

2. Назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища.

3. Дати засвідчення копії, яка проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Наприклад:

Якщо копія кадрового документа створюються для направлення її за межі юридичної особи, то відмітка про засвідчення копії скріплюється основною круглою печаткою юридичної особи (із зазначення найменування та коду юрособи за ЄДРПОУ). Якщо для підкладення в особову справу або інших службових потреб у межах юрособи, то простою печаткою служби кадрів або печаткою «Для копій».

Законодавством не передбачено проставлення штампа «Копія» на копіях службових документів, що створюються у поточному загальному або кадровому діловодстві

Тим часом у п. 5 гл. 4 р. ХІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 визначена норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

Отже, для засвідчення копії кадрового документа достатньо наявності на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії».

Водночас лише для центральних і місцевих органів виконавчої влади обов'язковою є Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 №55. У її п. 70 сказано:

Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

Отже, саме в органах держвлади проставляння відмітки «Копія» обов'язкове.

👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Мінікурс на тему:

Заламіноване свідоцтво про народження: можуть не випустити за кордон

Стаття на тему:

Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо