Як правильно оформити перебування працівників в укритті під час повітряної тривоги: кадрові рішення

1. План дій працівників у разі повітряної тривоги
2. Як оформити простій працівника на робочому місці на час тривоги
3. Які ще варіанти оформлення перебування в укритті можливі
4. Чи можна вважати прогулом відсутність працівника на робочому місті під час тривоги
5. Висновки

План дій працівників у разі повітряної тривоги

Як роз’яснює Мін’юст, жоден роботодавець не має права вимагати від працівника продовжувати роботу в умовах, що створюють загрозу для життя чи здоров’я.

Працівник має право припинити роботу й пройти в укриття. При цьому на підприємстві має бути обов’язково розроблений план дій під час повітряної тривоги. У ньому варто:

1. визначити дії працівників під час повітряної тривоги;
2. встановити укриття, до яких мають пройти працівники;
3. прописати умови повернення до роботи після отримання сигналу про відбій повітряної тривоги.

Та виникає запитання: як саме оформити відсутність працівників під час перебування в укриттях, адже від цього залежить й питання оплати за цей період.

У Кодексі законів про працю України це питання прямо не унормовано.

Зауважу, якщо працівник може продовжувати роботу в укритті (наприклад, з ноутбуком), то додаткові документи щодо його перебування в укритті складати не потрібно. Відповідно й цей час оплачуємо за загальними правилами, тобто як за звичайний робочий день.

Якщо працівники не можуть виконувати роботу в укритті, то і Держпраці, і Мін’юст дотримують думки, що у такому разі невиконання посадових обов’язків слід розглядати як простій не з вини працівника.

Далі говоритимемо саме про оформлення такого простою.

Як оформити простій працівника на робочому місці на час тривоги

Нагадаю, що простій не з вини працівника слід зафіксувати. Рекомендовано складати акт для фіксації причини простою. А ось наказ про оголошення простою не з вини працівників має бути обов’язково. У ньому варто відзначити, зокрема, дату або час початку і закінчення, простою, його причину, порядок оплати праці.

Додам, оскільки йдеться про оголошення простою через повітряну тривогу, наказ стосується усіх працівників, які не можуть виконувати посадові обов’язки в укритті.

Не забувайте й про відмітки у табелі обліку використанні робочого часу. Якщо простій тривав увесь робочий день, то варто відзначити літерним кодом «П» й прописати 8 годин або іншу тривалість робочого дня працівників. Якщо працівники частину робочого дня перебували у простої через перебування в укритті, а частину працювали, то варто відзначати через похилу риску Р і П, тобто у такий спосіб зазначаємо кількість робочих годин і кількість годин простою. Або ви можете самостійно прописати механізм відображення у табелі таких ситуацій у Положенні про облік робочого часу або Положенні про табельний облік.

Оплата за час простою не з вини працівника здійснюється з розрахунку не нижче від 2/3 тарифної ставки (окладу) (ст. 113 КЗпП). Звісно, роботодавець може передбачити й оплату у повному розмірі тарифної ставки

Які ще варіанти оформлення перебування в укритті можливі

В умовах чинного КЗпП оголошення простою не з вини працівника через перебування працівника в укритті під час повітряної тривоги є найбільш правильним способом.

Проте не забувайте й про його мінуси, адже зростає навантаження на кадровий відділ та бухгалтерію. Кадровику під час кожної повітряної тривоги потрібно забезпечити фіксування простою не з вини працівників у наказі та табелі, бухгалтерії здійснити оплату праці у такі дні, що доволі важко зробити навіть з погляду розрахунків.

У зв’язку із цим є роботодавці, які не застосовують оформлення простою не з вини працівника, оплачують робочий день повністю в надії на те, що працівники наженуть необхідний обсяг робіт або забезпечать виконання завдань згодом.

Інший варіант – запровадження дистанційної роботи по тих посадах, де це можливо, адже у такому разі на працівника-дистанційника у загальному випадку не поширюються Правила внутрішнього трудового розпорядку, тобто він може виконувати роботу у зручний й безпечний для нього час. Також працівник-дистанційник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому. Більше деталей щодо організації дистанційної роботи у статті «Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси».

Ще один спосіб – запровадження гнучкого режиму робочого часу. Його суть полягає у тому, що працівник має бути присутнім в офісі у певний фіксований час, а час роботи в інші години у рамках норми тривалості робочого часу визначає самостійно.

Докладно порядок застосування гнучкого режиму робочого часу ми розглядали у статті «Гнучкий режим робочого часу: як встановити».

Чи можна вважати прогулом відсутність працівника на робочому місті під час тривоги

Ще один момент із роз’яснення Мін’юсту: відсутність працівника на робочому місці під час повітряної тривоги вважається поважною причиною, якщо вона збігається з періодом дії повітряної тривоги, а також включає час, необхідний для переміщення до укриття та повернення з нього.

Тобто, коли ми говоримо про простій не з вини працівника через повітряну тривогу, то маємо враховувати й сам факт перебування в укритті, а також оптимальний час для проходження в укриття та повернення з нього. Про прогул у такі моменти не йдеться. Проте потрібно слідкувати за поверненням до робочих місць всіма працівниками після відбою, адже не виключені випадки зловживання серед окремих працівників. А у такому разі може підніматися питання прогулу.

Висновки

1. На підприємстві має бути затверджений план дій працівників у разі повітряної тривоги.
2. Невиконання працівником посадових обов’язків через перебування в укритті, шлях до нього і з нього, слід розглядати як простій не з вини працівника – оформлюють наказом.
3. Фіксацію простою має бути забезпечено у табелі обліку використання робочого часу. Простій не з вини працівника оплачується у розмірі не менше двох третин окладу працівника.
4. Якщо працівник має змогу виконувати посадові обов’язки в укритті, то працю оплачують на загальних підставах.

Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту kadroland

Шаблони та зразки документів:

Доповідна записка про запровадження простою

Наказ про оголошення простою

Акт простою з вини роботодавця

Акт про початок простою

Наказ про припинення простою працівника

Наказ про припинення простою

Наказ про оголошення простою через воєнний стан

Наказ про оплату праці в зв'язку з простоєм виробництва

Статті на тему:

Простій: коли запроваджують та як оформити

Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси

Гнучкий режим робочого часу: як встановити