Паперові лікарняні: що перевіряє та заповнює кадровик

Алгоритм роботи кадровика з паперовими лікарняними

1. Перевірка правильності оформлення паперового лікарняного та заповнення зворотного боку.
2. Табелювання відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
3. Визначення страхового стажу працівника: загального і за останній рік.
4. Уточнення відомостей про пільги у працівника.
5. Підрахунок днів для оплати.
6. Перевірка причини непрацездатності.

Пункти 2-6 під час роботи кадровика з паперовим лікарняним будуть такими ж як і під час роботи з е-лікарняним. Про них ми говорили у статті «Електронні лікарняні: покрокове оформлення з позиції кадровика».

Тому зупинимось більш детально на пункті № 1. А для цього необхідно згадати Інструкцію про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, ФСС НВВ 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі – Інструкція № 532), якою врегульовано Порядок заповнення листка непрацездатності.

Зони відповідальності кадровика під час роботи з паперовим лікарняним

1. Перевірка інформації на лицьовій стороні лікарняного.
2. Заповнення певної інформації на зворотній стороні.

В першу чергу на лицьовій стороні слід перевірити:

1. назву підприємства;
2. чи підкреслені слова «первинний» або «продовження»;
3. чи вказаний режим – стаціонарний, амбулаторний;
4. чи є виправлення, що не засвідчені підписом лікаря і печаткою;
5. скільки виправлень на лицьовій стороні.

Також слід звернути увагу на такі реквізити:

1. дата видачі (цифрою вказується число, після чого літерами назва місяця, цифрою вказується рік);
2. прізвище, ім’я, по батькові (перевіряємо на наявність помилок);
3. назва та місцезнаходження закладу охорони здоров’я;
4. місце роботи, назва підприємства, установи, організації (назва і місцезнаходження підприємства, установи, організації (повністю));
5. діагноз первинний, заключний (діагноз первинний, діагноз заключний та шифр МКХ-10 зазначаються виключно за письмовою згодою хворого);
6. причина непрацездатності (коди причин непрацездатності мають бути такі як і для електронних лікарняних з Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі – Порядок № 1234);
7. відмітки про порушення режиму (зазначається дата порушення режиму, що засвідчується підписом лікаря. Види порушень режиму вказуються у графі «Примітка:» з обов'язковим записом у медичній карті амбулаторного чи стаціонарного хворого);
8. звільнення від роботи з якого і до якого числа (у першому стовпчику «З якого числа" дата видачі ЛН (число, місяць, рік) позначається арабськими цифрами; у другому стовпчику «До якого числа включно» дата продовження ЛН (число і місяць) позначається літерами; у четвертому стовпчику «Підпис та печатка лікаря» продовження або закриття ЛН підтверджується підписом та печаткою лікаря);
9. перевести тимчасово на іншу роботу/ направлений у МСЕК. У графі «Перевести тимчасово на іншу роботу» вказуються дати тимчасового переведення хворого на іншу роботу, що засвідчується підписом голови лікарсько-консультативної комісії та круглою печаткою закладу охорони здоров'я. У графі «Направлений до МСЕК» здійснюється запис дати направлення документів на МСЕК, що підтверджується підписом голови лікарсько-консультативної комісії;
10. стати до роботи. Вказують словами число і місяць, коли приступити до роботи; посаду, прізвище лікаря, що засвідчується його підписом та печаткою закладу охорони здоров'я «Для листків непрацездатності». У разі продовження тимчасової непрацездатності підкреслюється «Продовжує хворіти»та зазначається номер нового ЛН. У разі смерті у графі «Стати до роботи» зазначаються «помер» і дата смерті.
11. печатки.

Виправлення помилки на лицьовій стороні можливе лише в таких графах ЛН:

1. «прізвище, ім’я, по батькові непрацездатного» – за умови внесення змін не більше ніж на 35 відсотків літер кожного слова;
2. «місце роботи: назва підприємства, установи, організації»;
3. «причина непрацездатності» – за наявності первинної облікової медичної документації.

Що заповнює кадровик на зворотній стороні листка непрацездатності

Якщо на підприємстві немає табельника, то кадровик заповнює перший розділ:

1. вказує назву підприємства;
2. структурний підрозділ, посаду, табельний номер;
3. відмічає тип роботи (постійна, тимчасова, сезонна);
4. зазначає дати, коли працівник не працював;
5. інформацію про неробочі дні не зазначаємо, оскільки зараз лікарняні оплачуємо в календарних днях;
6. вказує дату фактичного виходу працівника на роботу;
7. зазначає своє прізвище, ставить підпис і дату.

Другий розділ однозначно має заповнювати кадровик, оскільки тут слід зазначити пільги на отримання 100% лікарняних, якщо вони є в працівника. Пільговий статус або підкреслюємо, або, якщо причина відсутня, акуратно дописуємо рукою.

Також якщо працівник має стаж до 3-х років, дописуємо таку інформацію від руки, оскільки відповідна графа відсутня.

Висновки

1. Алгоритм роботи кадровика з паперовим лікарняним буде таким самим, як і під час роботи з е-лікарняним.
2. Але кадровик має приділити найбільше уваги перевірці правильності оформлення паперового лікарняного та заповнення зворотного боку.

Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці

Статті на тему:

Оформлення лікарняних: що має знати кадровик

Електронні лікарняні: покрокове оформлення з позиції кадровика

Страховий стаж: для чого потрібен та як обчислити

Відео на тему:

Оформлення лікарняних: строки & рішення про (не)оплату

Як заповнити заяву-розрахунок для лікарняних на веб-порталі ПФУ

Шаблони та зразки документів:

Протокол засідання комісії соцстраху щодо е-лікарняних

Журнал обліку листків непрацездатності

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасовою втратою працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)

Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати (вихід на роботу під час лікарняного)

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (суміснику)

Довідка для розрахунку лікарняних