👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Відповідні повідомлення мають тимчасовий строк зберігання. Їх зберігають у поточному діловодстві відділу кадрів.
У номенклатурі справ (НС) кадрової служби слід передбачити справи, в яких будуть зберігатися різні повідомлення.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
У ст. 403 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 визначено строк зберігання для документів (характеристик, відомостей, повідомлень, актів, доповідних записок, довідок, листів) про трудову дисципліну – 3 роки.
З посиланням на цю статтю Ви можете внести до НС справу «Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну» і саме в ній будуть зберігатися повідомлення, які розсилаються працівникам підприємства з різних кадрових питань, зокрема про необхідність інформування щодо змін контактних даних; про відмову у призначенні допомоги з тимчасовою втратою працездатності.
Також, можете передбачити окрему справу із заголовком «Повідомлення, що надсилаються працівникам підприємства». При цьому строк зберігання і номер статті зазначити такі ж самі: 3 р. ст. 403.
Повідомлення про зміну облікових даних, передбачене у Додатку 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (зі змінами) – це документ, який надсилається підприємством до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу.
Таке повідомлення може надсилатися, як окремий документ або разом із супровідним листом. Оригінали цих повідомлень будуть зберігатися у відповідному ТЦК та СП, а у Вас на підприємстві залишиться так званий «відпуск повідомлення» (другий примірник або копія вихідного документа).
Для їх зберігання має бути передбачена справа із заголовком «Листування з питань військового обліку та бронювання працівників підприємства», її строк зберігання становить 5 років з посиланням на ст. 669, визначену у Змінах до Переліку № 578/5.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Опис справ з кадрових питань (особового складу)
Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Опис справ постійного зберігання
Брошури та чеклісти:
Номенклатура справ з військового обліку (наказ від 14.03.2025 №748/5)
Статті на тему:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок