Директор оформлює документи щодо себе: що врахувати кадровику та власникам

1. Чи може директор сам підписати собі відпустку
2. Чи поширюються на директора правила внутрішнього трудового розпорядку
3. Чи виконувати вказівку директора оформити документи щодо себе
4. Чи можна заощаджувати на зарплаті директора (директор без зарплати)
5. Чи може директор сам підписати наказ про своє звільнення
6. Хто призначає виконувача обов’язків директора на час його відпустки

Ми вже розпочали говорити на цю тему у статті «Оформлення директора та виконувача обов’язків: протокол, наказ, ЄДР і кадрові нюанси». Сьогодні ж надаємо відповіді на чимало запитань, які так чи інакше ставлять собі більшість керівників підприємства та фахівців, які відповідають за ведення кадрового обліку

Чи може директор сам підписати собі відпустку

Директор перебуває в особливому становищі. Він одночасно є працівником, який має право на відпустку, та посадовою особою, уповноваженою оформити цю відпустку з боку роботодавця.

Саме тут найчастіше виникає прогалина у внутрішньому контролі підприємства.

Показовою є судова справа № 732/677/25. Директор фактично перебував у відпустці без збереження заробітної плати майже весь період роботи. Однак ані заяви про надання такої відпустки, ані наказу про неї у товаристві не знайшли.

Сам директор підтвердив це вже в суді. Фактично він визнав, що не погоджував питання з власниками та вирішив його самостійно, перебуваючи одночасно у ролі працівника і роботодавця. До того ж у цей період він продовжував підписувати звітність та іншу важливу документацію.

Для кадровика з цієї справи випливає кілька висновків:

1. Якщо немає заяви директора та наказу про відпустку, не варто табелювати відповідний період як відпустку без збереження зарплати. Формальної підстави для цього немає, а в разі спору саме відсутність документів стане аргументом проти товариства.
2. Директор технічно може сам підписати наказ про свою відпустку, якщо інше не передбачено статутом. Проте доцільно доповнити статут, внутрішнє положення або контракт із керівником нормою про те, хто погоджує його заяву на відпустку. Наприклад, це може бути учасник, уповноважений загальними зборами. Такий механізм усуне ситуацію, коли керівник самостійно й безконтрольно розв'язувати питання щодо себе.

В ідеалі будь-яка відпустка директора, включно з відпусткою без збереження заробітної плати, буде оформлюватися заявою та документом, яким цю заяву задоволено. Навіть якщо підписантом обох документів буде одна й та сама особа. Звісно є варіант надання щорічної відпустки за заздалегідь затвердженим графіком відпусток. У такому разі бажано мати погодження вищого органу управління щодо часу надання відпустки керівника, і власне не буде потреби у заяві.

Відсутність належного документального оформлення не зменшує, а, навпаки, посилює корпоративні ризики.

Увага! Сам факт перебування директора у відпустці не позбавляє чинності документи, які він підписує в цей період, зокрема податкову та фінансову звітність, підписану КЕП

Окремо зверніть увагу ще на один практичний момент.

Трудове законодавство не містить прямої заборони виконувати посадові функції за власною ініціативою під час відпустки. Про це свідчить і практика Верховного Суду.

Звичайно, допускати таку ситуацію небажано. Тривалі судові процедури у спорах із податковими органами та витрати на правничу допомогу навряд чи додадуть підприємству комфорту.

Прикро, що й до сьогодні фахівці посилаються на лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 №376/06/186-16, у якому викладено протилежні висновки. Міністерству варто було б надати нове роз’яснення з урахуванням актуальної судової практики. Тим більше що відповідно до ст. 13 Закону України від 02.06.2016 № 1402-VIII «Про судоустрій і статус суддів» правові висновки Верховного Суду мають враховуватися не лише судами. Вони є обов’язковими для всіх суб’єктів владних повноважень – міністерств, відомств, поліції, податкових та інших органів, які застосовують у своїй діяльності нормативно-правовий акт, що містить відповідну норму права.

Докладно про можливість підписання документів під час відпустки ми розповідали тут.

Чи поширюються на директора правила внутрішнього трудового розпорядку

Питання, чи повинен директор перебувати в офісі з дев’ятої до шостої, також виникає у кадровій практиці.

Формально правила внутрішнього трудового розпорядку поширюються на всіх працівників підприємства. Директор, який перебуває у трудових відносинах із товариством, не є винятком.

Водночас специфіка посади керівника полягає в тому, що саме він зазвичай затверджує ці правила та відповідає за організацію режиму роботи інших працівників.

Ознайомлення директора з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які він сам затвердив, виглядає дещо штучно, але формально має бути зафіксовано. Наприклад, підписом самого директора під затвердженим документом.

А от жорстка фіксація присутності директора в офісі з певної до певної години навряд відповідає реальним управлінським функціям керівника, робочий час якого часто густо не вкладається у звичний графік.

Тому доцільно передбачити у статуті, контракті чи внутрішньому положенні особливий режим робочого часу директора: гнучкий графік, дистанційну роботу, роз’їзний характер роботи тощо.

Не варто покладатися лише на загальні правила, розраховані на інших працівників.

Такий режим не звільняє директора від виконання обов’язків і не позбавляє його трудових прав. Водночас він дає кадровику правову підставу не вимагати від керівника фіксації часу приходу та виходу за загальною моделлю.

Чи виконувати вказівку директора оформити документи щодо себе

Директор як найвища посадова особа товариства може офіційно чи неофіційно дати кадровику або бухгалтеру розпорядження оформити документ чи провести операцію, що стосується особисто директора.

Наприклад, нарахувати компенсації за іншою методикою, ніж передбачено законом, або оформити відпустку без дотримання установленої процедури.

Для кадровика це непроста ситуація.

З одного боку, директор є його керівником і може давати доручення в межах управлінської вертикалі.

З іншого боку, кадровик відповідає за правильність кадрового обліку та несе відповідальність перед роботодавцем. Якщо він є начальником відділу кадрів і дає незаконні розпорядження підлеглим або обіймає посаду з чітко визначеними у посадовій інструкції розпорядчими функціями, його можуть притягнути до відповідальності правоохоронні чи органи контролю.

Тому, якщо розпорядження директора прямо суперечить вимогам законодавства, письмово зафіксуйте саме розпорядження та свою позицію щодо нього. Це можна зробити за допомогою службової записки або листа власникам.

Навіть якщо остаточне рішення ухвалює директор, така фіксація підтверджуватиме, що кадровик діяв добросовісно та попереджав про ризики.

Якщо ж розпорядження стосується особистих виплат або документів самого директора, доцільно винести питання на рівень власників чи уповноваженого загальними зборами органу. Не варто вирішувати його лише між директором і кадровою / бухгалтерською службою.

Чи можна заощаджувати на зарплаті директора (директор без зарплати)

Якщо власник є одночасно директором товариства, така модель на практиці зустрічається досить часто.

Але якщо власники свідомо не нараховують зарплату директору, який не є єдиним учасником товариства, намагаючись заощадити на зарплатних податках, це може закінчитися судовим позовом директора про стягнення заборгованості із заробітної плати.

У статті «Директор-«привид» хоче зарплату: фіктивні трудові відносини з керівником» ми аналізували подібний випадок.

У тій справі суд відмовив директору у стягненні заборгованості. Однак це сталося лише тому, що директор не довів обсяг фактично виконаної роботи та визнав, що значну частину періоду перебував у самовільній неоплачуваній відпустці.

За інших обставин результат справи міг бути протилежним.

Для кадровика та власників товариства такий підхід створює кілька ризиків одночасно.

Тривала відсутність нарахування заробітної плати та сплати єдиного соціального внеску за директора, який реально виконує функції керівника, є порушенням законодавства незалежно від того, чи звернеться сам директор до суду. Органи контролю можуть виявити це самостійно під час перевірки.

Тому тримати директора без зарплати заради економії на податках – це рішення, яке слід оцінювати не лише з погляду поточної економії, а й з урахуванням майбутніх ризиків.

Чи може директор сам підписати наказ про своє звільнення

Формально може, але цей наказ не є первинним юридичним фактом.

Підставою для припинення повноважень директора є рішення загальних зборів учасників. Без протоколу зборів наказ не припиняє його статусу як органу товариства.

Якщо власники не звільняють директора, йому слід звернутися до суду.

Хто призначає виконувача обов’язків директора на час його відпустки

Під час відпустки, відрядження або хвороби директор призначає в. о. власним наказом відповідно до ч. 10 ст. 39 Закону України від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».

Загальні збори для цього скликати не потрібно, якщо інше не передбачено статутом або контрактом із керівником.

Дмитро ГАРНИЙ, керівник КЦПРБ, партнер #BusinessOcean ТОВ «Бізнес Оушен Юей»

Статті та консультації на тему:

Оформлення директора та виконувача обов’язків: протокол, наказ, ЄДР і кадрові нюанси

Директор іде у відпустку: коли він повинен написати заяву

Робота за сумісництвом змінюється на основну у директора: чи потрібен протокол зборів учасників

Чи обов’язкова віза директора на заявах працівників

Факсиміле директора: на яких документах дозволено та хто ще має право його використовувати

Хто підписує повідомлення про початок відпустки: директор чи кадровик

Чи може директор під час відрядження підписувати документи та не призначати виконуючого обов'язки

Чи повинен кадровик погоджувати заяви працівників із директором