Звільнення працівника онлайн: як видати копію наказу

1. Видача копії через електронну пошту та месенджери
2. Видача копії через сервіси е-документообігу
3. Якщо працівник відмовляється підписувати наказ
4. Наслідки невидачі копії наказу

Видача копії наказу про звільнення

Детально алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника описували тут.

Нагадаємо, що, зокрема, при звільненні працівника необхідно виконати дві незалежні дії:

1. видати наказ про звільнення та ознайомити з ним працівника під підпис;
2. видати працівнику копію наказу про звільнення.

Так, відповідно до ст. 47 Кодексу законів про працю України:

Усі вимоги до виготовлення копії наказу про звільнення розбирали на мінікурсі.

Нагадаємо, що з 04.04.2026 набули чинності зміни щодо виготовлення копій документів. Зокрема, тепер знову треба проставляти відмітку «Копія» у правому верхньому куті документа.

Також не забувайте, що копія має бути засвідчена написом «Згідно з оригіналом» та відповідними відомостями про особу, яка засвідчила копію.

При цьому для уникнення претензій щодо порушення ст. 47 КЗпП факт отримання копії має бути зафіксований письмово. Найбільш надійним способом є отримання підпису працівника на оригіналі наказу. Працівник власноруч пише: «Копію наказу отримав», ставить особистий підпис, власне ім’я та прізвище і дату отримання. І лише після цього виготовляється копія (на ній робиться напис «Згідно з оригіналом»), яка і видається працівнику.

Копія наказу з відміткою про отримання працівником (класичний спосіб)

Все це доволі легко реалізувати, якщо працівник звільняється офлайн. А як видати копію наказу про звільнення онлайн? Адже наразі це поширений спосіб звільнення, а виключення щодо видачі копії наказу не передбачені.

Видача копії через електронну пошту та месенджери

У період дії воєнного стану роботодавець і працівник можуть погодити альтернативний спосіб обміну кадровими документами. Зокрема, обмін заявами та наказами може бути організовано через месенджери чи електронну пошту (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Важливо зафіксувати згоду працівника, погоджені канали зв’язку та порядок підтвердження отримання документів. Просто так переслати фотокопію наказу на месенджер чи електронку – не варіант.

Якщо обмін заявами та наказами через месенджери погоджено, то, скоріше за все, доведеться видавати копію у два етапи. Це пов’язано із тим, що копія має містити запис про ознайомлення з наказом про звільнення. Відповідно працівник має повернути наказ із написом про ознайомлення (в ідеалі) або вказати, що він ознайомлений у месенджері. І вже тільки після цього можемо видати копію наказу про звільнення.

Формально така копія має бути засвідчена в порядку, визначеному правилами чинного діловодства (розглянули їх вище).

Однак, як зазначено в останньому абзаці п. 8 гл. 11 р. IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5):

Отже, у роботодавця є право в Інструкції з діловодства задокументувати належний порядок засвідчення копій паперових наказів для надсилання їх працівникам через електронну пошту та месенджери. Тому далі пропонуємо свій варіант з урахуванням класичного засвідчення, але ви можете затвердити свій порядок.

Тепер поговоримо детально про два етапи.

Етап 1 – ознайомлення з наказом

Тут, на нашу думку, доцільно діяти наступним чином.

Складаємо наказ про звільнення, надаємо його на підпис керівнику, реєструємо в службі діловодства.

Відправляємо працівнику фото- чи сканкопію наказу про звільнення (підписаного керівником і зареєстрованого). Також доцільно надіслати коротке пояснення, що робити далі. Зокрема, слід зазначити, що наказ надсилається для підписання працівником, підпис засвідчує ознайомлення працівника з наказом.

У Інструкції з діловодства може бути передбачено кілька варіантів ознайомлення:

1. Працівник роздруковує таку фото- чи сканкопію наказу, підписує її, а далі:

1. або робить фото- чи сканкопію підписаного наказу і повертає роботодавцю. Причому роботодавцю доцільно роздрукувати підписаний працівником наказ і долучити до оригіналу;
2. або відправляє підписаний наказ поштою. Його також варто долучити до оригіналу.

В результаті маємо підтвердження ознайомлення працівника з наказом.

2. Якщо у працівника немає можливості роздрукувати наказ, працівник у месенджері або на електронну пошту повідомляє щось на кшталт «Із наказом про звільнення від __.__.202_ р. № ___/к/тр ознайомлений, копію наказу отримав».

Таке повідомлення також фіксуємо, роздруковуємо і долучаємо до оригіналу. В результаті маємо підтвердження ознайомлення працівника за наказом.

3. Працівник накладає на одержаний наказ електронний підпис. І відправляє його роботодавцеві (про цей варіант ще поговоримо далі).

Для підтвердження факту направлення наказу про звільнення доцільно скласти внутрішній протокол або іншим способом зафіксувати дату, час, канал комунікації та результат передачі наказу для ознайомлення і підписання. До протоколу за потреби можна додати скріншоти листування та інші докази. Такий протокол допоможе підтвердити дії роботодавця.

Як варіант, на оригіналі наказу можна проставити відмітку про спосіб та фіксацію ознайомлення (вважаємо цей варіант оптимальним). Також можливо зафіксувати направлення наказу на ознайомлення в Журналі.

Відмітка на наказі про спосіб та фіксацію ознайомлення через месенджер

Порядок дистанційного ознайомлення із наказом та фіксації такого ознайомлення варто включити до Інструкції з діловодства.

Етап 2 – видача копії

А далі – треба виконати саме припис законодавства «видати копію наказу про звільнення».

Оскільки чіткого механізму не передбачено для такої ситуації, пропонуємо діяти наступним чином. З оригіналу наказу (на якому вже є відмітка про ознайомлення – варіант проставлення відмітки розглянули вище) робимо копію, в правому верхньому куті ставимо позначку «Копія», завіряємо копію написом «Згідно з оригіналом», робимо фото- чи сканкопію і таку копію надсилаємо працівнику на месенджер чи електронну пошту. Знову доцільно зафіксувати факт надсилання.

В ідеалі працівник на отриманій копії зробить напис «Копію наказу отримано», проставить особистий підпис, власне ім’я та прізвище і дату отримання, а фотокопію відправить роботодавцю. Але можна це зафіксувати й тими ж способами, про які ми говорили вище щодо ознайомлення із наказом. Головне, все це має бути зафіксовано у вашій Інструкції з діловодства, а працівникам можна надавати відповідні інструкції щодо дій у повідомленнях, які супроводжують копію наказу.

Ось в такий складний спосіб реалізується вимога законодавства.

Зауважте, що подекуди для прискорення процесу обміну документами надсилають працівнику одразу два документи: оригінал наказу і підготовлену копію. Однак це не зовсім відповідає чинній хронології та правилам діловодства. Тому, якщо хочете мати максимальну доказовість збереження процесів ознайомлення з наказом та видачі копії – тоді доцільно надсилати документи по черзі.

Видача копії через сервіси е-документообігу

Цікава ситуація може складатися в тому разі, коли на підприємстві запроваджено систему електронного документообігу.

Як правило, відбувається так:

1. роботодавець надсилає наказ про звільнення працівнику через обрану систему е-документообігу;
2. працівник підписує наказ електронним підписом;
3. на цьому процес обміну документами припиняється.

Роботодавець вважає, що в працівника є екземпляр наказу, підписаний обома сторонами, і на тому часто ставлять крапку.

Але ж в такому випадку вимога про видачу копії наказу не дотримана:

1. працівник підписав оригінал;
2. наявність оригіналу, підписаного обома сторонами, – це лише ознайомлення із наказом, а не видача копії (а передбачено саме це!);
3. деякі системи електронного документообігу закривають доступ до документів після звільнення працівника. Тож працівник може взагалі залишитися без документа про звільнення.

Тому пропонуємо свій варіант дій. Знову ж таки виходимо з того, що маємо розмежувати два етапи: ознайомлення з наказом про звільнення під підпис і видача копії наказу.

Етап 1 – ознайомлення з наказом

Тут все може виглядати так:

1. скласти наказ про звільнення;
2. підписати КЕПом керівника;
3. направити працівнику наказ для підписання за допомогою КЕП.

Якщо наказ підписаний сторонами, вважаємо, що обов’язок із ознайомлення виконаний.

Нагадуємо, що накази про звільнення належать до кадрових наказів тривалого строку зберігання, тому, вважаємо, що потрібно виготовити засвідчену копію для зберігання (деталі – тут).

Подекуди практикують таку модель: друкують електронний наказ разом із квитанціями про підписання. Але тут слід зважати на прийняту систему діловодства на підприємстві. Знов-таки радимо зафіксувати в Інструкції з діловодства, як все має відбуватися.

Етап 2 – видати копію наказу

Зауважте, що чинне законодавство не встановлює винятків для електронного документообігу. Тому, на нашу думку, безпечно не обмежуватися тільки підписанням наказу, а все ж таки виконати припис законодавства про видачу копії.

Вважаємо, що доцільно з оригіналу наказу (а ним буде саме той документ, на який наклали підписи керівник та працівник) сформувати окрему копію, засвідчену в установленому порядку. Підписати її КЕПом керівника і надіслати на підпис (КЕПом) працівнику.

На нашу думку, підписання такої копії підтверджує, що працівник з нею ознайомлений і він її отримав.

Якщо ж роботодавець не має належно налагодженого механізму створення та засвідчення електронної копії, можливий такий варіант:

1. роздрукувати наказ, підписаний сторонами;
2. проставити на ньому відмітку «Копія» або «Паперова копія електронного документа» та засвідчити її відповідно до правил діловодства установи;
3. надіслати працівникові паперову копію електронного документа разом із квитанціями про підписи;
4. надіслати супровідний лист, у якому зазначити, що копію надають на виконання ст. 47 КЗпП, і залишити посилання на сервіс перевірки підписів.

Колеги! Оскільки процедура видачі копії електронного наказу не регламентована, то, наш алгоритм – один із можливих варіантів, однак не єдиний. Завжди можна роздрукувати електронний документ про звільнення і засвідчити його таким же чином, як і паперовий наказ. Після цього надіслати копію наказу поштою або вручити особисто.

Якщо працівник відмовляється підписувати наказ

Зрідка, але буває і таке. В такому випадку доцільно скласти Акт про відмову від підпису наказу в установленому порядку.

Наслідки невидачі копії наказу

Зауважте, що видача копії – не примха, а вимога законодавства.

Причому, невчасне видання копії наказу про звільнення загрожує роботодавцю фінансовими наслідками та дає працівникові підстави оскаржити дії роботодавця. Відповідно до ч. 5 ст. 235 КЗпП у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Звісно справу можна довести до суду, але чи треба? Тим паче, що ми пропонуємо доволі робочі варіанти.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Мінікурс на тему:

Припинення трудових відносин: покроковий алгоритм дій для роботодавця

Копія наказу про звільнення: нові вимоги для оформлення

Статті та консультації на тему:

Звільнення працівників: довідник роботодавця

Алгоритм дій роботодавця у день звільнення

Обмін заявами і наказами через месенджери

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси