Сумісництво – нюанси: чи надавати довідку про основне місце роботи, П-2 і особова справа, тривалість відпусток

1. Чи потрібно вимагати довідку з основного місця роботи
2. Внутрішній сумісник: дві особові картки П-2 чи одна
3. Одна особова справа на працівника чи окрема за кожним місцем роботи
4. Тривалість щорічної відпустки сумісника: чи залежить вона від зайнятості
5. Чи обов'язково надавати відпустку за сумісництвом одночасно з основною
6. Висновки

Чи потрібно вимагати довідку з основного місця роботи

Законодавство не зобов’язує працівника підтверджувати наявність основного місця роботи під час працевлаштування за сумісництвом, а роботодавця – вимагати такі документи.

Відповідно до п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», основним є місце роботи, яке працівник самостійно визначає у заяві про прийняття на роботу.

Водночас роботодавець може добровільно попросити працівника надати підтвердження цього статусу, зокрема витяг із Реєстру застрахованих осіб ПФУ, довідку ОК-5 або ОК-7, витяг з електронної трудової книжки чи довідку від основного роботодавця. Такі документи допоможуть з’ясувати, де працівник працює за основним місцем, що має значення, зокрема, для бронювання.

Однак їх надання не можна встановлювати як обов’язкову умову прийняття на роботу. Якщо працівник повідомив неправдиві відомості про основне місце роботи або не повідомив про його зміну, відповідальність за це несе він сам.

Наразі відповідальності роботодавця за відсутність такого підтвердження законодавство не передбачає.

Для цілей бронювання, якщо роботодавцю важливо отримати інформацію про основне місце роботи майбутнього працівника, рекомендуємо передбачити вимогу щодо обов’язкового повідомлення військовозобов’язаними працівниками про наявність інших місць роботи.

Спосіб повідомлення роботодавець визначає самостійно, наприклад, працівник може надати доповідну записку або довідку з інших місць роботи тощо.

Відповідну вимогу можна передбачити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку (внести зміни) або видати наказ.

Внутрішній сумісник: дві особові картки П-2 чи одна

Типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656, містить окремий реквізит «Вид роботи (основна, за сумісництвом)». Тому, якщо роботодавець використовує П-2 для кадрового обліку, картку оформлюють і на сумісника. Причому за внутрішнього сумісництва на працівника заводять дві картки – одну за основною посадою, другу за посадою за сумісництвом.

Це важливо, оскільки за кожним трудовим договором окремо оформлюють прийняття та звільнення, ведуть облік робочого часу й відпусток. Об’єднувати ці відомості в одній картці недоцільно, адже вони стосуються різних трудових відносин.

Водночас слід врахувати позицію Мінекономіки, викладену у листі Мінекономіки України від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, фахівці відомства зазначили, що особова картка за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656, не є обов'язковою для застосування, роботодавець самостійно вирішує, чи використовувати форму П-2 для ведення кадрового обліку.

Одна особова справа на працівника чи окрема за кожним місцем роботи

Особову картку не слід плутати з особовою справою. Це різні кадрові документи, які мають різне призначення.

Під час оформлення сумісника важливо розрізняти внутрішнє та зовнішнє сумісництво.

Оскільки сумісництво, зокрема зовнішнє, передбачає укладення окремого трудового договору, на сумісника потрібно сформувати окрему особову справу, навіть якщо за основним місцем роботи на нього вже заведено таку справу. При цьому документи в кожній справі мають стосуватися відповідних трудових відносин.

За внутрішнього сумісництва другу особову справу не заводять. Якщо на працівника вже є особова справа за основним місцем роботи, до неї додають документи про сумісництво: заяву про прийняття та копію наказу (витяг із нього). Це відповідає Правилам організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, який прямо передбачає такі документи у складі особової справи.

Отже, внутрішньому суміснику повторну особову справу не оформлюємо, а документи про роботу за сумісництвом долучаємо до вже наявної.

Обов’язкове формування особових справ передбачене не для всіх категорій працівників. Щоб визначити, на кого саме воно поширюється, зокрема працівників-сумісників, слід керуватися Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – КП).

В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців, тобто на посади, код КП яких починається від 1 до 4. Проте ми вважаємо, що безпечно вести особові справи на усіх працівників, незалежно від посади чи професії.

Тривалість щорічної відпустки сумісника: чи залежить вона від зайнятості

Сумісники, як і всі наймані працівники, мають право на щорічну (основну та додаткові) відпустку зі збереженням на її період місця роботи (посади) та заробітної плати (ст. 2 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»; далі – Закон про відпустки).

Тривалість щорічної основної відпустки не зменшується пропорційно зайнятості. Якщо за посадою встановлено 24 календарні дні щорічної основної відпустки, сумісник має право саме на 24 календарні дні, незалежно від того, працює він на 0,5 чи 0,25 ставки.

Аналогічно визначають тривалість щорічної основної відпустки внутрішнього сумісника – окремо за кожною посадою. Якщо за однією посадою передбачено 24 календарні дні, а за іншою – 31 календарний день, облік ведуть окремо за кожним трудовим договором.

Соціальні відпустки також надають за відповідними підставами, передбачені Законом про відпустки.

Також за сумісництвом надається відпустка УБД (ст. 16-2 Закону про відпустки).

Особливості є тільки щодо оплачуваних додаткової «чорнобильської» відпустки та навчальної відпустки. Вони не надаються за сумісництвом, це пов’язано із особливостями їх фінансування.

Чи обов'язково надавати відпустку за сумісництвом одночасно з основною

Законодавство не встановлює загального обов'язку надавати щорічні відпустки за основним місцем роботи та за сумісництвом в однакові дати. Працівник може використати їх одночасно або в різні періоди за погодженням із відповідними роботодавцями та з урахуванням графіків відпусток.

П. 6 ч. 7 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» передбачає спеціальну гарантію для сумісників. За бажанням працівника щорічну відпустку повної тривалості надають до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві, якщо вона надається одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

П. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки» передбачає обов'язкове надання відпустки без збереження заробітної плати суміснику за його бажанням на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи.

Висновки

1. Сумісництво означає окремі трудові відносини, а отже, кадровий облік за кожною посадою потрібно розмежовувати.
2. Довідка про основне місце роботи для прийняття не обов’язкова, можлива за потреби.
3. Якщо підприємство веде П-2, внутрішньому суміснику оформлюють дві картки, але не дві особові справи.
4. Тривалість щорічної відпустки обліковують окремо за кожним трудовим договором.

Шаблони та зразки документів:

Енциклопедія кадровика «Сумісництво у сучасних умовах: правила, рекомендації та зразки документів»

Читайте більше:

Внутрішнє сумісництво за тією самою посадою, що й основна: особливості оформлення у 2026 році

Приймаєте працівника за сумісництвом: чи потрібно вимагати інформацію про основне місце роботи

Особова картка П-2 на сумісника: як визначити «останнє» місце роботи

Прийом за сумісництвом у 2026 році: чи можна оформити працівника на повну ставку, якщо на основній роботі він надомник

Скільки посад може суміщати один працівник

Повний робочий день за сумісництвом: коли це можливо

Сумісник стає основним працівником: звільняти чи переводити – роз’яснення Мінекономіки

Переводимо сумісника на основне місце роботи: чи починати робочий рік заново