Звіряння даних списків з ВОД: як часто проводити?
Звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами здійснюється відповідно до графіка звіряння (п. 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487). Проводять таке звіряння власними силами, тобто, фактично це внутрішній аудит списків і ВОД працівників (ми ще називаємо його «внутрішнє звіряння»).
Звіряння проводить відповідальний за ведення військового обліку. До того ж як уже зазначили, здійснює це періодично. Зауважимо, що періодичність звіряння не визначено Порядком № 1487, тому радимо проводити його хоча б раз на рік. До речі, до такої періодичності підштовхує і п. 34 Порядку № 1487. Відповідно до нього передбачається проведення звіряння списків персонального військового обліку підприємства з обліковими документами ТЦК (ми його ще називаємо «зовнішнє звіряння»). Нормою визначено, що ця процедура здійснюється не рідше одного разу на рік. Але! Головна умова проведення звіряння з ТЦК – це включення підприємства до графіка звірянь.
Та повернемося до «внутрішнього звіряння». Формально «внутрішнє звіряння» має передувати «зовнішньому». Отже, якщо підприємство потрапило до графіка звірянь з ТЦК, то перед «зовнішнім» звірянням доцільно провести «внутрішнє».
Також «внутрішнє звіряння» можна проводити й за потреби. Наприклад, коли Вас призначили особою, відповідальною за ведення військового обліку, і Ви «приймаєте справи» від попередника, або ж зміна законодавства вимагає провести «внутрішнє звіряння». Яскравий приклад – квітень 2024 року, коли було знижено призовний вік з 27 до 25 років. Слід було запланувати та провести «внутрішнє звіряння», виявити працівників, старших 25 років, повідомити їх про потребу в отриманні нового ВОД і перенесенні їх зі списку призовників до списку військовозобов’язаних.
Графік звіряння
«Внутрішнє звіряння» проводять відповідно до графіка. Форма графіка – довільна.
Порада: якщо у Вас багато призовників, військовозобов’язаних і резервістів, то логічніше планувати звіряння за підрозділами. Але можна й планувати за алфавітом чи військовими званнями. Якщо є намір проводити звіряння за підрозділами, візьміть за основу структуру підприємства, закладену до штатного розпису, та доповніть графік стовпцями із датами звіряння й коміркою для приміток.
У графіку доцільно визначити конкретний період проведення «внутрішнього звіряння», наприклад, з 01.10.2024 по 11.10.2024.
Графік, як вже було зазначено, затверджує керівник. Затвердити його можна як окремим наказом, так і зазначити гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» безпосередньо в самій формі графіка звіряння.
Рекомендуємо ознайомити призовників, військовозобов’язаних і резервістів із графіком під підпис.
Повідомлення про зміну облікових даних
Нагадуємо: державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння. Крім того, надсилають щомісяця до 5 числа до відповідних ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності). Уточнимо: повідомлення надсилається за формою Додатка 4 до Порядку № 1487 до ТЦК за місцем військового обліку працівника, в якого змінилися облікові дані.
Бажаєте досконало опанувати ведення військового обліку? Підвищуйте свої професійні компетенції з kadroland.academy. Спеціальний курс: «Професія: Сертифікований спеціаліст з військового обліку на підприємстві 2.0»
Підготовка до «внутрішнього звіряння»
Така підготовка не обов’язкова, але рекомендована. Вона не передбачена вимогами Порядку №1487, але її мета – переконатися, що на підприємстві є копії актуальних ВОД та всі необхідні дані для коректного заповнення Списків.
Для цього доцільно письмово проінформувати працівників про потребу в наданні копій актуальних ВОД та повідомити:
- про зміни ПІБ, якщо вони відбулися. Найчастіше стосується військовозобов’язаних жінок. Наприклад, якщо військовозобов’язана працівниця змінила прізвище внаслідок зміни сімейного статусу, то повинна повідомити про це роботодавця та надати копію підтвердного документа (свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розлучення, свідоцтва про зміну імені тощо);
- про зміну реквізитів паспорта громадянина України;
- про зміни реквізитів закордонного паспорта (нагадаємо, що такий документ не є обов’язковим при працевлаштуванні, тож, якщо працівник вам його не надав, то і не вимагаємо. Але, якщо працівник повідомляв нам реквізити закордонного паспорта і потім оновив його, то він має проінформувати про це);
- про зміну адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання;
- про зміну сімейного стану (наприклад, надати інформацію про взяття шлюбу, розлучення, смерть чоловіка / дружини, народження дитини тощо);
- нові відомості щодо освіти (у разі отримання вищої, наступної вищої освіти тощо).
Форма інформування – довільна. Вважаємо, що доцільно проінформувати письмово, щоб про всяк випадок мати підтвердження про таке інформування. Наш зразок нижче.
Зразок інформування працівників щодо потреби в повідомленні про зміну облікових даних
Висновки
- «Внутрішнє звіряння» – це звіряння даних в списках, які веде підприємство, з ВОД працівників.
- Обов’язково затвердити графік звіряння.
- Виявлені зміни в облікових даних працівника вносять до списків, і роботодавець подає повідомлення згідно з додатком 4.
- Доцільно провести підготовчу роботу та отримати від працівників підтвердні документи про зміну в облікових даних.
Джерело: kadroland
Статті на тему:
Як почати вести військовий облік: встигнути за 10 днів
Військовий облік на підприємстві: ТОП-5 запитань та відповідей
Військовий облік при прийнятті на роботу: важливі акценти
Шаблони та зразки документів:
Списки персонального військового обліку (додаток 5)
Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)