Неоплачувана відпустка: коли зменшує тривалість щорічної

1. Відпускний стаж – це…
2. Неоплачувана відпустка, яка не зменшує тривалість щорічної основної відпустки
3. Неоплачувана відпустка «за сімейними обставинами»: мінус дні щорічної відпустки
4. Неоплачувана відпустка «на період війни» не включається в стаж
5. Неоплачувана відпустка ВПО зменшує тривалість щорічної основної відпустки
6. Спочатку неоплачувана, потім – щорічна основна
7. Спочатку щорічна основна, потім – неоплачувана

Відпускний стаж – це…

Періоди роботи, що дають право на щорічну відпустку, перелічені в ст. 9 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки». Такі періоди називають відпускним стажем.

Відпускний стаж визначають виключно для щорічних відпусток!

Отже, якщо робочий рік відпрацьовано повністю і впродовж такого року немає періодів, які не включаються до відпускного стажу, то працівнику надають щорічну відпустку повної тривалості. Якщо ж робочий рік відпрацьовано не повністю або ж протягом робочого року є періоди, які не включаються у відпускний стаж, то застосовують формули для розрахунку кількості днів щорічної відпустки.

Немає часу шукати відповіді годинами? Скористайтеся Сервісом «ОК» – експерти дадуть чітке, практичне пояснення, яке можна застосувати відразу

Зокрема, до відпускного стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, включаються певні види неоплачуваних відпусток. Тобто працівник відпочиває, але за цей період йому «набігає», зокрема, щорічна основна відпустка.

Водночас період будь-якої неоплачуваної відпустки не включається до стажу, що дає право на щорічні додаткові відпустки (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).

До речі, для визначення тривалості відпусток ви можете скористатися нашим калькулятором.

Неоплачувана відпустка, яка не зменшує тривалість щорічної основної відпустки

Статтею 25 Закону про відпустки визначено перелік відпусток без збереження заробітної плати, які за бажанням працівника надаються в обов'язковому порядку. Тобто роботодавець не може відмовити у наданні такої відпустки, якщо працівник надав відповідну заяву.

Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки до відпускного стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 Закону про відпустки. Отже, так звані «обов’язкові» неоплачувані відпустки не зменшують тривалість щорічної основної відпустки!

Приклад 1. Робочий рік працівника 01.05.2025-30.04.2026. З 01.06.2025 працівнику була надана неоплачувана відпустка як пенсіонеру тривалістю 30 к.дн.

Відповідно до п. 6 ст. 25 Закону про відпустки пенсіонерам надається за заявою неоплачувана відпустка тривалістю до 30 к.дн. При цьому така відпустка включається до відпускного стажу відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. Отже, така відпустка не вплине на відпускний стаж для щорічної основної відпустки.

Неоплачувана відпустка «за сімейними обставинами»: мінус дні щорічної відпустки

Законодавством передбачені також неоплачувані відпустки, які надаються за згодою сторін. Зокрема, це відпустка «за сімейними обставинами» максимальною тривалістю 30 к.дн. (раніше до 15 к.дн.) сторін (ст. 26 Закону про відпустки).

При цьому з 24.12.2023 час перебування у такій відпустці не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки).

Увага! В п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки зазначено, що до відпускного стажу зараховують у тому числі час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 26 Закону про відпустки. Але! Норма ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки в цьому випадку є спеціальною і має більшу юридичну силу. Тому висновок однозначний: неоплачувана відпустка «за сімейними обставинами» не включається до відпускного стажу для щорічної основної відпустки

Приклад 2. Упродовж робочого року (01.08.2024–31.07.2025) працівник був у неоплачуваній відпустці «за сімейними обставинами» двічі по 15 к.дн. (усього 30 к.дн.). Тривалість відпустки працівника – 24 к.дн.

Оскільки відпустка «за сімейними обставинами» не включається до відпускного стажу, то за такий робочий рік працівник має право тільки на 22 к.дн. щорічної основної відпустки (розраховано за допомогою калькулятора).

Неоплачувана відпустка «на період війни» не включається в стаж

Також в період дії воєнного стану у працівників з’явилася можливість оформлювати неоплачувані відпустки на підставі ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Так, з 24.12.2023 ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 передбачено, що протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки, та без зарахування часу перебування у такій відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Отже, з 24.12.2023 неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану не враховується у відпускний стаж і може зменшити щорічну основну відпустку.

Неоплачувана відпустка ВПО зменшує тривалість щорічної основної відпустки

У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу ВПО, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше ніж 90 календарних днів (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). При цьому в нормі чітко зазначається, що така відпустка надається без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.

Спочатку неоплачувана, потім – щорічна основна

Типова ситуація: почався новий робочий рік, за який працівник ще не використав щорічну основну відпустку. За заявою працівника йому надано неоплачувану відпустку, яка не включається до відпускного стажу (наприклад, «за сімейними обставинами», на період воєнного стану чи як ВПО, чи особі, яка виїхала за кордон).

Надалі, при наданні щорічної основної відпустки, слід розрахувати дні відпустки, на які має право працівник з урахуванням впливу неоплачуваної відпустки. Працівнику фактично надається зменшена кількість днів відпустки.

Нагадаємо: щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 к.дн. за відпрацьований робочий рік (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). Виходить, якщо тривалість відпустки у працівника 24 к.дн. і в робочому році йому буде надано неоплачувану відпустку, яка не включається в стаж, то у нього не буде 24 к.дн. відпустки.

Але! В такому випадку, вважаємо, що це не буде порушенням. Адже це сталося через об’єктивні причини. Відмовити працівнику в неоплачуваній відпустці тільки на підставі того, що це вплине на відпускний стаж, ми не можемо. До того ж є неоплачувані відпустки, які не включаються у відпускний стаж, але які роботодавець зобов’язаний надати за заявою працівника

Спочатку щорічна основна, потім – неоплачувана

Теж поширена ситуація: за робочий рік, який триває, працівнику надано щорічну основну відпустку повної тривалості. Далі працівник звертається з проханням надати неоплачувану відпустку, яка не включається у відпускний стаж.

Як вчиняти в такому випадку, підказало свого часу Мінекономіки в листі від 30.09.2024 №4701-05/71262-09.

Основний висновок такий:

… якщо в поточному році працівнику надано щорічну відпустку повної тривалості, під час її розрахунку за наступний рік має бути зроблено перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом

Тобто пропонується обрахувати фактичну тривалість щорічної основної відпустки з урахуванням впливу відпустки, яка не включається у відпускний стаж, а різницю врахувати у використання відпустки за майбутній робочий рік. Детально читайте тут.

Приклад 3. Робочий рік працівника 01.12.2024 – 30.11.2025. З 01.01.2025 йому надали 24 к.дн. щорічної основної відпустки за такий робочий рік. А з 08.02.2025 – йому було надано 90 днів неоплачуваної відпустки як внутрішньо-переміщеній особі.

Така неоплачувана відпустка (90 к. дн.) не включається до відпускного стажу. Тож, працівник відгуляв 24 к.дн. відпустки, але 18 к.дн. – за поточний робочий рік (01.12.2024-30.11.2025) і ще 6 к.дн. – вже за наступний робочий рік (01.12.2025-30.11.2026). Тому за наступний робочий рік працівник матиме право на 18 к.дн. відпустки. Звісно, якщо більше ніщо не вплине на тривалість його відпустки.

Через неоплачувану відпустку немає «неділимої частини»

Ще один практичний момент: за заявою працівника щорічну основну відпустку поділено на частини, наприклад, спочатку надано 10 к.дн. і планується ще надати 14 к.дн. Але працівник звернувся з проханням надати неоплачувану відпустку, яка не включається у відпускний стаж. По факту – не буде обов’язкової неділимої частини «14 к.дн.».

В такому випадку ні на момент поділу відпустки, ні при наданні неоплачуваної відпустки порушення немає. Відсутність неділимої частини не є прямою підставою відмовити у наданні неоплачуваної відпустки. Ба більше, є відпустки, які роботодавець зобов’язаний надати. Тож в цьому випадку неоплачувана відпустка зменшить «неділиму частину», але з об’єктивних причин.

Чи завжди неоплачувана відпустка «з’їдає» щорічну основну?

Зауважте, навіть наявність неоплачуваної відпустки, яка не включається у відпускний стаж, ще не гарантія зменшення щорічної основної відпустки.

Значення має тривалість такої відпустки.

Приклад 4. Протягом робочого року (01.08.2024 – 31.07.2025) працівнику надано неоплачувану відпустку «за сімейними обставинами» – 7 к.дн. Тривалість відпустки працівника – 24 к.дн.

Проведемо необхідні розрахунки за допомогою нашого калькулятора і бачимо, що така тривалість неоплачуваної відпустки не впливає на тривалість щорічної основної відпустки у нашому прикладі, хоча і не включається в стаж.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання невикористаної щорічної основної відпустки

Заява про надання відпустки без збереження зарплати у зв’язку із сімейними обставинами

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 09.05.2025)

Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати за сімейними обставинами

Наказ про відпустку без збереження заробітної плати на період воєнного стану директору (продовження з 09.05.2025)

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Статті та консультації на тему:

Як оформити неоплачувану відпустку у зв'язку з продовженням воєнного стану – онлайн-помічник

Відпустки без збереження зарплати в умовах воєнного стану: умови надання, тривалість, припинення

Облік відпусток без збереження зарплати в особовій картці працівника

Коли не можна надати неоплачувану відпустку особі, що виїхала за кордон