Новий паспорт зі зміненою датою народження: як оформити у кадрових документах

Чи потрібно видавати наказ про зміну дати народження при заміні паспорта працівника? Працівник подав новий паспорт зі зміненою датою народження


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, потрібно.


Дійте аналогічно, як при зміні прізвища, адже в працівника змінилися облікові дані.


Як правило, для цього він має написати заяву про зміну дати народження та надати копії підтвердних документів.


Отримані копії потрібно засвідчити відповідно до вимог, встановлених п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.


А саме на копіях документа необхідно проставити:


  1. слова «Згідно з оригіналом»;
  2. найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
  3. її власне ім’я та прізвище.


Дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

Далі – видати наказ про внесення змін до облікових та кадрових документів у зв’язку зі зміною дати народження.


Крім того, якщо працівник є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, то про зміну облікових даних необхідно повідомити ТЦК. Це передбачено п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487.

👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.


Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)


Статті на тему:


Зразки заяви та наказу про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Повідомлення про зміну облікових даних: встигнути до 05.07, щоб не платити штраф

Повідомлення ТЦК при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)

Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇