Зміна директора: як оформити, зареєструвати в держреєстрі та не зірвати роботу підприємства

1. Зміна форми працевлаштування директора
2. Призначення нового директора підприємства
3. Висновки

Ситуація 1: Зміна форми працевлаштування директора

Документальне оформлення

На підприємстві часто-густо виникає необхідність змінити умови праці директора. Наприклад, перевести його на роботу за сумісництвом замість основного місця роботи або, навпаки, зробити основним працівником. Оскільки трудове законодавство не передбачає прямого механізму «переведення з основного місця роботи на сумісництво та навпаки», такі зміни слід оформлювати через процедуру звільнення та повторного прийняття на роботу. Такої саме позиції дотримується ПФУ в листі від 14.01.2025 №2800-060202-8/2786.

Алгоритм дій виглядає так: директор подає власнику (власникам) дві заяви – на звільнення та на прийняття. Оскільки звільнення та призначення директора здійснюються рішенням загальних зборів учасників, то потрібно ухвалити відповідне рішення. Для цього учасники складають Протокол загальних зборів, у якому фіксують рішення про звільнення та нове призначення. Для спрощення процедури допускається оформлення одного протоколу, де одночасно передбачені пункти про звільнення та нове призначення. Якщо засновник підприємства один, замість протоколу складається одноосібне рішення. На підставі такого протоколу або рішення видається наказ про звільнення.

У день звільнення з директором проводять повний кінцевий розрахунок, у тому числі виплачують компенсацію за невикористану відпустку. Також директору потрібно видати копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми (ст. 116 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП), а також внести належні записи до трудової книжки (ст. 47 КЗпП). Якщо на підприємстві працює один директор, то він має право зробити запис про своє звільнення у трудовій книжці та підписати його. Оскільки це його останній робочий день, він продовжує виконувати свої посадові обов'язки в межах повноважень, які залишаються чинними до моменту звільнення.

Далі видається наказ про прийняття. Після повторного прийняття у директора буде новий табельний номер, нова особова картка П-2, новий відлік відпускного стажу тощо. Якщо Статутом підприємства передбачено укладання з керівником контракту, то його потрібно розробити та укласти, інакше процедура буде вважатися неповною. Зауважимо, що наказ видається незалежно від того, підписувався контракт чи ні. Дата наказу не може бути ранішою від дати протоколу або рішення, та не раніше дати укладення контракту, якщо він передбачений.

Бажаєте бути в курсі всіх змін з кадрового та військового обліку, тоді завітайте на наші Безкоштовні вебінари! Провідні експерти kadroland в прямому ефірі розкриють всі хвилюючі та актуальні запитання!

Повідомлення ТЦК

Державні органи (крім СБУ, розвідувальних органів), органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівників повідомляють про це відповідним ТЦК (п. 13 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487). Потрібно надіслати додаток 1 до Порядку № 1487. У такому випадку у такому додатку 1 буде заповнено 2 рядки.

Окрім того, При прийнятті та звільненні директора, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, у семиденний строк необхідно подати до ТЦК Повідомлення про зміну облікових даних, оскільки відбулася подія, яка є підставою для його подання. Форма повідомлення наведена у додатку 4 до Порядку № 1487. Складіть та подайте два додатки 4 – один про звільнення, інший про прийняття.

Повідомлення до ПФУ

Якщо підприємство є критично важливим, то подаються оперативні відомості до ПФУ про зміни у трудових відносинах (пп. 3 п. 3 постанови КМУ від 05.06.2024 №650 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану»).

Звільнення та прийняття директора відображається в об’єднаній звітності.

Особливості державної реєстрації зміни форми працевлаштування

У ситуації, коли директор залишається тим самим, але змінюється лише форма його працевлаштування, державна реєстрація змін не потрібна. Єдиний державний реєстр містить лише персональні дані керівника (ПІБ, паспортні дані, код), без зазначення інформації про форму працевлаштування. Відповідно, протоколи зборів учасників у цьому випадку держреєстратору не подаємо, оскільки фактично виконавчий орган підприємства не змінюється. Таким чином, юридично немає змін, які потребують державної реєстрації.

Подання повідомлення ДПС

З одного боку, постанова КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» (далі – Постанова №413) прямо звільняє від подання Повідомлення у разі прийняття керівника, оскільки інформацію податківці отримують з ЄДР.

З іншого боку, ЄДР передає тільки ПІБ керівника, без уточнення – він працює за основним місцем роботи чи за сумісництвом. І якщо змінюється лише форма працевлаштування, держреєстратор не залучається, а значить, інформація в податкову «автоматично» не потрапляє. Тому формально Повідомлення можна і не подавати, адже Постанова №413 цього не вимагає. Але зважаючи, що податкова не бачить, що директор був звільнений та повторно прийнятий, на практиці у більшості випадків подають Повідомлення, оскільки цей варіант безпечніший для підприємства.

Електронний підпис та банк

Оскільки персональні дані керівника не змінюються, то отримувати новий кваліфікований електронний підпис не потрібно.

Проінформуйте обслуговуючий банк про зміни, як того вимагає регламент банку.

Ситуація 2. Призначення нового директора підприємства

Документальне оформлення

Процедура зміни директора у цьому випадку виглядає наступним чином. Якщо ініціатором звільнення виступає директор, то він може написати на ім’я власника / засновників заяву на звільнення. Її розглядають на загальних зборах учасників. Рішення про зміну директора приймається шляхом затвердження протоколу загальних зборів учасників або одноособового рішення, якщо учасник один. Для зручності можна оформити один протокол, у якому одразу передбачені пункти і про звільнення, і про нове призначення. Протокол або рішення оформлюється на нотаріальному бланку та завіряється підписами учасників. Підписи засновників на протоколі повинні бути посвідчені нотаріально. Тому засновники обов’язково повинні бути присутні у нотаріуса.

На наступному етапі проводиться державна реєстрація змін керівника. Для цього державному реєстратору або нотаріусу, який виконує його функції, потрібно подати:

1. заяву на внесення змін за формою 2;
2. оригінал або нотаріально завірений Протокол загальних зборів учасників або Рішення одноосібного учасника про зміну директора;
3. квитанцію про сплату адміністративного збору;
4. паспорт та код нового директора.

Якщо у Статуті нічого не змінилось, то його не подають. Реєстрацію здійснюють протягом однієї доби, а за додаткову оплату можна прискорити до 6 або навіть 2 годин.

Після внесення змін в ЄДР юридична особа отримує Виписку з оновленими даними. Повідомлення до ДПС про прийняття на роботу нового директора подавати не потрібно, оскільки інформацію про нього органи контролю отримують напряму з ЄДР.

На підставі протоколу видайте накази про звільнення попереднього керівника та прийняття нового керівника.

Подання в податкову ф. № 1-ОПП

Якщо новий директор буде відповідальний за ведення бухгалтерського та податкового обліку, то протягом 10 календарних днів з дати призначення в податкову подайте форму 1-ОПП із відміткою «Х» напроти «Внесення змін щодо особи, яка відповідальна за ведення податкового та бухгалтерського обліку» (п. 66.4 Податкового кодексу України). В електронному вигляді це ідентифікатор форми J1312107. У формі 1-ОПП заповнюємо графи 1, 2, 4 та 10. Оскільки обов'язки головного бухгалтера буде виконувати директор, то в рядку 10 зазначаємо дані директора.

Новий керівник – новий електронний підпис

Також потрібно скасувати ключ попереднього директора та сформувати ЕЦП на нового директора (ЗІР, категорія 301.01) Для цього потрібно звернутись в центр сертифікації ключів з письмовою заявою встановленої форми про зміну статусу ЕЦП, в якій потрібно вибрати «Скасувати» і вказати ЕЦП, який потрібно скасувати. Бланк Заяви зазвичай є на сайті АЦСК.

Якщо оновлюється ключ керівника, то достатньо направити до податкової перший електронний документ (наприклад, запит чи податкову накладну), підписаний новим ключем, це і буде підтвердженням нового сертифіката.

Зауважимо, що якщо на підприємстві є інші уповноважені особи, які мають право підпису та щодо яких до податкової раніше подавалося Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, то у разі зміни керівника дія цього Повідомлення припиняється. Тому, навіть якщо право підпису залишено за працівниками та інформація щодо них вже подавалась до органу контролю, новий керівник повинен направити нове Повідомлення із зазначенням актуальних відповідальних осіб (ЗІР, категорія 129.03)

Новий директор також повинен звернутися в банк, який обслуговує юридичну особу, для оновлення зразків підписів та отримання нового ЕЦП.

Повідомлення до ТЦК та ПФУ

Так само як і в першій ситуації, у семиденний строк потрібно подати до ТЦК повідомлення за додатками 1 та 4.

На порталі ПФУ потрібно подати оперативні відомості (якщо йдеться про критичне підприємство) не пізніше наступного дня. Також звільнення та прийняття потрібно буде зафіксувати в Об’єднаній звітності.

Поради кадровикам та бухгалтерам

Перед звільненням директора важливо зареєструвати всі податкові накладні, дата виписки яких припадає на період його повноважень. Якщо податкові накладні не будуть зареєстровані до моменту звільнення директора, це може створити складнощі для нового керівника. Також перед звільненням слід підписати всі внутрішні накази та розпорядження, провести облік і передачу матеріальних цінностей, затвердити бухгалтерські та кадрові документи.

Висновки

1. Зміна форми працевлаштування директора здійснюється через процедуру звільнення та нового прийняття на роботу.
2. Призначення нового директора потребує державної реєстрації змін, оновлення ЕЦП та банківських документів.
3. Перед звільненням директора необхідно зареєструвати податкові накладні, підписати внутрішні документи та провести облік та передачу матеріальних цінностей. Справи та печатка передаються за Актом приймання-передачі.

Джерело: 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника ((додаток 1) звільнення директора та призначення нового)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення керівника (звільнення директора та призначення нового)

Особова картка працівника

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Наказ про звільнення директора за угодою сторін

Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні

Протокол загальних зборів учасників про переведення та призначення директора

Протокол загальних зборів учасників товариства про звільнення та призначення директора за сумісництвом

Статті на тему:

Звільнення директора: підстави та порядок

Повідомлення ТЦК про звільнення директора та призначення нового + супровідний лист

Відповідальний за військовий облік: кого призначити і чи встановлювати доплату

Як оформити супровідний лист до ТЦК: термін складання та базове наповнення

Оповіщення працівника-дистанційника про виклик до ТЦК: про що слід знати відповідальному за ВО

Повідомлення при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)