Аудит (не)використаних відпусток за 2025 рік, оптимальне використання

1. У яких випадках проводити аудит відпусток
2. Щодо яких відпусток проводимо аудит
3. Фіксація результатів аудиту відпусток
4. Способи зменшення залишку відпустки
5. Висновки

У яких випадках проводити аудит відпусток

Аудитом відпусток як правило називають підрахунок кількості днів відпочинку, які працівник використав та / або не використав на певну дату чи на наступний рік.

Існує декілька випадків проведення аудиту відпусток, які ми зараз назвемо і про які й поговоримо далі.

1. При складанні графіка відпусток. Щорічно потрібно проводити аудит відпусток для планування відпочинку у наступному періоді. Це систематична робота, яку виконують кадрові служби для визначення стану відпусток усіх працівників.

2. При звільненні працівника протягом року. У цьому випадку необхідно провести аудит для обчислення суми компенсації при звільненні. Це дозволяє точно визначити, скільки днів відпустки накопичив працівник та яку компенсацію йому належить виплатити.

3. У разі переведення на іншу посаду. Цей аудит потрібен у тому випадку коли тривалість відпустки за час роботи на посадах відрізняється. Умовно: працівник працював на посаді, де тривалість відпустки була 24 календарні дні, а тепер його переводять на іншу посаду, де тривалість відпустки становить 28 к. дн. У такому разі потрібно визначити на дату переведення, кількість днів невикористаної відпустки за час роботи на старій посаді. Усі розрахунки проводимо виходячи з 24-денної тривалості відпустки. Далі до завершення його робочого року буде обчислено кількість днів відпустки, виходячи з 28-денної тривалості відпустки.

4. Коли працівник набув певного статусу або втратив певний статус. Дещо схожа ситуація зі випадком 3. Тут ми також на дату появи чи зникнення певного статусу проводимо певний аудит відпусток. Яскравий приклад – це набуття інвалідності. На жаль, таке зараз трапляється часто густо. Була звичайна тривалість у людини. Протягом його робочого року встановлено людині інвалідність. Знову ж таки, робочий рік не змінився! Але необхідно обрахувати з початку робочого року до дати встановлення інвалідності тривалість відпустки, виходячи з 24 днів, а далі вже обчислювати кількість днів щорічної відпустки, враховуючи групу інвалідності. З цієї дати встановлення інвалідності по дату завершення робочого року працівника, не календарного, а робочого року працівника, визначаємо кількість днів, виходячи з того, яка тривалість йому тепер належить:

1. 26 днів, якщо це третя група інвалідності;
2. 30 днів, якщо це перша, друга група інвалідності.

5. Особливий випадок аудиту – станом на 31 грудня 2023 року

Можливо, трохи застарілий випадок, коли проводився аудит відпусток станом на 31 грудня 2023 року. Але не виключено, ще в когось є такі ситуації. Якщо накопичено дуже-дуже багато відпусток за дуже багато років, у вас такий трудоголік, який взагалі у відпустку не ходить, то пам'ятайте, що необхідно підбивати підсумки до 31 грудня 2023 року. Потрібно обрахувати скільки людина до цієї дати напрацювала відпусток і з цієї дати по теперішній час.

Чому це потрібно? А тому, що згодом людина може звільнятися (протягом ще 2025 року чи вже у 2026 році), і тоді дні відпустки за період роботи по 31 грудня 2023 року необхідно оплатити за однією середньою, а з 1 січня 2024 року необхідно оплатити при звільненні, при оплаті компенсації при звільненні вже за іншою середньою. Це, в принципі, перекликається з бухгалтерією, але тримайте це десь на олівці.

Ще раз підкреслимо: це тільки в тому випадку, якщо будемо рахувати компенсацію при звільненні або просто компенсацію протягом трудових відносин, але не при поточному наданні відпусток. Якщо всі ці залишки ще за 2023 рік будемо надавати днями відпустки, то там вже інша буде ситуація.

Щодо яких відпусток проводимо аудит

Щодо тих відпусток, які не згорають, які будуть тягнутися аж до того моменту, поки людина або їх не використає, або якщо людина буде звільнятися, необхідно їй виплатити компенсацію за невикористані відпустки. Це щорічна основна, щорічна додаткова за шкідливість, за особливість і це соціальна відпустка на дітей. По цих відпустках проводиться аудит.

Відпустки, щодо яких не проводимо аудит відпусток – це ті відпустки, які надаються за календарний рік. Якщо їх не використати в цьому році, вони згорають.

Фіксація результатів аудиту відпусток

Провівши розрахунки, визначивши, скільки людина напрацювала днів відпочинку, скільки вона має право в наступному році використати залишків, варто зафіксувати результати аудиту відпусток. Тут майте на увазі наступне.

Немає такої сталої процедури, що це обов'язково необхідно зробити і десь зафіксувати. Це все внутрішня робота. Багато хто з колег олівцем прописує в розділі п'ятому особової картки працівників ф. П-2, до прикладу, що станом на 01.01.2026 залишок залишився стільки календарних днів. Інші складують електронні таблиці. Підійде будь-який зручний для вас варіант.

Зверніть увагу: наприклад, коли підбивалися підсумки по 2023 році, коли пояснювалося, що там оплата за однією середньою, за іншою середньою, то зокрема в додаткових відомостях радили собі підбити такий підсумок, зафіксувати скільки днів відпустки людина накопичила до 31 грудня 2023, скільки вже почалося до наступного року і просто підбили підсумок і вже оперативну інформацію маємо під рукою. Це з розряду порад. Можете дослухатися, можете робити, як зручно.

Способи зменшення залишку відпустки

Це головний біль кадровика, тому що директор, зрозуміло, в них там одна задача, працівники, які не ходять в відпустки, мають свої якісь інші на то причини, а за все відповідає кадровик, бо він знає, що за мирного часу, є дві обмежувальні норми, які спонукають до того, що необхідно надати відпустку протягом двох календарних років:

1. Заборонено не надавати відпустку повної тривалості протягом двох календарних років.
2. Якщо надавалася відпустка частинами, то залишок, також треба використати в певний період.

Наголошуємо: це правила для мирного часу.

Під час воєнного стану дійсно є тут певні нюанси, адже згадані вище обмеження не діють. Тож фактично навіть якщо людина 2-3 роки не ходить у відпустку, відповідальності за це не буде.

Та все ж закликаємо не накопичувати невикористані дні відпусток, бо рано чи пізно стикнемося з тим, що або необхідно надати днями відпочинку, або необхідно виплатити компенсацію при звільненні за всі накопичені дні. Нічого там не згорить по щорічній основній відпустці.

Легально зменшити залишки відпусток можна. Для цього:

1. Складайте нормальний, реальний графік відпусток.

2. Надавайте відпустки в межах графіків.

3. Виплачуйте компенсацію за частину невикористаних днів щорічної відпустки. Але, компенсацію платимо не тоді, коли захотілося, не тоді, коли бачимо 352 календарних дні і думаємо «24 надамо відпусткою, за всю решту заплатимо компенсацію». Ні, колеги, це так не працює. Всі ці дні зможемо компенсувати грошима тільки в тому випадку, якщо людина буде звільнятися. А якщо вона продовжує працювати, то виплатити компенсацію можна тільки за певних умов.

Це можливо, коли тривалість щорічної основної та додаткової відпустки разом за робочий рік понад 24 календарних дні. А отже, якщо працівник має право тільки на 24 дні відпустки, йому компенсувати за робочий рік немає чого. Якщо він не має права на подовжену тривалість щорічної основної відпустки, на додаткові відпустки за шкідливість, особливість, то йому компенсувати немає чого. 24-денникам нічого не компенсуємо. Там тільки днями відпочинку або ж компенсація при звільненні.

Отже, у вашого працівника щорічна відпустка більша за 24 к. дн. за робочий рік. Тоді дійсно можна 24 надати 24 дні відпустки. А ось за решту за цей робочий рік, можна виплатити компенсацію.

Увага! Компенсацію виплачуємо тільки за наявності заяви від працівника. Роботодавець ніколи не ініціює виплату компенсації.

Наприклад. Відкриваємо особову картку П-2 і дивимося: за 2024 рік залишилося 30 календарних днів відпустки. 24 працівник відгулює, шість можемо компенсувати. За 2025 рік така сама ситуація. 24 дні йде у відпустку або може піти у відпустку, шість можемо компенсувати.

Важливо: В такому ключі можна рухатися і підбивати підсумки по компенсації, тільки якщо 24 дні відпустки вже використані або одночасно з ними. Тобто авансом компенсацію виплатити не можна.

Якщо накопичено за і за 2024, і за 2025, то як можна надати 24 дні відпустки за 2024?

Коли надаємо дні відпочинку за 2024, то в цей день або згодом можемо виплатити компенсацію. Тільки тоді, коли надамо вже відпочинок за 2024 рік, зможемо компенсувати цю різницю за 2024 рік. Не можна зробити так, що даємо 24 дні відпустки за 2024 рік, а за 2025 компенсуємо по шість днів цього залишку.

4. Можна зменшити залишок відпусток, надаючи відпустку з вихідного дня, тобто субота, неділя, або тільки на вихідних. Можете надавати тільки у суботу та неділю або суботу, неділю, понеділок, п'ятницю, суботу, неділю. Скажете: «Вихідні працівник і так відпочиває!». Так, він і так відпочиває, але в цьому випадку ще він отримає відпускні. Виплата відпускних тут буде обов'язкова, але людина отримає додаткову оплату, її не ображаємо.

Людина відпочиває, бо і так відпочиває, а в нас зменшиться залишок відпусток. Легальна цілком практика. Докладно про цей варіант у нашій статті.

Висновки

1. Аудит відпусток проводять у кількох випадках: перед складанням графіка, при звільненні, переведенні на іншу посаду або зміні статусу працівника.
2. Перевіряють лише ті види відпусток, які не «згорають» і підлягають компенсації — щорічні основні, додаткові та соціальні на дітей.
3. Результати аудиту фіксують у зручному внутрішньому форматі: особовій картці, електронних таблицях або інших облікових інструментах.
4. Зменшити залишки можна законними способами — реальним графіком, наданням відпусток, компенсацією надлишку (за умовами закону) або гнучким використанням вихідних днів.

Джерело: Kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Повідомлення про дату початку відпустки

Статті та відео на тему:

Поділ щорічної відпустки на частини: чи можна менше ніж 14 днів, з вихідного дня, за які робочі роки

Тривалість щорічної основної відпустки після нестандартних робочих років: відпускний стаж і підрахунок днів

Як направити працівника у відпустку, а не виплачувати компенсацію: алгоритм для роботодавця

Як можна ділити щорічну відпустку на частини

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Надання відпусток працівникам з інвалідністю: правила та нюанси

Аудит відпусток наприкінці року – про що слід подбати