Скільки і де зберігати Списки ВО, зареєстровані в 2026 році

Де зберігати Списки ВО та Відомість, зареєстровані в цьому році? Скільки і де зберігати неактуальні Списки ВО, зокрема, підписані в 2025 році?

Експерт:Редакція kadroland

1932

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:

Відповідно до п. 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487:

Списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів у паперовій формі або військово-облікових документів в електронній формі (у тому числі роздрукованих) призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Крім того, відповідно до п. 33 Порядку №1487 Відомість оперативного обліку зберігається разом зі списками персонального військового обліку.

Строки зберігання зазначених документів визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5). Актуальні строки зберігання – тут.

Так, строк зберігання:

Списків ВО за групами складає 3 роки (ст. 674 – 677 Переліку №578/5). Зауважимо, що такі правила зберігання поширюються і на Відомість оперативного обліку;
копій військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, складає 3 роки (ст. 678 Переліку №578/5).

Отже, Списки ВО за групами, Відомість оперативного обліку та копії / роздруківки ВОД зберігаються разом в окремій справі.

Причому в поточній справі зберігаються:

Списки ВО за групами, підписані та зареєстровані до 25.01.2026;
Відомість оперативного обліку, підписана та зареєстрована до 25.01.2026;
копії / роздруківки ВОД працівників. Увага! Тут, зокрема, не буде копій і роздруківок ВОД працівників, звільнених або знятих (виключених) з обліку у 2025 році.

Логічне питання:

якщо працівник приніс роздруківку нового ВОД, то копію військового квитка чи попередню роздруківку викидати?

На жаль, що робити в цьому випадку, Порядком №1487 не визначено. На нашу думку, не слід викидати копію старого ВОД. Адже це підтвердження правильності заповнення даних попередньо.

Також слід сформувати окрему поточну справу з копій/роздруківок ВОД працівників (п. 38 Порядку №1487):

визнаних непридатними до військової служби у 2026 році;
знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу у 2026 році.

Крім того, з 01.01.2026 слід перемістити до архівної справи Списки ВО та Відомість оперативного обліку, зареєстровані у 2025 році, де і зберігати їх встановлений строк.

Вважаємо, що до цієї архівної справи слід долучити копії ВОД:

звільнених з роботи у 2025 році;
виключених з військового обліку у 2025 році: непридатних до військової служби; тих, хто досягли граничного віку перебування в запасі;
знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу.

Нагадаємо, що згідно з Правилами №1000/5 строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Архівні справи, які зберігають в структурному підрозділі, підлягають вилученню та знищенню після закінчення строку зберігання. Під час знищення оформлюють акт, що містить зведені дані про вилучення документів, не віднесених до Національного архівного фонду.

Копії ВОД звільнених працівників або виключених з військового обліку у зв’язку з досягненням граничного віку перебування в запасі переміщуються до архівної справи зі строком зберігання «доки є потреба». Підприємства самостійно встановлюють строк зберігання, але не менше одного року!

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Мінікурс:

Як розпочати ведення військового обліку: документи, строки, вимоги ТЦК

Статті та відео на тему:

Додаток 5 Списки персонального військового обліку 2025/2026: складання, реєстрації, зберігання та внесення змін

Одна справа з військового обліку: що робити з номенклатурою справ із 31.07

«Військові» справи: копії ВОД, формування, архівування

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Де зберігати копії ВОД військовозобов’язаних працівників