👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Спочатку треба закріпити домовленості про використання вайберу як альтернативного способу комунікації.
Нагадуємо, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Разом з тим, з метою уникнення надалі непорозумінь і суперечностей, Мінекономіки у своєму коментарі від 01.08.2022 рекомендує сторонам перед початком використання альтернативних способів комунікації зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації.
Тобто порядок обміну документацією через вайбер потрібно обов’язкового закріпити документально
Оскільки це повʼязано з конкретним працівником і попередніх домовленостей про обмін документами альтернативними способами із ним не було, безпечніше (аби потім працівник не оскаржив своє звільнення у суді) діяти за алгоритмом:
- Працівник надсилає через вайбер заяву про використання цього месенджера як альтернативного способу, а також зазначає яким способом він ознайомлюватиметься із наказами, повідомленнями роботодавця.
- Роботодавець отримує цю заяву, роздруковує її, телефонує працівникові та на роздруківці ставить позначку: «Справжність волевиявлення заявника підтверджена телефонною розмовою ... (дата та час)».
- Після цього роботодавець формує індивідуальний наказ щодо цього працівника про обмін документами альтернативними способами із детальною конкретикою: номер вайберу, що буде ознайомленням (приміром, повідомлення у вайбері або скан наказу або повідомлення з особистим підписом про ознайомлення, отримання тощо).
- Якщо працівник ознайомився з цим наказом у визначений спосіб, це означає, що попередніх домовленостей досягнуто та лише після цього можна розпочинати процес звільнення, а саме оформлювати:
- заяву про звільнення від працівника;
- наказ про звільнення;
- виплачувати належні при звільненні кошти;
- направляти через відповідний месенджер фотокопію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні.
Всіма вказаними документами можна обмінюватися через вайбер з доказами, що працівник отримав копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні.
Наприклад, звільнення працівника за власним бажанням може відбуватись так:
- працівник пише від руки заяву про звільнення, сканує (фотографує) її та надсилає документ через вайбер;
- роботодавець на підставі отриманої заяви видає паперовий наказ про звільнення, сканує (фотографує) його з усіма підписами та надсилає документ працівнику через вайбер;
- працівник отримує наказ та у відповідь надсилає роботодавцю через вайбер повідомлення з текстом, наприклад, «З наказом ознайомлений (ознайомлена) 09.03.2026» або оформлює паперове повідомлення про ознайомлення з наказом про звільнення, підписує його, робить скан або фотокопію та надсилає роботодавцю через вайбер.
При цьому обовʼязково має бути зафіксований доказ того, що, працівник отримав копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні. Адже за загальними нормами ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП.
Інакше є величезні ризики, що працівник оскаржить своє звільнення у суді або наполягатиме на тому, що з ним не розрахувалися під час звільнення.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником
Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами
Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку
Мінікурс на тему:
Припинення трудових відносин: покроковий алгоритм дій для роботодавця
Статті та консультації на тему:
Звільнення працівників: довідник роботодавця
Алгоритм дій роботодавця у день звільнення
Обмін заявами і наказами через месенджери
Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси
