Коли потрібно подати сканкопію наказу про неоплачувану відпустку

Як правильно при передачі сканів трудових до ПФУ підтверджувати період перебування працівника у відпустці на період карантину і воєнного стану? Треба робити витяг з наказів про ці відпустки і завантажувати? Чи це не вимагається взагалі?

4

96


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Якщо працівники на час подання сканів трудової книжки вже не перебувають у відпустці без збереження зарплати, то не потрібно.


Загалом, вимоги щодо передання до ПФУ сканів наказів про тривалі відпустки без збереження зарплати немає, проте якщо хтось з Ваших працівників і наразі перебуває у відпустці без збереження зарплати, то скани їх трудових книжок стандартним способом взагалі не вдасться передати – після подання щомісячного Податкового розрахунку без нарахувань та ЄСВ зв'язок між працівником і роботодавцем на вебпорталі ПФУ розривається, внаслідок чого з'являється повідомлення, що особа не знаходиться у трудових відносинах зі страхувальником.


Тож скани наказів про відпустки без збереження зарплати працівників, які вже не перебувають у таких відпустках, подавати не потрібно (хіба що ПФУ зробить додатково на це запит під час обробки сканів трудової кижки).


Щодо працівників, які й досі знаходяться у відпустці без збереження зарплати, доведеться подати до ПФУ електронне звернення. Самостійно вирішити цю проблему не вдасться – система просто не сприйматиме Ваше підприємство як роботодавця працівника.


До звернення додайте скан-копії наказів про прийняття на роботу та наказів про надання відпусток без збереження зарплати (тривалих, де є повністю невідпрацьований календарний місяць), а також поставте конкретне запитання, яким чином Ви можете передати до ПФУ скани трудових книжок таких працівників. У ПФУ зобов'язані будуть надати Вам відповідь та рекомендації щодо подальших дій – загального технічного способу передати такі дані наразі немає.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Помічник кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06.2026: підготовка сканів та алгоритми»

Золота колекція «Трудова книжка – 2026: правила сканування, внесення та виправлення записів»


Мінікурси на тему:


Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Період навчання у стажі: як підтвердити, коли зараховується, які записи мають бути у ТК, сканування


Статті та консультації на тему:


Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях

У працівника дві трудові книжки: яку оцифровувати

В трудовій книжці виправлено запис: чи оцифровувати помилкові дані

ФОПи (не)сканують трудові книжки працівників

Коли період навчання зараховується до стажу для пенсії

Загальний витяг про оцифрування трудових книжок працівників

Чи подавати сканкопію додатка до диплома

4

96

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

26

2

78

15

20892

5

3443

3

98

3

86

12

11418

4

60

4

189

4

306

5

642

6

10199

5

809

4

103

4

191

4

131

4

327

6

1506

5

3144