Трудовий договір онлайн: правила оформлення і типові помилки роботодавців

Відповідно до Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), трудовий договір – це угода між працівником та роботодавцем, яка передбачає фіксацію умов праці та винагороду за роботу. Укладається, як правило, у письмовій формі. Дотримання такої форми є обов'язковим у випадках, визначених у ст. 24 КЗпП. Проте, відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Ст. 29 КЗпП зобов'язує роботодавця ознайомити працівника з умовами праці, а також допускає використання електронних засобів комунікації з накладанням електронного підпису.

Відповідно до ст. 7 Закону №2136-IX у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

Таким чином, законодавство прямо допускає електронну форму взаємодії сторін трудового договору

Відповідно до ст. 49-6 КЗпП за згодою між працівником та роботодавцем трудового договору в спрощеному режимі регулювання трудових відносин може бути укладено у формі електронного документа згідно із Законом України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851). Трудовий договір у спрощеному режимі є окремим видом трудового договору (глава III-Б КЗпП). Водночас відповідні підходи можуть застосовуватися і до всіх інших трудових договорів.

Відповідно до статей 5, 6, 7 Закону №851, електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити. Для ідентифікації автора використовується електронний підпис. Оригіналом електронного документа є електронний екземпляр із підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного.

Ст. 7 Закону №2136-IX визначено обов'язок сторін повідомляти свої актуальні контактні дані, зокрема електронну пошту та месенджери.

На сьогодні також існують законодавчі ініціативи, які варто мати на увазі:

1. законопроєкт від 22.10.2025 №14141 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо електронного документообігу при працевлаштуванні» – спрощує електронне укладання трудових договорів та передбачає цифрову ідентифікацію працівників;
2. законопроєкт від 15.01.2026 №14386 «Трудовий кодекс України» – передбачає зокрема й врегулювання електронного документообігу під час працевлаштування.

Як укласти

Для належного оформлення трудового договору в електронній формі потрібні:

1. заява працівника про прийняття на роботу, підписана електронним підписом або через системи електронного документообігу;
2. письмовий трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою електронного підпису або систем електронного документообігу;
3. наказ роботодавця про прийняття на роботу;
4. повідомлення до ДПС в порядку, передбаченому постановою КМУ від 17.06.2015 №413.

Передусім слід перевірити готовність сторін підписати договір в електронному форматі:

1. чи є у роботодавця кваліфікований електронний підпис (КЕП / ЕЦП) у директора або уповноваженої особи, яка має повноваження приймати на роботу і підписувати трудовий договір;
2. чи є у працівника КЕП (електронний ключ, через Дію, через ПриватБанк тощо);
3. чи можуть сторони використати системи електронного документообігу, наприклад Вчасно, Dubidoc тощо.

Після цього потрібно підготувати текст трудового договору та направити його працівнику для ознайомлення з положеннями.

Після погодження тексту трудовий договір підписується одним із двох способів:

1. або текст договору завантажується до системи електронного документообігу, де кожна зі сторін підписує його за допомогою електронного ключа;
2. або кожна зі сторін окремо підписує його електронним ключем і сторони обмінюються текстом підписаного трудового договору у форматі PDF разом із протоколами електронного підпису.

Електронний трудовий договір, підписаний електронним ключем, має таку ж юридичну силу, як і паперовий договір з особистим підписом

Після підписання працівником та роботодавцем трудовий договір вважається укладеним. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому вказує підставу: заяву працівника та письмовий трудовий договір.

Ризики та помилки

Скан-копія або фото договору без підписання сторонами електронним ключем не є електронним трудовим договором.

На практиці найпоширенішою помилкою є підміна електронного трудового договору сканованим документом.

Найчастіше це виглядає так:

Юридично така модель не означає укладення електронного трудового договору. Це лише копія паперового документа.

У такому випадку відсутній електронний підпис, а отже, працівник надалі може заявити, що не підписував договір, не висловлював волі на його укладення. Крім того, немає належного підтвердження цілісності документа.

Усе це створює ризики визнання відсутності належного оформлення трудових відносин.

А неправильно оформлений і підписаний трудовий договір може стати підставою для трудового спору щодо того:

1. чи був договір укладений;
2. чи були погоджені його умови;
3. чи існує належний доказ підписання;
4. чи дотримано процедури оформлення.

Джерело: НААУ

Схожі публікації:

Електронні кадрові документи: з 16.04.2026 нові правила для роботодавців і працівників

Статті на тему:

Перехід на письмові трудові договори: покроково і без штрафів

Переходимо на письмові трудові договори: переваги, недоліки, шаблон документа та перспективи ТКУ

Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, нюанси воєнного стану