👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Прямого штрафу не передбачено.
До Особової справи працівника включають документи, повний перелік яких наведено в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5.
Прямої відповідальності за відсутність в Особовій справі автобіографії, особового листка, роздруківки ВОД чи іншого документа з обов’язкового переліку Правил №1000/5, а також за порушення порядку ведення особових справ законодавством не передбачено.
Водночас Держпраці може кваліфікувати такі порушення як підставу для накладення штрафів за інші вимоги трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати відповідно до ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України. Але це у мирний час, а під час воєнного стану це порушення можна усунути й не отримати штраф.
Також зважайте, що відповідно до ч. 1 ст. 92-1 Кодексу про адміністративні правопорушення:
Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану -
тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Щодо архіву, то слід дотримуватися встановленої процедури (детально описували тут). Зазвичай, архів приймає документи за описами, тобто прийме те, що є в справі.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Внутрішній опис зведеної особової справи
Мінікурс на тему:
Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Автобіографія на роботу у 2026 році: як правильно написати
Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі
Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника
Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника
Чи долучати до особової справи заяви працівників
Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі
Чи можна формувати Особові справи у файлах
Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи
