Що робити роботодавцю і працівнику після оцифрування трудової книжки

Передали трудову книжку до ПФУ та отримали підтвердження про її оцифрування? Це ще не все. Інспектори нагадали, які документи потрібно оформити роботодавцю, що перевірити працівнику та чому паперову трудову книжку не варто викидати

5

478


  1. Дії роботодавця після оцифрування
  2. Дії працівника після оцифрування
  3. Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
  4. Що важливо пам’ятати після оцифрування


Дії роботодавця після оцифрування


Роботодавець повинен:


1. Перевірити повноту відомостей


Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.


Особливо важливо: періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.


2. Повернути паперову трудову книжку працівнику


Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).


Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» та оновлених норм Кодексу законів про працю.


3. Вести кадрові документи як і раніше


Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:


  1. прийняття;
  2. переведення;
  3. присвоєння рангу;
  4. нагородження;
  5. звільнення.


Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.


Дії працівника після оцифрування


Працівник має:


1. Перевірити свою електронну трудову


Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.


Якщо інформація відсутня або помилкова – потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.


2. Зберігати паперову трудову книжку


Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.


Вона може знадобитися для підтвердження:


  1. спеціального стажу;
  2. нагород;
  3. пільг;
  4. служби в окремих органах.


Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)


1.Переведення на вищу посаду оформлюється:


  1. заявою або згодою працівника;
  2. наказом роботодавця.


Важливо! Назва посади повинна відповідати Класифікатору професій.

Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника

2.Призначення чергового рангу


Актуально для:


  1. держслужбовців;
  2. посадових осіб місцевого самоврядування;
  3. інших категорій, де передбачені ранги.


Ранг присвоюється виключно наказом / розпорядженням.


Якщо працівник просить – запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.


3. Нагородження та заохочення


Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58, у трудову книжку раніше вносили:


  1. державні нагороди;
  2. почесні звання;
  3. відомчі відзнаки;
  4. заохочення за успіхи в роботі.


Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.



Що важливо пам’ятати після оцифрування


  1. Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
  2. Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
  3. Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
  4. Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.


Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Статті та консультації на тему:


Видача трудових книжок працівникам: які документи оформити

Сканування трудових книжок: посібник для працівника

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Виправляємо особисті дані на вебпорталі ПФУ

Чи можна зберігати трудові книжки працівників після 10.06

Чи може працівник сам заповнювати трудову книжку з 10.06

Чи можна видати трудову книжку, якщо ПФУ ще не опрацював скани

Чи обов’язково видавати паперові трудові книжки після 10.06.2026

Видаємо трудові книжки після 10.06.2026: чи обов’язковий наказ

✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
5

478

2

18

2

40

3

44

2

367

3

542

4

3412

1

98

2

9387

4

166

1

56

3

157

2

161

2

201

6

1148

4

901

2

6403

4

225

4

82

5

89

3

2490