
Трудова книжка
17.06.2026
Що робити роботодавцю і працівнику після оцифрування трудової книжки
Передали трудову книжку до ПФУ та отримали підтвердження про її оцифрування? Це ще не все. Інспектори нагадали, які документи потрібно оформити роботодавцю, що перевірити працівнику та чому паперову трудову книжку не варто викидати

- Дії роботодавця після оцифрування
- Дії працівника після оцифрування
- Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
- Що важливо пам’ятати після оцифрування
Дії роботодавця після оцифрування
Роботодавець повинен:
1. Перевірити повноту відомостей
Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.
Особливо важливо: періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.
2. Повернути паперову трудову книжку працівнику
Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).
Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» та оновлених норм Кодексу законів про працю.
3. Вести кадрові документи як і раніше
Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:
- прийняття;
- переведення;
- присвоєння рангу;
- нагородження;
- звільнення.
Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.
Дії працівника після оцифрування
Працівник має:
1. Перевірити свою електронну трудову
Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.
Якщо інформація відсутня або помилкова – потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.
2. Зберігати паперову трудову книжку
Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.
Вона може знадобитися для підтвердження:
- спеціального стажу;
- нагород;
- пільг;
- служби в окремих органах.
Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
1.Переведення на вищу посаду оформлюється:
- заявою або згодою працівника;
- наказом роботодавця.
Важливо! Назва посади повинна відповідати Класифікатору професій.
Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника
2.Призначення чергового рангу
Актуально для:
- держслужбовців;
- посадових осіб місцевого самоврядування;
- інших категорій, де передбачені ранги.
Ранг присвоюється виключно наказом / розпорядженням.
Якщо працівник просить – запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.
3. Нагородження та заохочення
Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58, у трудову книжку раніше вносили:
- державні нагороди;
- почесні звання;
- відомчі відзнаки;
- заохочення за успіхи в роботі.
Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.
Що важливо пам’ятати після оцифрування
- Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
- Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
- Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
- Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Статті та консультації на тему:
Видача трудових книжок працівникам: які документи оформити
Сканування трудових книжок: посібник для працівника
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Виправляємо особисті дані на вебпорталі ПФУ
Чи можна зберігати трудові книжки працівників після 10.06
Чи може працівник сам заповнювати трудову книжку з 10.06
Чи можна видати трудову книжку, якщо ПФУ ще не опрацював скани
Чи обов’язково видавати паперові трудові книжки після 10.06.2026
Видаємо трудові книжки після 10.06.2026: чи обов’язковий наказ
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Трудова книжка
21.09.2026
Два основних місця роботи – порушення: як правильно внести запис про сумісництво у трудову
Запис про роботу за сумісництвом вносить не роботодавець за сумісництвом, а роботодавець за основним місцем роботи – на підставі підтвердних документів. Водночас працівник не може мати два основних місця роботи: якщо новий роботодавець помилково оформив його як основного, це не змінює статус попереднього місця роботи. Розбираємо, як правильно внести запис про сумісництво, оформити звільнення та виправити помилку іншого роботодавця

Військовий облік
21.09.2026
Повістка заброньованому працівнику, наслідки неявки до ТЦК і розшук у 2026 році
Якщо заброньованому працівнику повістка надійшла за місцем його проживання, чи зобов’язаний він її отримувати та з’являтися до ТЦК? Якщо працівник не отримає повістку або не з’явиться до ТЦК, чи може бути оголошено його в розшук? Чи може така ситуація вплинути на чинність його бронювання або стати підставою для анулювання бронювання?

Посадові інструкції
21.09.2026
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це зробити згодом
До початку роботи роботодавець повинен ознайомити працівника з переліком посадових обов’язків. Зазвичай це відбувається шляхом ознайомлення з посадовою інструкцією. Але, на практиці часто-густо трапляються випадки, коли цей обов’язок не був виконаний роботодавцем під час оформлення працівника на роботу. Які неприємності можуть чекати роботодавця у такий ситуації, та як законно виправити цей недолік: розглянемо у статті

Трудова книжка
21.09.2026
Помилка в ЕТК після оцифрування: що робити, якщо ПФУ неправильно переніс дані
Після оцифрування трудової книжки варто обов’язково перевірити дані в електронній трудовій книжці. Що робити, якщо ПФУ неправильно відобразив дату прийняття на роботу, назву підприємства, посаду, номер наказу або взагалі не переніс окремий період роботи – розповідаємо покроково

Військовий облік
21.09.2026
Переоформлення відстрочки: чи потрібно подавати паперову заяву до ЦНАП
Під час переоформлення відстрочки в деяких ЦНАПах можуть вимагати паперову заяву. Водночас адвокат Дар’я Тарасенко звертає увагу на норми Порядку №560: первісне оформлення та переоформлення відстрочки є однією електронною публічною послугою, а заяву формує адміністратор ЦНАП у програмі. Розбираємося, чи справді для переоформлення потрібна окрема паперова заява та що робити, якщо її вимагають

Оплата праці
21.09.2026
Доплата за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника: від якого окладу нараховувати та як оформити
Доброго дня, підкажіть будь ласка, з якої бази нараховується доплата за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, від окладу основного працівника чи від посади тимчасово відсутнього працівника. Прошу пояснити: коли у тимчасово відсутнього оклад більше та коли навпаки оклад менше - як оплачувати в цій ситуації? Гарного дня

Електронний кабінет
21.09.2026
ОК-5, ОК-7, витяг з РЗО та відомості про трудову діяльність: ПФУ оновив вебпортал електронних послуг
Пенсійний фонд розширив можливості сервісу «Запит на підготовку паперових документів». Тепер можна заздалегідь замовити одразу кілька довідок або витягів, обрати сервісний центр і забрати документи без додаткового запису на прийом. Розповідаємо, які документи доступні та як подати заявку онлайн

Відпустки неоплачувані
21.09.2026
Надання відпустки без збереження зарплати в разі смерті рідних: заява + наказ
Відпустка без збереження заробітної плати у разі смерті близьких родичів надається працівнику тривалістю до 7 календарних днів. Розглянемо порядок її оформлення за заявою працівника та підтвердними документами.

Інше
21.09.2026
Паперовий наказ більше не гарантуватиме виїзд за кордон: пропонують цифрову перевірку
Паперовий наказ із печаткою можуть замінити цифровою перевіркою права працівника на перетин кордону. Народний депутат Олександр Федієнко запропонував запровадити електронну верифікацію наказів про відрядження, відпустки та документів працівників критично важливих підприємств. Ініціативу доручили опрацювати Мінцифри, ДПСУ, Міноборони та іншим органам

Інше
21.09.2026
Роботу «Резерв+» відновлено: Міноборони пояснило, чому користувачі бачили повідомлення «Сталося щось дивне»
20 вересня, користувачі «Резерв+» зіткнулися зі збоєм: замість доступу до застосунку з’являлося повідомлення «Сталося щось дивне. Повторіть спробу пізніше». Міноборони пояснило причину проблеми

Відповідальність / Перевірки
21.09.2026
Вже є 21 план перевірок роботодавців: кого ПФУ перевірить у IV кварталі 2026 року
Головні управління ПФУ затвердили та оприлюднили квартальні плани документальних перевірок страхувальників для Києва та 20 областей України. Роботодавцям варто перевірити, чи потрапило їхнє підприємство до плану на IV квартал 2026 року та підготувати документи щодо використання коштів на лікарняні й інші страхові виплати

Держслужба, ОМС
21.09.2026
Нові правила для рангів у місцевому самоврядуванні: що готує Уряд
На сайті СПО об’єднань профспілок оприлюднили проєкт постанови Уряду, яким пропонують встановити співвідношення рангів службовців місцевого самоврядування з рангами держслужбовців, дипломатичними рангами, військовими та спеціальними званнями. Проєкт передбачає 16 додатків із відповідними співвідношеннями











