Повідомлення про прийняття на роботу: питання і відповіді

1. Правила подання повідомлення про прийняття працівників на роботу
2. В які строки подавати повідомлення
3. На кого подавати повідомлення
4. Коли можна не подавати повідомлення
5. Як заповнити повідомлення
6. Які штрафи за неподання повідомлення
7. Висновки

Правила подання повідомлення про прийняття працівників на роботу

Повідомлення до податкової наразі подаємо про найманих працівників, домашніх працівників та гіг-спеціалістів. Але сьогодні будемо говорити про випадки подання повідомлення в разі виникнення трудових відносин.

Нагадаємо, що таке повідомлення подають всі роботодавці, які приймають працівника на роботу за трудовим договором. Фізособи-підприємці, бюджетники, держоргани, КНП теж подають таке повідомлення.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подаємо за формою, наведеною в додатку 1 до постанови №413. Подаємо до своєї податкової, де стоїмо на обліку як платники ЄСВ.

За замовчанням повідомлення подаємо в електронній формі. Тільки у виключних випадках дозволено надавати його в паперовій формі разом з копією на флешці.

Зауважте, що учасники системи «Обрій» повідомлення не подають: воно формується автоматично.

В які строки подавати повідомлення

Подати повідомлення треба після видання наказу про прийняття на роботу і до початку фактичної роботи працівника. Поширені варіанти: сьогодні оформили документи й подали повідомлення, завтра – працівник виходить на роботу.

Чи можна подати повідомлення завчасно, наприклад, за 2 тижні?

Так, можна. Головне, щоб було видано наказ. Інших обмежень по строках не встановлено. Єдиний ризик – якщо працівник за цей час передумає виходити на роботу. Тоді доведеться скасовувати подане повідомлення.

Чи можна подати повідомлення день у день?

Цей варіант можливий, але потребує додаткового підтвердження, що повідомлення подане до фактичного початку роботу. Надійний варіант, якщо зміна працівника починається пізніше, ніж подано повідомлення, і це видно за даними табеля та графіком роботи працівника.

На кого подавати повідомлення

Про яких працівників подавати повідомлення?

Тут визначальний чинник один – якщо приймаєте працівника на роботу, то подавайте повідомлення.

Повідомляємо про основних працівників, зовнішніх та внутрішніх сумісників. Про тих, хто ходить на роботи і дистанційників. З повною та неповною зайнятістю, про сезонних та тимчасових працівників. Якщо приймаємо працівника на заміну мобілізованого чи працівниці, яка перебуває у відпустці до трьох років, то теж подаємо повідомлення.

Коли можна не подавати повідомлення

Не повідомляємо, якщо працівник повертається до роботи після тривалої відсутності. Наприклад, після мобілізації, після декретної відпустки або неоплачуваної відпустки на період воєнного стану. У всіх цих випадках повідомлення не подаємо.

Також не буде повідомлення, якщо припиняється призупинення. Не подається повідомлення при поновленні працівника на роботі за рішенням суду.

Не подаємо повідомлення в разі суміщення посад. Або якщо працівника, наприклад, інспектора з кадрів, призначили відповідальним за ведення військового обліку. Тут трудові відносини тривають, нових не виникає.

Ще один легальний випадок, коли повідомлення не подаємо – це працевлаштування керівника. Про нього повідомлення не подаємо.

Зауважте, що це не стосується працевлаштування начальників підрозділів, головного бухгалтера, старшого майстра – в цих випадках повідомлення подається.

Як заповнити повідомлення

Щодо заповнення самого повідомлення, то воно відбувається інтуїтивно або дивимося на підказки у посиланнях.

Так, про прийняття основного працівника в графі 5 ставимо «1», а про сумісника, в тому числі внутрішнього – «2».

Як заповнити повідомлення, якщо одночасно приймаємо і на основне місце і за внутрішнім сумісництвом?

Тут все просто: формуєте на такого працівника два рядки: в одному в графі 5 буде стояти «1», в іншому – «2».

Де шукати унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі?

Графу 7 заповнюємо, якщо у працівника є паспорт у вигляді ID-картки. Або якщо при працевлаштуванні він надав вам закордонний паспорт. В інших випадках ця графа залишається порожньою – це не помилка.

Ще один момент: дати в графах 11 та 13 можуть збігатися. Це означає, що повідомленні подали в той день, коли видали наказ. І безпечно, якщо дата в графі 12 пізніше, ніж дати в графах 11 та 13. Це означає, що ми все зробили правильно: спочатку видали наказ і повідомили податкову, потім працівник почав працювати.

Які штрафи за неподання повідомлення

Які штраф наразі діють щодо повідомлення?

Одразу попереджаємо: при поданні скасовуючого повідомлення штрафів немає.

А от за неподання чи подання із запізненням такого повідомлення загрожує штраф на роботодавцеві в розмірі 1 МЗП. Наразі це 8647 гривень. Водночас тут може спрацювати ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» й у разі усунення порушення вказаний штраф не буде застосовуватися до роботодавця

Також посадовим особам роботодавця загрожує адмінштраф у загальному випадку від 510 до 1700 гривень.

Головне, що штрафу в 10 або 30 МЗП наразі вже немає. Це, до речі, підтверджують і суди.

Висновки

1. При прийнятті працівника на роботу обов’язково слід подати повідомлення до податкової.
2. Повідомлення подають всі роботодавці, які укладають трудові договори.
3. Повідомлення не подаємо, якщо працівник починає працювати після тривалої перерви, адже трудові відносини не припинялися.
4. Заповнити повідомлення просто – всі графи зрозуміло підписані і є спеціальні виноски з розшифровками.
5. Водночас за неподання чи прострочення подання передбачений штраф – 8 647 гривень.

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Мінікурси на тему:

Автоматичне подання повідомлення про прийняття працівника: вже в липні 2026

Повідомлення про прийняття працівника у 2026 році: податкова, ПФУ, ТЦК

Повідомлення про прийняття на роботу: нова форма, строки, проблемні питання

Статті та консультації на тему:

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: як подати та заповнити форму

Шпаргалка при прийомі на роботу: коли обов’язково повідомляти податкову та ТЦК

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: подаємо за (не)оновленою формою

Коли подати повідомлення про прийняття до ДПС, якщо дата прийняття і дата наказу не співпадають

Повідомлення про прийняття з помилкою в наказі: що робити і чи буде штраф

Чи виправляти повідомлення про прийняття працівника на роботу

Не повідомили ДПС про прийняття сумісника: як виправити помилку та уникнути штрафу

Де зберігати роздруковані повідомлення про прийняття на роботу та квитанції

Хто подає повідомлення про прийняття на роботу: кадровик чи бухгалтер

Помилка в повідомленні про прийняття на роботу: чи подавати скасування на всіх працівників

Чи оштрафують за незазначення у повідомленні про прийняття номера з демографічного реєстру