Списки ВО, штатний розпис, ПВТР, відпустки: що встигнути до 2026 року

1. Переглянути штатний розпис на 2026 рік
2. Оновити ПВТР
3. Затвердити норму робочого часу
4. Повідомлення про зміну окладів
5. Закриття номенклатури справ
6. «Внутрішній» аудит
7. Графік відпусток
8. Списки ВО та Відомість ОО
9. Висновки

Переглянути штатний розпис на 2026 рік

Почнемо з важливих справ, які треба встигнути зробити в грудні 2025 року.

Перше, з чого рекомендуємо почати, це переглянути та, можливо, перезатвердити штатний розпис. Зауважте, що типова форма визначена тільки для бюджетників. Комерційні роботодавці формують штатний розпис за довільною формою. Хоча зауважимо, що профспілки вже розглядають проєкт наказу, яким затверджено примірну форму штатного розпису, якою зможуть користуватися всі роботодавці (деталі – тут).

Головні поради:

1. в штатному розписі не зазначають конкретних працівників;
2. не фіксують вид зайнятості (основне чи сумісництво);
3. з ним не ознайомлюють працівників під підпис.

Рекомендовано затверджувати штатний розпис наказом керівника, хоча подекуди практикують і одноосібне затвердження керівником. Встигнути краще до 31.12.2025, але для комерційних роботодавців гранична дата не встановлена.

Оновити ПВТР

Друге – це Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР). За рік сталися численні зміни, зокрема, в трудовому законодавстві, які варто відобразити у ПВТР. Зауважте, що повністю цитувати нормативку не треба, але слід прописати конкретні правила трудових відносин.

Затверджує Правила трудовий колектив з погодження з профспілкою чи профспілковим представником.

До речі, якщо змін взагалі немає, то щороку оновлювати ПВТР не потрібно. Вони діють до моменту внесення змін.

Затвердити норму робочого часу

Ви можете затверджувати норму тривалості робочого часу на будь-який період, зокрема, на місяць або рік.

Але зверніть увагу, що під час дії воєнного стану, окрім норм ст. 50, 52 Кодексу законів про працю, треба враховувати й положення ст. 6 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», якою встановлено особливості обліку часу роботи та часу відпочинку.

Зокрема, в період дії воєнного стану не застосовуються норми ст. 53, ч. 1 ст. 65, ч. 3-5 ст. 67, ст. 71, 73, 78-1 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки». Тобто під час дії воєнного стану:

1. немає святкових днів;
2. не діє норма щодо перенесення вихідних днів у разі їх збігу зі святковими;
3. не скорочується на годину передсвятковий день.

Крім того, воєнний стан встановлюється на певний термін і може бути продовжений.

Рекомендуємо одразу визначитися, чи робити вихідними дні колишніх святкових днів, які припадають на період дії воєнного стану.

Увага! Таке рішення приймаємо в межах дії воєнного стану, встановленого на дату затвердження норми. Після дати, до якої офіційно продовжено воєнний стан, вважаємо, що діють правила мирного часу, а отже, норму обраховуємо з урахуванням передсвяткових, святкових і неробочих днів. Далі – в разі продовження воєнного стану – норму доведеться переобчислювати. Зразок наказу для грудня і січня – тут

Повідомлення про зміну окладів

Якщо з 1 січня 2026 передбачається зміна окладів працівників, то про це слід повідомити їх письмово («працює» ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці). Зокрема, повідомити працівників необхідно й у випадку підвищення окладів з 01.01.2026. Хоча цю дію звісно ж навряд хтось оскаржуватиме.

У разі прийняття роботодавцем рішення про підвищення посадових окладів працівникам необхідно:

1. видати наказ про внесення змін до штатного розпису;
2. повідомити працівників про підвищення посадового окладу.

Зауважте, що про підвищення посадових окладів (зміну розміру чи структури заробітної плати) працівники повинні бути попереджені до запровадження нових умов оплати праці (роз'яснення Держпраці). Отже, гранична дата для такого повідомлення не визначена.

Крім того, трудове законодавство не регламентує, як саме слід оформлювати та здійснювати повідомлення про покращення умов трудового договору (зокрема, підвищення посадового окладу), тому підприємство визначає це самостійно.

Закриття номенклатури справ

Не забудьте закрити журнали та номенклатуру справ за 2025 рік та сформувати справи для поточного зберігання. Детально про це говорили тут.

«Внутрішній» аудит

В кадровій справі, головним чином, слід провести аудит відпусток. Його проводимо щодо відпусток, які не згорають. Це щорічна основна та додаткові відпустки, соцвідпустка на дітей. Про відпустки, які не переходять на 2026 рік, говорили тут.

Треба визначити, на скільки днів відпустки має право працівник, передбачити можливість використання їх у 2026 році.

До речі, на платформі є зручний і безкоштовний калькулятор, який допоможе швидко і без помилок провести всі розрахунки по кожному працівнику.

У військово-облікових справах також маємо провести аудит Списків військового обліку. Зокрема, треба перевірити, чи заповнені усі графи списків та на підставі яких ВОД вони були заповнені. Тут розібрали всі ключові моменти. Також врахуйте останні зміни, про які ми розповіли у нашому мінікурсі.

Не забудьте виключити зі списків та відомості звільнених та виключених з обліку протягом 2025 року.

Графік відпусток

А тепер справи січня 2026 року.

Кадровики до 05.01.2026 мають встигнути затвердити графік відпусток на 2026 рік. Проте рекомендуємо усю процедуру затвердження й погодження графіку відпусток провести ще у грудні 2025 року. Базу ми вже підготували, коли провели аудит відпусток, тепер треба сформувати план відпочинку, затвердити у керівника, погодити з профспілкою й ознайомити з ними працівників. Бажано під підпис.

Встановленої форми графіка немає, тому його наповнення кожен роботодавець розробляє під себе. Зауважте, що в графіку відпусток обов’язково мають бути щорічні відпустки, які плануються до використання у 2026 році. Водночас зручно внести й інші види обов’язкових оплачуваних відпусток, наприклад, соцвідпустку на дітей.

Пам’ятайте: в графіку може бути зазначено орієнтовний місяць надання відпустки або ж визначена конкретна дата. Протягом року не забувайте письмово повідомляти працівників про конкретну дату початку відпустки за два тижні до початку відпочинку.

Списки ВО та Відомість ОО

До 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку слід: роздрукувати, якщо велися в електронній формі та підписати. Обов’язкові підписи керівника та відповідального за військовий облік. Далі реєструйте такі списки та відомості у своїй службі діловодства.

Не забувайте, що протягом року треба подавати до ТЦК повідомлення за додатками 1 та 4 у визначені строки, а також проходити звіряння з ТЦК. Але про це вже будемо думати в наступному році.

Висновки

1. В грудні варто переглянути та за потреби перезатвердити штатний розпис та ПВТР. Обов’язково стежити за звітними датами, подбати про організацію роботи в наступному році. А ще варто провести аудит відпусток та списків військового обліку.
2. В січні треба затвердити графік відпусток, якщо не зробили цього раніше, а також підписати й зареєструвати списки військового обліку та відомість оперативного обліку. Рекомендуємо взяти за правило користуватися календарем кадровика, щоб не пропустити важливі звітні дати у 2026 році.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Штатний розпис на 2026 рік

Повідомлення про підвищення окладу працівнику

Графік відпусток на 2026 рік затверджений директором

Графік відпусток затверджений наказом директора

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Інструменти кадровика:

Календар кадровика

Статті на тему:

Закриття номенклатури справ за 2025 рік + зразки

Графік відпусток-2026: складаємо та затверджуємо

Як зробити списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 01.01.2026: алгоритм для відповідального за ВО