Відповідальний за військовий облік передає справи: як оформити та на що звернути увагу

1. Передача справ: що передбачено законодавством
2. Які документи необхідно оформити при зміні відповідальної особи
3. Як оформити акт приймання-передачі справ
4. Які моменти варто перевірити та відобразити в акті приймання-передачі
5. Висновки

Передача справ: що передбачено законодавством

Ведення військового обліку здійснюється відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487). Норми, які стосуються осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, наведено у пп. 8–12 Порядку №1487. Проте в цих пунктах нічого не сказано про порядок оформлення передачі справ при зміні відповідальної особи. Тому у цій статті будемо спиратися на інші норми Порядку №1487 та наявну практику.

Ретельна перевірка та фіксація стану справ військового обліку на дату зміни відповідальної особи дуже важливі, оскільки штраф за порушення правил ведення військового обліку чималий.

Нагадаємо, що за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, до якого належить ведення військового обліку на підприємстві, на посадових осіб підприємства в особливий період може бути накладено адміністративний штраф у розмірі від 2 000 до 3 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 000 до 59 500 грн) на підставі ч. 3 ст. 210¹ КУпАП.

Фіксація стану військового обліку на дату передачі справ допоможе розмежувати періоди виконання обов’язків попередньою та новою відповідальними особами. Водночас акт приймання-передачі сам по собі не звільняє від відповідальності: у кожному випадку встановлюють конкретне порушення, вину особи та коло її службових обов’язків. Адже відповідно до ст. 61 Конституції України юридична відповідальність особи має індивідуальний характер.

Які документи необхідно оформити при зміні відповідальної особи

Розглянемо детальніше, які документи варто скласти у разі зміни на підприємстві особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Крок 1. Оформити припинення виконання обов’язків попередньою відповідальною особою та покладення цих обов’язків на нового працівника

Якщо попередній відповідальний звільняється з роботи, потрібно оформити відповідний кадровий наказ. Якщо він продовжує працювати на підприємстві, знімаємо з нього обов’язки із ведення військового обліку та покладення їх на іншого працівника. У розпорядчих документах визначте дати припинення та початку виконання обов’язків, щоб забезпечити безперервне ведення військового обліку.

Зразок наказу про призначення працівника відповідальним за ведення військового обліку ви можете знайти тут.

Крок 2. Перевірити стан справ та оформити акт приймання-передачі справ щодо ведення військового обліку

Порядок №1487 не встановлює спеціальної процедури оформлення акта приймання-передачі справ у разі зміни відповідального за військовий облік. Водночас п. 10 гл. 4 розд. III Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зобов’язує працівника в разі звільнення передати іншому працівникові всі невиконані документи за погодженням із безпосереднім керівником. Для фіксації переданих документів, незавершених завдань і виявлених недоліків рекомендуємо скласти акт.

Тож саме йому варто приділити головну увагу при передачі справ під час зміни особи, відповідальної за ведення військового обліку. Далі у статті докладніше розглянемо, як його оформити та які відомості варто до нього включити.

Крок 3. Повідомити ТЦК про зміну відповідального за ведення військового обліку.

При зміні особи, відповідальної за ведення військового обліку, не забудьте подати до ТЦК Повідомлення за формою з додатка 1 до Порядку № 1487.

Повідомлення має бути подане до ТЦК у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку (п. 13 Порядку № 1487). Повідомлення подавайте на обох працівників (і щодо звільнення, і щодо призначення).

Як оформити акт приймання-передачі справ

Форму цього акта законодавством не затверджено, проте при його складанні необхідно дотримуватися загальних правил оформлення організаційно-розпорядчої документації, зокрема встановлених ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

При складанні акта приймання-передачі можна скористатися примірною формою акта, затвердженою наказом Мін’юсту від 09.07.2026 № 1860/5 (додаток 30), адаптувавши її до нашої ситуації. Усі примірні форми, затверджені цим наказом, ви можете знайти тут.

Згідно з описом примірної форми акта його текст може складатися з трьох частин: вступної, констатуючої, прикінцевої.

У вступній частині акта зазначаються:

1. документ, що став підставою для проведення заактованого заходу. У нашому випадку підставою для його складання будуть накази про звільнення (увільнення) попередньої відповідальної особи та призначення нової;
2. хто склав акт. У нашій ситуації складатимуть акт не комісія, а дві особи – попередня та нова особа, відповідальна за ведення військового обліку. Також доцільно після складання акта подати його на затвердження керівником підприємства, оскільки саме керівник є відповідальним за організацію військового обліку на підприємстві (п. 8 Порядку № 1487). Для цього у верхньому правому куті першої сторінки акта розміщують гриф затвердження, який складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», що друкується великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади керівника, його підпису, власного імені та прізвища, дати затвердження.

У констатуючій частині акта фіксуються установлені факти (зокрема, виявлені порушення). У нашій ситуації в акті фіксуються усі види документів, які передаються від попереднього відповідального до нового.

У прикінцевій частині акта надаються висновки і пропозиції та вказується кількість примірників акта та їх місцезнаходження або адресати, яким надіслано цей акт.

Акт має бути підписаний попередньою та новою особою, відповідальною за ведення військового обліку.

Які моменти варто перевірити та відобразити в акті приймання-передачі

З технічними параметрами акта ми розібралися. Розглянемо детальніше, які саме моменти слід перевірити та зафіксувати у констатуючій частині акта:

1. Наявність та стан ведення Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5 до Порядку № 1487), далі – Списки.

При перевірці Списків варто звернути увагу на такі моменти:

1. ведення Списків за 4 групами відповідно до п. 36 Порядку № 1487;
2. підписання Списків і відомості оперативного обліку щороку до 25 січня станом на 1 січня керівником підприємства та особою, відповідальною за ведення військового обліку, а також їх реєстрація в установленому порядку в службі діловодства;
3. своєчасність внесення змін до Списків: щодо змінених персональних даних – у п’ятиденний строк із дня подання відповідних документів або відображення передбаченої Порядком №1487 інформації в електронній формі; щодо прийняття та звільнення працівників – із дотриманням п.п. 41, 42 Порядку № 1487;
4. формування Списків у справу та їх зберігання разом із копіями ВОД у паперовій формі або ВОД в електронній формі, зокрема роздрукованими;
5. внесення інформації про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку № 1487), яка зберігається разом із Списками.

2. Дотримання правил перевірки військово-облікових документів (далі – ВОД) працівників під час прийняття на роботу.

Перевірити у майбутнього працівника, який підлягає персональному військовому обліку, наявність ВОД роботодавець зобов’язаний на підставі ст. 24 КЗпП та п. 34 Порядку № 1487.

А відповідно до змін, внесених у Порядок № 1487 постановою КМУ від 10.06.2026 № 812 (далі – Постанова № 812), які набрали чинності 27.06.2026, правила перевірки ВОД під час прийняття на роботу змінено. Відповідно до цих змін зараз роботодавець зобов’язаний не тільки перевірити ВОД, а й відповідність відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів на основі ВОД в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони або засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка. Електронний ВОД для такої перевірки має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу. Виняток установлено для військовозобов’язаних та резервістів СБУ і розвідувальних органів: відповідність відомостей їхнього паперового ВОД відомостям Реєстру не перевіряють

Під час передачі справ перевірте дотримання цих вимог щодо працівників, прийнятих на роботу починаючи з 27.06.2026, з урахуванням винятку для військовозобов’язаних та резервістів СБУ і розвідувальних органів. Перевірте також зберігання відповідних копій паперових ВОД або електронних ВОД, зокрема роздрукованих.

3. Наявність на підприємстві Правил військового обліку (далі – Правила) та стан їх доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів під особистий підпис під час прийняття на роботу.

Текст Правил наведено у додатку 2 до Порядку № 1487. Правила мають бути виготовлені друкарським способом і вивішені на видному місці в загальнодоступних приміщеннях, наприклад, на стенді (п. 19 Порядку № 1487).

Під час складання акта приймання-передачі перевірте:

1. актуальність тексту Правил, розміщеного в загальнодоступному приміщенні підприємства: до Правил декілька разів вносилися зміни відповідними постановами КМУ;
2. дотримання вимог щодо доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правил під особистий підпис під час прийняття на роботу.

4. Наявність та своєчасність подання до ТЦК відповідних повідомлень.

Повідомлення про зміну облікових даних за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487, подаються до ТЦК:

1. про прийняття на роботу або звільнення працівників, що підлягають персональному військовому обліку, – у семиденний строк з дня видання відповідного наказу;
2. про зміну облікових даних працівників – щомісяця до 5 числа. Інформування здійснюється щодо змін прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України, адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання або адреси місця фактичного проживання, місця роботи і посади.

Увага! Відповідно до змін, внесених до Порядку № 1487 Постановою № 812, за наявності технічної можливості подання повідомлень про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів здійснюється засобами Порталу Дія відповідно до правил, встановлених додатком 28¹ до Порядку № 1487, або через кабінет персонального обліку. Утім наразі така можливість не реалізована

В акті можна зафіксувати випадки, коли такі повідомлення не були подані вчасно, а також зазначити дати подання повідомлень для виправлення цієї ситуації.

5. Стан забезпечення оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про виклик до відповідних районних (міських) ТЦК, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів.

Обов’язок роботодавця щодо оповіщення працівників встановлено пп. 34, 47 Порядку № 1487. У разі отримання розпоряджень ТЦК (додаток 13 до Порядку № 1487) щодо оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК керівники підприємств зобов’язані:

1. видати наказ (розпорядження) про оповіщення та довести його до працівників під особистий підпис. Працівникам, які виконують дистанційну чи надомну роботу, тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або відрядженні, надіслати відповідну частину наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. У триденний строк надіслати відповідному ТЦК, органу СБУ або підрозділу розвідувального органу копію наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення$
2. вручити працівникам повістки про явку за викликом (за наявності);
3. письмово повідомити з наданням витягів з наказів (розпоряджень) відповідним ТЦК про осіб, які тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні;
4. забезпечити здійснення контролю за результатами оповіщення та прибуттям працівників до відповідного ТЦК.

При оформленні акта приймання-передачі необхідно перевірити та відобразити стан виконання цих розпоряджень (у разі отримання) та наявність вищезазначених документів.

6. Наявність та стан ведення журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння облікових даних працівників з даними ТЦК.

Ведення такого журналу передбачено п. 34 Порядку № 1487, а форму журналу наведено у додатку 9 до Порядку № 1487.

Докладніше про ведення цього журналу можете дізнатися з нашої статті.

В акті зафіксуйте недоліки щодо ведення журналу (якщо такі є).

7. Організація та здійснення звірянь облікових даних Списків із записами у ВОД.

Звіряння (внутрішні та зовнішні, з ТЦК) здійснюються підприємствами відповідно до пп. 34, 45, 46, 79 Порядку № 1487.

Докладніше про правила звіряння з урахуванням останніх змін ви можете дізнатися з нашого мінікурсу за посиланням.

В акті зафіксуйте наявність затвердженого керівником графіка внутрішнього звіряння та результати його виконання. Перевірте дотримання вимоги проводити внутрішнє звіряння і звіряння з органами військового обліку не рідше одного разу на рік. Окремо зазначте стан звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць: його проводять у погоджені строки, але не пізніше 1 грудня поточного року.

8. Наявність наказу про стан військового обліку за минулий рік та завдання на поточний.

Необхідність затвердження такого наказу зумовлено змістом п. 72 Порядку № 1487, де передбачено, що щороку до 1 лютого підприємства видають накази (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану військового обліку минулого року відповідно.

Докладніше про видання такого наказу дізнайтеся з нашої статті.

Фіксуйте в акті наявність / відсутність таких наказів за поточний та попередні роки.

9. Подання до ТЦК відомостей про транспорт.

Відомості про транспорт подаються підприємствами до ТЦК на виконання військово-транспортного обов’язку на підставі ст. 6 Закону України від 21.10.1993 № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» та Положення про військово-транспортний обов’язок, затвердженого постановою КМУ від 28.12.2000 № 1921 (далі – Положення № 1921). Інформування ТЦК про транспорт здійснюється шляхом подання Відомості про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці (додаток 1 до Положення № 1921), далі – Відомість. Відомість має подаватися двічі на рік: до 20 червня та до 20 грудня.

Увага! Є судові рішення, у яких відсутність транспортних засобів і працівників не визнано підставою для неподання Відомості. Такого висновку дійшли Восьмий апеляційний адміністративний суд у постанові від 15.04.2026 у справі № 158/728/26 та П’ятий апеляційний адміністративний суд у постанові від 18.08.2026 у справі № 400/1827/26. Щоб зменшити ризик спору з ТЦК, рекомендуємо подавати Відомість із нульовими показниками і за відсутності транспорту

Підготовку та подання Відомості керівник може доручити визначеному працівникові, зокрема відповідальному за ведення військового обліку. Таке доручення слід закріпити в його посадових обов’язках або відповідному розпорядчому документі. Саме призначення відповідальним за персональний військовий облік не означає автоматичного покладення обов’язків із транспортної звітності. Але коли у вас немає транспорту, відомість може подавати саме відповідальна за ведення військового обліку особа.

Отже, при складанні акта приймання-передачі перевірте, чи подавалася Відомість своєчасно у встановлені законодавством строки і чи правильно її заповнено.

Докладніше про заповнення та подання Відомості про транспорт дізнайтеся з нашого мінікурсу.

10. Організація та стан бронювання військовозобов’язаних, які працюють на підприємстві.

Ця позиція перевіряється та фіксується в акті приймання-передачі, якщо підприємство здійснює бронювання працівників.

Під час перевірки цієї позиції врахуйте, зокрема:

1. строк дії рішення відповідного органу про надання підприємству статусу критично важливого;
2. дотримання підприємством ліміту бронювання щодо можливої кількості заброньованих;
3. дотримання підприємством розміру заробітної плати, необхідної для бронювання.

Увага! Якщо під час передачі справ виявлено певні недоліки ведення військового обліку, потрібно їх усунути (якщо це можливо) після того, як нова особа розпочне виконання обов’язків із ведення військового обліку. Звісно, на це потрібен час, утім точно не варто залишати питання без руху

Висновки

1. У разі зміни на підприємстві особи, відповідальної за ведення військового обліку, необхідно виконати низку важливих дій: видати відповідні кадрові накази, перевірити стан справ та зафіксувати їх передачу в акті приймання-передачі, повідомити ТЦК про зміну відповідальної особи.
2. Акт приймання-передачі справ військового обліку оформлюйте з дотриманням загальних правил оформлення організаційно-розпорядчої документації.
3. Обов’язково зафіксуйте в акті окремими пунктами усі документи, що стосуються військового обліку, які є в наявності на момент передачі, а також зазначте виявлені недоліки.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про призначення відповідальної особи за військово-транспортний обов'язок

Брошури та чеклісти:

Практичний навігатор відповідального за ВО «Документи з військового обліку: чекліст, готові зразки та приклади листів до ТЦК»

Помічник відповідального за ВО «Наказ про потребу у підвищенні кваліфікації до 01.10: обов’язковість, поради та зразки»

Бібліотека кадровика та відповідального за ВО «Звіряння з ТЦК, наказ до 01.10 & Журнали у ВО та реєстрації кадрових документів: поради та зразки»

Помічник відповідального за ВО «Повідомлення за додатком 4 до ТЦК: (не) через «Дію», випадки подання та зразки заповнення»

Статті та консультації на тему:

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік

КЕП для відповідального за військовий облік: чи потрібно оформлювати всім із 13 серпня

Наказ про призначення відповідального за ведення військово-транспортного обліку

Коли припиняти обов’язки відповідального за військовий облік, якщо всі військовозобов’язані звільнилися

Заступник відповідального за військовий облік: чи треба підвищувати кваліфікацію

Як зробити списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 01.01.2026: алгоритм для відповідального за ВО

Що має бути написано в сертифікаті відповідального за ВО: підвищив кваліфікацію чи здобув/підтвердив