Документи з військового обліку: що і як включають до номенклатури справ

1. Військовий облік у номенклатурі справ підприємства
2. Які документи з військового обліку є обов’язковими
3. Як групувати документи за змістом та строками зберігання
4. Списки та відомості: одна справа чи кілька томів
5. Накази з питань військового обліку: де зберігати
6. Посадові інструкції та положення з військового обліку
7. Інші справи для документів військового обліку
8. Листування з ТЦК та повідомлення за додатком 1 та 4
9. Чи можна об’єднувати справи
10. Окрема справа для документів ДСК
11. Резервні номери та актуалізація номенклатури
12. Висновки

Військовий облік у номенклатурі справ підприємства

Обов’язок складати номенклатуру справ закріплений ст. 32 Закону України від 24.12.1993 №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) і стосується всіх установ незалежно від форми власності. Якщо на підприємстві є хоча б один військовозобов’язаний, номенклатура має включати справи з військового обліку, адже саме вона забезпечує правильне ведення та зберігання відповідних документів.

Виникає питання:

Чи достатньо однієї папки для «військових» документів, чи слід створювати окремі справи?

Відповідь на це питання міститься у вимогах:

1. Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), який визначає обов’язкову документацію;

та

1. Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5), що групує документи за строками їх зберігання.

Увага! Справи з військового обліку не створюють окрему номенклатуру, а входять до загальної номенклатури установи. Їх місце залежить від організаційної структури підприємства. На більшості підприємств справи з військового обліку включають до розділу «Відділ кадрів», оскільки саме кадровики відповідають за їх ведення. Якщо ж підприємство невелике і не має структурних підрозділів, такі справи доцільно виділити в окремий розділ, наприклад «Військовий облік», поряд з іншими напрямами діяльності (організація, планування, фінанси тощо)

Які документи з військового обліку є обов’язковими

Основним джерелом вимог до складу документів з військового обліку є Порядок №1487. Хоча він не містить вичерпного переліку документів, саме з його норм випливає, які документи роботодавець зобов’язаний створювати та зберігати. Їх відсутність може призвести до штрафу до 59 500 грн.

До таких документів, зокрема, належать:

1. Списки персонального військового обліку (додаток 5до Порядку №1487).
2. Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку №1487).
3. Наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку.
4. Посадова інструкція відповідальної особи з ведення військового обліку.
5. Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації, відповідальних за ведення військового обліку (до 1 жовтня).
6. Сертифікат (свідоцтво) про підтвердження кваліфікації відповідальної особи.
7. Наказ (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (до 1 лютого).
8. Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами.
9. Правила військового обліку та докази ознайомлення з ними працівників під підпис (додаток 2 до Порядку №1487).
10. Блокнот розписок (додаток 7 до Порядку №1487). Щодо ведення блокнота у 2026 році читайте нашу консультацію.
11. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку №1487).
12. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних (додаток 4 до Порядку №1487).
13. Докази направлення до ТЦК повідомлень про призначення або звільнення керівника та посадових осіб, відповідальних за військовий облік (додаток 1 до Порядку №1487).
14. Підтвердження звіряння з ТЦК.
15. Справи з військового обліку, в яких зберігаються списки, відомості, копії (роздруківки) ВОД.
16. Нормативні акти, що стосуються ВО, мобілізації та відповідальності за порушення правил ВО.
17. Докази взаємодії з ТЦК.

Як групувати документи за змістом та строками зберігання

Водночас навіть маючи певний перелік документів, потрібно розуміти: документи включаються до номенклатури не хаотично і не гамузом в одну справу, а групуються за певними ознаками – видами документів, їхнім змістом та строками зберігання, визначеними Переліком №578/5. Відповідно до Правил №1000/5, не можна, наприклад, підшивати в одну справу документи з різними строками зберігання – ті, що мають зберігатися 3 роки, не можна об’єднувати з документами, які потребують 5-річного або постійного зберігання.

З урахуванням вимог Порядку №1487 та Переліку №578/5 у номенклатурі на 2026 рік слід передбачити такі справи з військового обліку.

Списки та відомості: одна справа чи кілька томів

Почнемо зі справи «Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів за групами». У ній зберігаються актуальні списки та відомість оперативного обліку, які щороку до 25 січня мають бути сформовані, роздруковані та підписані.

З 31 липня 2025 року порядок зберігання списків докорінно змінився: тепер усі чотири групи списків (офіцери, рядові, жінки, призовники) разом із копіями їхніх військово-облікових документів (ВОД) мають зберігатися в межах однієї справи, без поділу на окремі папки за категоріями (п. 37 Порядку №1487). Це значно спрощує структуру номенклатури, адже раніше вписували чотири номенклатурні справи під різними індексами справи, а тепер це одна справа під спільною назвою з одним номенклатурним індексом, наприклад 01-12.

Але будьте уважні: якщо копій документів занадто багато, справу ділять на томи (не більше 250 аркушів у кожному) під одним індексом.

Згідно з п. 33 Порядку №1487, відомість оперативного обліку (додаток 12) зберігається разом зі списками персонального військового обліку, тобто підшивається до тієї ж самої справи.

Попри спільне зберігання, у номенклатурі справ ці документи доцільно виділяти окремо. Це пояснюється їх різним змістом і призначенням: списки – це персоніфікований облік працівників, тоді як відомість є узагальненим документом, своєрідною «статистикою» за групами, сформованою на підставі даних зі списків.

Саме тому в номенклатурі справ їх розмежовують як окремі позиції – як різні види документів із відмінним складом та обсягом інформації. Водночас строк зберігання мають однаковий - 3 роки.

Накази з питань військового обліку: де зберігати

Щодо обов’язкових наказів з питань військового обліку – окрема номенклатурна справа для них не передбачається. Йдеться, зокрема, про:

1. наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку;
2. наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідальних працівників (до 1 жовтня);
3. наказ (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (до 1 лютого).

Такі документи формуються та зберігаються у складі відповідних справ кадрового діловодства:

1. накази про покладання обов’язків – у справах «Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання» (строк зберігання 75 років);
2. накази про підвищення кваліфікації – у справах «Накази з адміністративно-господарських питань» (строк зберігання 5 років);
3. накази про стан військового обліку та завдання – у справах «Накази з основної діяльності» (зберігаються постійно).

Водночас для зручності роботи та під час перевірок доцільно зберігати належним чином засвідчені копії цих наказів у справах з військового обліку.

Посадові інструкції та положення з військового обліку

Наступна номенклатурна справа – «Положення, інструкції, правила, методичні вказівки та рекомендації з питань військового обліку та мобілізаційної роботи». У цій справі слід зберігати посадову інструкцію відповідальної особи з ведення військового обліку, а також методичні листи чи рекомендації від ТЦК, Генштабу та інших органів, що стосуються військового обліку і мобілізації. Крім того, тут можна зберігати копії наказів підприємства з питань військового обліку, які водночас зберігаються у кадрових справах. Строк зберігання такої справи визначено як «до заміни новою», тобто до втрати нею актуальності та практичного значення.

Інші справи для документів військового обліку

До номенклатури справ також включаються окремі номенклатурні справи, у яких зберігаються відповідні документи з військового обліку зі списку обов’язкових.

1. Справа з графіками звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов’язаних та резервістів (строк зберігання – протягом року до заміни новим, п. 34 Порядку №1487).
2. Справа з Правилами військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (строк зберігання – до заміни новими, додаток 2 до Порядку №1487).
3. Справа з журналами обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, включно зі звірянням їх облікових даних із даними ТЦК та СП (строк зберігання 7 років, ст. 673 Переліку №578/5, пп. 18 ч.1 п. 24 Постанови №1487).

Окрему номенклатурну справу слід завести для копій військово-облікових документів (паперових, або роздрукованих) працівників, яких виключено або знято з військового обліку, за винятком осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі. Це безпосередньо передбачено п. 38 Порядку №1487. Для заброньованих працівників окрема справа не створюється – їх просто виділяють у загальних списках.

Листування з ТЦК та повідомлення за додатком 1 та 4

У номенклатуру включається листування з ТЦК та СП з питань військового обліку та бронювання, куди підшивають запити центрів комплектування та відповіді підприємства. Строк зберігання такої кореспонденції становить 5 років (ст. 669 Переліку №578/5).

В окремій справі зберігаються також копії повідомлень до ТЦК (додатки 1 та 4 Порядку №1487), що стосуються призначення або звільнення відповідальних осіб та повідомлень про зміну облікових даних працівників. Ці документи також зберігаються 5 років і підтверджують виконання підприємством обов’язку інформувати ТЦК.

Чи можна об’єднувати справи

Практика показує, що часто виникає питання:

Чи дозволено об’єднувати різні справи з військового обліку для зручності ведення документації?

Розглянемо приклад – листування з ТЦК та копії повідомлень про зміну облікових даних. Юридично це дозволено лише за умови однакового строку зберігання для обох категорій, який становить 5 років згідно зі статтею 669 Переліку №578/5. У такому випадку в номенклатурі можна застосувати узагальнений заголовок: «Документи з організації та ведення військового обліку працівників (повідомлення, листування з ТЦК)».

Водночас такий підхід доцільний переважно для малих підприємств із кількома військовозобов’язаними. Для великих компаній фахівці рекомендують розділяти ці потоки: повідомлення за додатком 4 є звітними документами, що підтверджують виконання обов’язку підприємства інформувати ТЦК про рух кадрів, тоді як листування – це поточна кореспонденція. Під час перевірки ТЦК значно зручніше надати окрему папку з повідомленнями, ніж шукати потрібний звіт серед десятків листів-запитів.

Таке об’єднання не порушує вимог Порядку №1487 та не стане підставою для накладення штрафу під час перевірки ТЦК.

Окрема справа для документів ДСК

Окремо у номенклатурі слід передбачити справи для документів з грифом «Для службового користування» (ДСК). Це можуть бути, зокрема, методичні рекомендації, роз’яснення або інші матеріали з питань мобілізації та бронювання, які надходять до установи.

Відповідно до постанови КМУ від 19.10.2016 №736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» такі документи:

1. реєструються окремо;
2. зберігаються з обмеженим доступом;
3. не підшиваються до загальної кореспонденції.

У номенклатурі до індексу такої справи додається позначка «ДСК» (наприклад, «Листування з грифом «Для службового користування»». Строк зберігання визначає експертна комісія.

Отже, розділ номенклатури справ з військового обліку може виглядати так:

ТП – Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства Юстиції України 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві Юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

Постанова №1487 – Постанова від 30.12.2022 № 1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів».

Розділ можна доповнювати додатковими справами за потреби, орієнтуючись на фактичний документообіг.

Резервні номери та актуалізація номенклатури

Порада, формуючи номенклатуру справ не забувайте передбачати резервні номери в кінці кожного розділу. Відповідно до п. 19 р. І Правил №1000/5, протягом року структурні підрозділи забезпечують актуалізацію номенклатури: за необхідності можуть вносити нові справи, не передбачені чинною номенклатурою, узгоджуючи їх зі службою діловодства та архівом, і використовувати для цього резервні номери. У разі виникнення потреби завести нову справу протягом року, відповідні зміни вносяться до номенклатури за погодженням з експертною комісією, а у резервній графі фіксується назва нової справи.

Висновки

1. Справи з військового обліку обов’язково включаються до загальної номенклатури, якщо на підприємстві є хоча б один військовозобов’язаний.
2. Кількість номенклатурних справ залежить від обсягу документації та вимог Порядок №1487.
3. Документи не зберігаються в одній загальній справі, а групуються за змістом і строками зберігання.
4. Документи з грифом ДСК зберігаються окремо та потребують дотримання спеціальних правил обліку і доступу.

Тетяна ШОЛКОВА, юристка, редакторка kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб ((додаток 1) увільнення відповідальної особи та призначення іншої)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника (додаток 1)

Повідомлення про зміну облікових даних (у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Посадова інструкція інспектора з кадрів (який є відповідальним за ведення військового обліку)

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Наказ (розпорядження) про оповіщення про виклик до ТЦК

Брошури та чеклісти

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

Статті та консультації на тему:

Військовий облік від А до Я: все, що треба у 2026 році

Хто підписує номенклатуру справ відділу кадрів, якщо ведеться військовий облік

Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ

Закриття номенклатури справ за 2025 рік + зразки

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Списки ВО: що контролювати у 2026 році

Не звірили списки з ТЦК у 2025 році: що робити зараз