Військовий облік і перевірки ТЦК : як це відбувається у 2026 році та які документи підготувати

1. Формуємо військовий облік «з нуля»
2. Призначення / перепризначення відповідальної особи
3. Підвищення кваліфікації відповідального за ВО
4. Ознайомлення працівників із Правилами військового обліку
5. Формування стенду
6. Подання додатка 4
7. Наявність списків персонального ВО, відомості та справ
8. Звіряння облікових даних
9. Перевірки ТЦК
10. Додаткові документи
11. Висновок

Формуємо військовий облік «з нуля»

Перш за все, нагадаємо, що роботодавці мають дотримуватися норм Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).

Одразу пропонуємо вашій увазі чекліст, який радимо зберегти. Саме за цим чеклістом дуже зручно і, головне, безпечно почати вести військовий облік. Якщо ви вже ведете військовий облік, то скористайтеся нашим чеклістом, щоб провести умовний «внутрішній аудит» військового обліку і підготувати до перевірки ТЦК.

Ми ж далі зупинятимемося на окремих його пунктах.

Призначення / перепризначення відповідальної особи

Роботодавець має призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку, і подати до ТЦК за місцем реєстрації підприємства (далі - "свій" ТЦК) повідомлення (додаток 1) протягом 7 днів з дня видання відповідного наказу.

Обов’язки з ведення військового обліку (далі – ВО) в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (далі – служба персоналу).

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде облік працівників в державному органі, органі місцевого самоврядування, на підприємстві, в установі, організації.

Порада: подбайте, щоб у посадовій інструкції такого працівника було зазначено про ведення обліку працівників

Коли на підприємстві відсутній кадровий підрозділ та немає інших осіб, які можуть вести кадровий облік, тоді ведення ВО може бути покладене на директора, якщо він веде облік працівників. А чи може бухгалтер на підприємстві вести військовий облік? Відповідь – тут.

Про призначення відповідальної особи у вас має бути відповідний наказ. У ньому ж доцільно встановити доплату за ведення ВО. Щодо доплати тим особам, в посадовій інструкції яких передбачені обов'язки із ведення військового обліку, виникає багато питань. ТЦК наполягає на доплаті, але не логічно і не вірно встановлювати доплату за виконання посадових обов'язків.

Увага! Ми наводили судове рішення, відповідно до якого можна не встановлювати доплату відповідальній особі, якщо обов’язки з ведення військового обліку прописані в посадовій інструкції. Детально про це говорили тут. Але ТЦК наполягає на доплаті, оскільки така вимога передбачена п. 10 Порядку № 1487)

Звісно, про доплату не йдеться тоді, коли за ведення ВО відповідає штатний працівник – інспектор з військового обліку. В цьому випадку інспектору виплачується оклад.

Про призначення відповідальних за ведення ВО ми докладно розповідали тут.

Підвищення кваліфікації відповідального за ВО

Відповідно до п. 12 Порядку № 1487 держоргани, ОМС, підприємства, установи та організації щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку.

Забезпечити підвищення кваліфікації відповідальній особі потрібно не рідше одного разу на п’ять років.

Увага! Навіть якщо потреби у підвищенні кваліфікації немає (наприклад, відповідальна особа вже має сертифікат, що підтверджує підвищення кваліфікації), наказ все одно краще видати, щоб виконати вимогу про щорічне визначення потреби. В ньому слід зазначити, що потреба в підвищенні кваліфікації відсутня і пояснити чому. Докладно про це – тут.

До речі, готуючись до перевірки, переконайтеся у наявності наказу датою «до 1 жовтня» про визначення потреби у підвищенні кваліфікації. Такі накази у вас повинні зберігатися і за попередні роки.

Підвищити кваліфікацію ви можете на нашій платформі та за результатами навчання отримаєте сертифікат зразка від Державного університету.

Ознайомлення працівників із Правилами військового обліку

Роботодавець зобов’язаний розмістити на видному місці Правила військового обліку (п. 19 Порядку № 1487).

А при прийнятті на роботу з Правилами ознайомлюють під підпис усіх призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 25 Порядку № 1487). Зручно використовувати Аркуш. Про альтернативний варіант інформували тут. А як ознайомлювати з Правилами військового обліку при прийнятті на дистанційну роботу, говорили тут.

Формування стенду

В доступному місці для ознайомлення призовників, військовозобов’язаних та резервістів повинні бути розміщені нормативні акти або їх витяги, які стосуються обов’язків і відповідальності зазначених осіб. Крім того, слід розмістити локальні нормативні акти. Це може бути дошка оголошень або навіть окремий стенд. Нижче до вашої уваги перелік основних таких актів:

1. Конституція України (статті 17, 65);
2. Закон України від 06.12.1991 № 1932-XII «Про оборону України» (статті 16, 17);
3. Закон України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу» (статті 1, 15, 27-30, 33, 37-39, 42);
4. Закон України від 21.10.1993 № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (статті 21–23);
5. Кодекс України про адміністративні правопорушення (ст. 210, 210-1, 211);
6. Кримінальний кодекс України (статті 114-1, 335, 336-1, 337);
7. постанова КМУ «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» від 30.12.2022 № 1487;
8. постанова КМУ «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа КМУ» від 16.05.2024 № 559;
9. постанова КМУ «Про затвердження Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період» від 16.05.2024 № 560;
10. копія наказу про призначення відповідальної особи.

Вказаний перелік не виключний, ви можете додати інші документи, які вважаєте потрібними.

З одного боку, друкувати документи не доцільно. Адже у разі зміни законодавства постійно доведеться змінювати документи / певні їх сторінки. Більш зручним є формування електронної папки на доступному для працівників підприємства ресурсі, в якій можуть бути розміщені необхідні документи. Якщо ви формуватимете стенд, на ньому можна розмістити, до прикладу, QR-код із посиланням на таку папку. Втім, працівники ТЦК можуть мати іншу думку, тож перед перевіркою не завадить і роздрукувати відповідні статті законів та нормативно-правові акти.

Подання додатка 4

Як відомо, при прийнятті чи звільненні працівника, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, роботодавець зобов’язаний надіслати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних. Крім того, роботодавець повинен подавати до ТЦК аналогічне повідомлення і при зміні облікових даних працівників зазначених категорій.

Про заповнення та подання додатка 4 - тут.

Наявність списків персонального ВО, відомості та справ

Списки персонального військового обліку (додаток 5) складаються окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Докладно про ведення списків читайте тут. А про формування Відомості – тут.

Якщо ваше підприємство існує вже досить давно, то у вас мають бути списки (додаток 5) та відомість (додаток 12) станом на 01.01.2024 та на 01.01.2025, 01.01.2026 року. Подбайте, щоб у вас зберігалися роздруковані списки та відомості разом із копіями (роздруківками) ВОД.

Також проконтролюйте, щоб вони були підписані керівником та особою відповідальною за ведення військового обліку та зареєстровані у вашій службі діловодства (п. 40 Порядку № 1487).

Про зміну строків зберігання документів з військового обліку говорили тут, а про те, скільки ВОД зберігається в особовій справі працівника розповідали тут.

Звіряння облікових даних

Порядком №1487 фактично передбачено 2 типи звірянь:

1. «внутрішнє» – коли звіряють Списки і ВОД працівників. Таке звіряння проводиться у роботодавця своїми силами. Складіть на підприємстві Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами;
2. «зовнішнє» – коли звіряють дані в Списках з даними ТЦК.

Своєю чергою, «зовнішнє» звіряння поділяється на звіряння:

1. з ТЦК за місцезнаходженням підприємства. Таке звіряння проводять щорічно (п. 34 Порядку № 1487), але за графіком, затвердженим головою адміністрації чи міським головою (п. 46 Порядку № 1487). Відповідальна особа повинна з’явитися до ТЦК зі списками персонального військового обліку та копіями (роздруківками) військово-облікових документів (п. 46 Порядку № 1487);
2. з ТЦК за місцем військового обліку працівників. Для цього слід зробити 2 витяги зі списків і направити до ТЦК разом з копіями чи роздруківками ВОД.

Чи потрібно завіряти копії ВОД при надсиланні їх для звіряння з ТЦК та СП? Підказки – тут.

Під час перевірки контролери можуть вимагати підтверджень щодо проведення зовнішніх звірянь як із ТЦК за місцем реєстрації підприємства, так і з зовнішніми ТЦК, у яких працівники підприємства перебувають на обліку.

Нещодавно на порталі «Дія» запрацював функціонал для проведення електронного звіряння. Проте зараз він працює некоректно, тому доводиться наразі подавати паперові списки для звіряння. Більше про це ми розповідали тут.

Перевірки ТЦК

Усі перевірки стану ведення військового обліку можна розділити на планові та позапланові.

Планові, у тому числі документальні, проводяться щодо всіх суб’єктів господарювання. Плани затверджуються розпорядженнями голів адміністрацій, міських голів. Перевірки стану організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів проводяться за питаннями, визначеними у додатку 31 Порядку №1487). Водночас питання перевірки мають бути доведені до підприємства, яке буде перевірятися не пізніше ніж за 10 днів до початку перевірки.

При чому, попередити повинні офіційно і письмово, а не просто дзвінком телефоном чи повідомленням через електронні засоби комунікації (звісно, якщо у вас з ТЦК налагоджена електронна комунікація і ваш ТЦК використовує КЕП, то офіційним повідомлення може бути й лист, підписаний електронним цифровим підписом).

У разі неможливості виконання відповідних планів з перевірки внаслідок обставин непереборної сили проводять документальну перевірку шляхом надсилання до таких органів, підприємств, установ та організацій письмових запитів щодо отримання інформації. За результатами документальної перевірки складають акти, які в 30 денний строк з дня отримання відповідей на письмові запити надсилають об’єкту перевірки (п.п. 82 та 83 Порядку № 1487).

Позапланові перевірки проводять лише щодо юридичних осіб, які бронюють своїх працівників, а також щодо підприємств, де працюють військовозобов’язані, яким вручено мобілізаційні розпорядження.

Позапланова перевірка може проходити без попередження.

Результати перевірок мають відображатися в Журналі обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9), обов’язок ведення та зберігання підприємствами передбачений п. 34 Порядку № 1487. Наявність цього журналу обов’язково перевіряють під час перевірки (п. 4 додатку 31 до Порядку №1487).

Докладно про заповнення такого журналу читайте у статті «Журнал обліку результатів перевірки та звіряння з ТЦК: як правильно заповнювати»

Додаткові документи

Ми пройшлись по базових моментах військового обліку «з нуля». Але, як показує практика, серед додаткових документів, які може попросити ТЦК під час перевірки, можна зазначити наступні:

1. сертифікат про підвищення кваліфікації відповідальної особи;
2. наказ про призначення «дублера» відповідальної за ведення ВО особи;
3. наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік;
4. документи про проведені звіряння з ТЦК (витяги зі списків із відмітками зовнішніх ТЦК, звірені списки).

Нерідко просять документи, що не передбачені Порядком №1487. Наприклад, блокнот розписок, план з військового обліку тощо.

Якщо підприємство вже перевіряли раніше на дотримання ведення ВО, то під час наступної перевірки контролери мають перевірити організацію та результати усунення недоліків, виявлених під час таких попередніх перевірок. Про вжиті заходи та усунення недоліків підприємство має проінформувати керівника органу, який проводив перевірку, протягом 30 днів із дня отримання результатів перевірки (п. 86 Порядку № 1487).

Більшість документів вже згадано вище. Але ми не даремно зібрали їх в окрему таблицю. Акцентуємо на наявності на підприємстві підтверджень вчасного подання повідомлень до ТЦК за додатками 1 та 4 – п. 9 таблиці 2 чекліста.

Усі подробиці щодо цього обов’язку шукайте у статті «Повідомлення до ТЦК (додатки 1 і 4) у 2025 році: коли та як подавати»

Висновок

Перед перевіркою ТЦК доцільно пройтися по чеклісту та здійснити самоперевірку. Це дозволить підсвітити проблемні місця, а інколи й вчасно виправити ситуацію і пройти перевірку на дотримання порядку ведення ВО без штрафів.

Читайте більше:

Все про військовий облік після 27.06.2026: списки, звіряння, оповіщення, відповідальність

Відомість оперативного обліку: готуємо до формування станом на 01.01.2027

Змінили адресу, роботу чи одружилися: про що чоловік має сам повідомити ТЦК

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік

Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)

Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок

Списки військового обліку – 2025: як скласти до 25 січня

ТОП-5 відповідей щодо ведення Списків військового обліку

Перевірки ТЦК: актуальні запитання та прості відповіді

Відповідальний за військовий облік: кого призначити і чи встановлювати доплату

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ щодо підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку